Privatlivspolitik

Hvidovre Kommune er dataansvarlig, når det kommer til behandling af dine oplysninger.

For at kunne passe godt på dine personoplysninger er det bedst, hvis du kontakter os ved at sende en sikker mail til Hvidovre Kommune eller direkte fra din e-Boks i stedet for at sende en almindelig mail. Det skyldes, at en almindelig mail som udgangspunkt ikke er en sikker måde at kommunikere på, og andre kan få adgang til dine personoplysninger, hvis du vælger at sende dem via almindelig e-mail.

• Send sikker mail til Hvidovre Kommune (nyt vindue)

Du er naturligvis også stadig velkommen til at ringe, sende et brev eller kigge forbi Borgerservice, som kan hjælpe dig med at bruge dit MitID. Se kontaktoplysninger under "Kontakt os" på denne side.

Vores databeskyttelsesrådgiver hjælper med at sikre databeskyttelse på tvær af kommunen. Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger. Du kan kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver på:

Mail: DPO-DSD@hvidovre.dk
Telefon: 36393675

Bemærk!
Hvis det er nødvendigt at sende følsomme eller fortrolige personoplysninger til databeskyttelsesrådgiveren, skal du anvende Digital Post via borger.dk (nyt vindue).

Hvis du har brug for hjælp til at bruge MitID og dermed kunne sende sikkert, er du velkommen til at søge hjælp i Borgerservice. Se kontaktoplysninger til Borgerservice under "Kontakt os" på denne side.

Læs mere om databeskyttelsesrådgivernes rolle.

Vi behandler dine personoplysninger for at udføre den nødvendige sagsbehandling. Når vi indhenter oplysninger om dig, indhenter vi kun de oplysninger, der er nødvendige, for at vi kan løse vores opgaver.

Som kommunal myndighed kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger:

• Almindelige oplysninger, som i forvejen er offentlige tilgængelige
• Fortrolige oplysninger, som er tavshedsbelagte
• Strafbare forhold
• Følsomme oplysninger om:
  • Racemæssig eller etnisk oprindelse,
  • Politisk, religiøs og/eller filosofisk overbevisning,
  • Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold,
  • Helbredsforhold, genetiske data og biometriske data,
  • Seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Hvidovre Kommune er en offentlig myndighed og kommunes myndighedsudøvelse og de tilknyttede administrative procedurer sker derfor med afsæt i gældende lovgivning.

Kommunen foretager primært behandling af dine personoplysninger, da det er nødvendigt for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Som kommunal myndighed modtager vi personoplysninger fra flere kilder. Nogle informationer hentes fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, så som indkomstoplysninger, SKAT, BBR (Bygnings- og Boligregistret) med videre. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du eksempelvis ansøger om en ydelse eller en service.

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine ydelser i kommunen. Afdelingen skal oplyse det til dig i forbindelse med eksempelvis en ansøgning om en ydelse.

Kommunen kan i visse tilfælde anvende personoplysninger som led i udvikling, test og forbedring af digitale løsninger, herunder løsninger baseret på kunstig intelligens (AI).

De personoplysninger, der kan indgå, omfatter eksempelvis kontaktoplysninger (navn og adresse), aldersoplysninger, sagsoplysninger samt henvendelser til kommunen.

Formålet med behandlingen er at forbedre kommunens administrative processer og digitale services, herunder for eksempel selvbetjeningsløsninger, fordeling af henvendelser og fakturering. Behandlingen sker på baggrund af kommunens opgavevaretagelse i samfundets interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. Oplysninger anvendes i videst muligt omfang i pseudonymiseret eller anonymiseret form, og behandlingen anvendes udelukkende til administrative formål.

Der træffes ikke automatiske afgørelser eller beslutninger, som har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig.

Vi videregiver personoplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver og naturligvis kun, når det er lovligt. Vi overlader persondata til kommunens eksterne databehandlere, som behandler data i overensstemmelse med de aftaler, vi har indgået med dem.

Derudover videregiver vi oplysninger til myndigheder, organisationer, virksomheder og personer, som vi er i kontakt med i de enkelte sager.

Generelt skal du være opmærksom på, at du som internetbruger efterlader dig elektroniske spor, og at det giver andre mulighed for at følge din færden på nettet. Dette gælder også på kommunens hjemmesider, som bruger cookies og anvender enkelte såkaldte sessionscookies. Disse cookies kan du altid slå fra i din browser og stadig anvende kommunens hjemmesider.

Når du har besøgt en af kommunens hjemmesider, indsamles følgende oplysninger om dig:

1. Hvilke sider du har kigget på og hvornår – dit ”elektroniske spor”
2. Hvilken browser du bruger
3. Hvilken ip-adresse du har

De oplysninger, som er nævnt ovenfor, kan kommunen bl.a. bruge til at se, hvilken vej du bruger for at finde information på en af vores hjemmesider.

Kommunen kan bl.a. se, om du starter fra forsiden og bevæger dig ned på undersiderne, eller om du hopper ind midt på hjemmesiden fra fx en søgemaskine. Oplysningerne anvendes kun i forbindelse med afvikling af driften samt til udarbejdelse af statistik, som blandt andet kan bruges til at forbedre opbygningen og indholdet af hjemmesiderne.

Ved tilmelding til en kommunal service registreres den e-mailadresse eller anden information, som du selv afgiver. Oplysningerne anvendes til automatisk at behandle din forespørgsel eller sende dig nyhedsbreve.

Oplysningerne registreres enten i kommunens interne systemer eller hos kommunens databehandler. Enkelte medarbejdere hos kommunen har adgang til en liste over borgeres tilmeldinger. Ved hjælp af disse oplysninger holder kommunen sig løbende orienteret om omfanget og arten af tilmeldinger.

Oplysningerne om de enkelte tilmeldinger videregives ikke, og oplysningerne slettes, når der ikke længere er brug for dem.

Ved henvendelse til kommunen i forbindelse med en konkret sag, eller hvis din henvendelse giver anledning til, at der oprettes en sag, vil din henvendelse blive gemt elektronisk og registreret i kommunens sagsbehandlingssystem.

Sagens dokumenter vil være omfattet af reglerne i offentligheds- og forvaltningsloven på linje med kommunens øvrige korrespondance og håndtering af sager.

Når du opholder dig i Hvidovre Kommunes lokaler og på udendørs områder kan det være, at du bliver optaget af kommunens TV-overvågning. I den forbindelse skal vi informere dig om de rettigheder, du har ifølge databeskyttelsesreglerne.

Vores behandling af dine oplysninger:

• Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er at forebygge kriminalitet, såsom hærværk eller tyveri. Desuden at øge trygheden for de personer, der befinder sig i det tv-overvågede område.
• Vi kan videregive personoplysninger om dig til politiet, som en del af politiets efterforskning.
• Vi gemmer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til formålet. Dette er som udgangspunkt 30 dage, medmindre oplysningerne skal benyttes til opklaring af kriminalitet. Når oplysningerne er overdraget til politiet, sletter Hvidovre Kommune optagelserne.  

Du kan kontakte kommunens Center for Trafik og Ejendomme, hvis du ønsker at benytte dig af en eller flere af dine rettigheder. Læs mere nedenfor i fanen ”Dine rettigheder som registreret”. 

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger i henhold til databeskyttelsesreglerne:

• Databeskyttelsesforordningen (Europa-parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af den 27. april 2016). Artikel 6 og artikel 9.
• Databeskyttelsesloven (Lov nr. 502 af den 23. maj 2018). Paragraf 8
• TV-overvågningsloven (LBK 2007-10-11 nr. 1190 om tv-overvågning)

Når vi indhenter personlige oplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger. Det varierer, alt efter om det drejer sig om eksempelvis en sag i Jobcentret, en byggesag eller en jobansøgning.

Vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre vores arbejde. Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet efter reglerne i arkivlovgivningen, inden vi må slette dem.

Du kan få præcise oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger ved at kontakte de enkelte centre eller afdelinger i kommunen.

Du har ret til at blive oplyst, når vi behandler personoplysninger om dig. Du har ret til at få oplyst formålet med behandlingen af dine persondata, og du har ret at få at vide, hvad vi anvender dine personoplysninger til. Og du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Derudover har du ret til at få ændret personoplysninger om dig, som ikke er rigtige, eller som er mangelfulde. Du har også i særlige tilfælde ret til at få slettet oplysningerne om dig selv, inden tidspunktet for vores almindelige sletning indtræffer.

• Læs mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside (nyt vindue).

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Vi anbefaler, at du sender en sikker mail til Hvidovre Kommune eller via E-boks. På denne måde vil dit ønske om indsigt blive sendt sikkert.

• Send sikker mail til Hvidovre Kommune (nyt vindue)

Bemærk!
Hvis du har brug for hjælp til at benytte dit MitID og dermed sende sikkert, er du velkommen til at søge hjælp i Borgerservice. Se kontaktoplysninger til Borgerservice under "Kontakt os".

Du kan kontakte Hvidovre Kommune, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder eller klage over vores håndtering af dine personlige oplysninger.

Du kan også kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver.

Bemærk!
Hvis det er nødvendigt at sende følsomme eller fortrolige personoplysninger til databeskyttelsesrådgiveren, skal du anvende Digital Post via borger.dk (nyt vindue) eller E-boks.

Hvis du er utilfreds med vores håndtering af et evt. databrud, kan du kontakte Datatilsynet for at høre mere om dine rettigheder og eventuelt for at klage. Du finder kontaktoplysninger til Datatilsynet og klageformular på www.datatilsynet.dk (nyt vindue).