Oplysning om behandling og videregivelse af personoplysninger i skole og fritidstilbud i Hvidovre kommune

De oplysninger der deles begrænses til det formål, vi som Kommunal myndighed skal levere til institutionerne og jer som borgere i henhold til de opgaver, der ligger i lovgivningen. Reglerne for vores behandling af personoplysninger følger af:

• Dagtilbudsloven – bekendtgørelse af lov om dag-, fritid- og klubtilbud m.v. til børn og unge LBK nr. 1912 af 06/10/2021
• Folkeskoleloven nr. 1396 af 05/10/2022
• Ungdomsskoleloven nr. 608 af 28/05/2019
• Sundhedsloven nr. 248 af 08/03/2023
• Servicelovens kapitel 7 og 8 nr. 170 af 24/01/2022
• Offentlighedsloven nr. 145 af 24/02/2020
• Forvaltningsloven nr. 433 af 22/04/2014
• Arkivloven nr. 1201 af 28/09/2016
• Vejledningsloven – bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse og beskæftigelse LBK nr. 1097 af 28/09/2017, §2
• Databeskyttelsesforordningen (artikel 6, stk. 1, litra a, c og e, samt artikel 9, stk. 2, litra a, f og j) Databeskyttelsesloven (§8, § 10 og § 11), og til disse tilhørende bekendtgørelser.

I Hvidovre Kommunes Center for Skole og Uddannelse indsamles data om børn og forældre kun, hvor det er relevant i henhold til skole- og fritidstilbud. Brug af børns og forældres oplysninger kræver altid en saglig begrundelse og lovligt grundlag. I Center for Skole og Uddannelse indsamles der oplysninger:

• Ved skoleindskrivning og løbende forældre-/hjem-samarbejde. Her direkte fra borgeren
• Fra tredjepart i form af andre undervisningstilbud i andre kommuner, f.eks. fra undervisning under hospitalsindlæggelse eller fra specialundervisningstilbud udenfor kommunen

Hvis dit barn går i SFO- eller klubtilbud, behandler vi oplysninger for at opfylde reglerne i loven for bl.a. at:

• Fremme trivsel, udvikling og læring
• Give familier fleksibilitet med hensyn til tilbud og tilskud
• Gøre overgange mellem tilbuddene sammenhængende
• Fremme samarbejde mellem institution og hjem

Når dit barn indskrives i folkeskole, behandler vi oplysninger for at opfylde reglerne i loven for bl.a. at:

• Fremme samarbejde mellem skole og hjem
• Fremme elevernes viden og færdigheder
• Fremme trivsel, social- og personlig udvikling
• Skabe rammer for udvikling, nysgerrighed og nyskabelse
• Forberede eleverne til deltagelse, medansvar og rettigheder i samfundet.
• Fremme tanker om uddannelsesvalg – herunder uddannelsesplan, brobygning, praktik og erhvervsbesøg

Hvis dit barn går i Ungdomsskole behandler vi oplysninger for at opfylde reglerne i loven for bl.a. at:

• Fremme samarbejde mellem skole og hjem
• Fremme elevernes viden og færdigheder.
• Fremme trivsel, social- og personlig udvikling
• Skabe rammer for udvikling, nysgerrighed og nyskabelse
• Forberede eleverne til deltagelse, medansvar og rettigheder i samfundet
• Fremme tanker om uddannelsesvalg – herunder uddannelsesplan, brobygning, praktik og erhvervsbesøg

Hvis dit barn går i et særligt dag- og klubtilbud eller specialskole, behandler vi oplysningerne for at opfylde reglerne i loven ved bl.a. at:

• Tilrettelægge rammer der hjælper barnets særlige behov
• Fremme trivsel, social- og personlig udvikling
• Skabe rammer for udvikling, nysgerrighed og nyskabelse
• Forberede eleverne til deltagelse, medansvar og rettigheder i samfundet
• Fremme samarbejde mellem skole og hjem
• Fremme elevernes viden og færdigheder
• Fremme tanker om uddannelsesvalg – herunder uddannelsesplan, brobygning, praktik og erhvervsbesøg

Indskrivning

For at administrere barnets indskrivning hos Hvidovre Kommune, samt for at opfylde:

• Reglerne i offentlighedsloven, forvaltningsloven og arkivloven, indsamles oplysninger i forbindelse med bl.a. journaliseringspligt, notatpligt, aktindsigt og arkivering
• Lovpligtige indrapporteringer af karakterer og resultater fra sprogprøver fra udsatte boligområder
• Bekendtgørelse om elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen i forhold til ulovlig fraværs eventuelle indvirkning på udbetaling af børne- og ungeydelse
  
  

Statistik og forskning

For at støtte op om udarbejdelse af statistikker, prognoser og videnskabelige undersøgelser indsamles oplysninger bl.a. til understøttelse af arbejdet med: aktindsigter, byrådsforespørgsler, budgetmodeller og økonomianalyser, udvikling af kommunes tilbud, ressourceplanlægninger, evaluering og forbedring af vores indsatsstrategier, og til bidrag ind i vores myndighedsopgaver og faktiske forvaltningsvirksomhed. Der offentliggøres ikke resultater, hvor det enkelte barn kan identificeres, og kun yderst få medarbejdere har adgang til oplysningerne ved udarbejdelsen af statistikkerne.

Sundhedsplejen

Skoletilbud i Hvidovre samarbejder med sundhedsplejen der jf. sundhedsloven arbejder med alle børns sundhed og trivsel. Indsamling og journalisering af sundhedsoplysninger sker på baggrund af samtykke fra forældremyndighedsindehaver ved sundhedssamtale i 0.klasse.

Billeder, video og tv-overvågning

I børn og unges dag-, SFO- og klubtilbud, skoler og ungdomsskole er det ofte en naturlig del af myndighedsudøvelsen at dokumentere med billeder eller video, hvordan vi arbejder og hvilke aktiviteter, som børnene og de unge har deltaget i. Det kan f.eks. dreje sig om billeder af arrangementer, undervisning, udflugter, samt almindelige dagligdagsaktiviteter i tilbuddene. Billeder og video kan blive vist på f.eks. Aula i gallerier. Bruges billederne på hjemmesider eller lignende, vil du som forældre blive bedt om at give samtykke.

Når du eller dit barn opholder sig i Hvidovre kommunes lokaler og på udendørsområder kan det være, at du eller dit barn bliver optaget af kommunens tv-overvågning. Formålet med overvågning er forebyggelse af hærværk, tyveri og tryghed for person, der befinder sig i det overvågede område. Der kan videregives oplysninger til politiet som en del af politiets efterforskning. Oplysningerne gemmes så længe det er nødvendigt for formålet, men som udgangspunkt begrænset til 30 dage. Når oplysninger er videregivet til politiet, sletter Hvidovre kommune dem efterfølgende jf. tv-overvågningsloven nr. 1190 af 11/10/2007.

Skoler, SFO og klub behandler følgende kategorier af personoplysninger om dit barn og dig:

Almindelige personoplysninger, som bl.a. kan være navn, adresse, kontaktinformationer, familiære forhold, forældremyndighed, billeder og video, komme- og gå-registreringer i dagtilbud, fraværsoplysninger i skoleregi, indkomstforhold ved ansøgning om tilskud, oplysninger og pædagogiske noter om barnets kompetencer, trivsel både fagligt og socialt, vurderinger, test- og prøveresultater, oplysninger der indgår i dialogen mellem institutionen og hjemmet m.v.

Følsømme personoplysninger, som bl.a. kan være helbredsoplysninger.

Fortrolige oplysninger, som bl.a. kan være CPR-nummer og barnets eventuelle lovovertrædelser, som måtte være relevante i forbindelse med indsatser for barnet.

Videregivelse af dit barns og dine personoplysninger

Hvidovre kommunes databehandler opbevarer personoplysninger sikkert på vegne af Center for Skole og Uddannelse på baggrund af en lovpligtig databehandleraftale.

Desuden videregives der nødvendige oplysninger til Google i forbindelse med deres levering af kontorpakkeværktøjet. Du kan læse om Googles behandling i forbindelse med levering af kontorpakkeværktøjet og elevernes anvendelse af Chromebooks nederst på denne side under overskriften "Behandling af personoplysninger i Google Workspace for Education Plus i Hvidovre Kommune". 

Undtaget er, at der ikke benyttes oplysninger til udvikling af nye tjenester, jf. aftale mellem Hvidovre Kommune og Google. Ydermere videregiver vi også personoplysninger til Google som selvstændig dataansvarlig i forbindelse med Googles overvågning af ”Child Sexual Abuse Material (CSAM)”.

Andre selvstændigt dataansvarlige myndigheder

Hvidovre kommune samarbejder med andre selvstændige dataansvarlige. Dette gælder fx private tilbud, herunder selvejende klubtilbud, puljeordninger, privatskoler og selvstændige dataansvarlige forskere, der udfører samfundsmæssig interessant forskning og statistik.

Hvis Center for Skole og Uddannelse efter en konkret vurdering videregiver oplysninger til en anden selvstændig dataansvarlig, har denne ansvaret for, at du får besked om, at der er indsamlet personoplysninger om dig eller dit barn. En sådan videregivelse vil kun finde sted i overensstemmelse med lovgivningen og vil altid kun omfatte nødvendig relevant data. For videregivelser til forskere gælder altid, at en eventuel offentliggørelse af undersøgelsens resultat ikke må ske på en sådan måde, så det er muligt at identificere enkeltpersoner.

Intern udveksling af oplysninger i kommunen

For at sikre den bedste understøttelse af arbejdet med børn og unge arbejder Hvidovre kommune ud fra et 0-18 års perspektiv, som giver børn og unge det bedste grundlag for samarbejde, videndeling og inddragelse af forældre.

I Hvidovre Kommune udveksler vi derfor personoplysninger, når udveksling af personoplysninger er nødvendig for de opgaver, som Hvidovre kommune er pålagt at varetage som myndighed. Kommunens enheder udveksler f.eks. personoplysninger i overgangen fra dagtilbud til skole. Det gør vi for at sikre barnet de bedst mulige rammer og et godt tværfagligt samarbejde i vores tilbud. Tilsvarende udveksling kan finde sted til andre relevante afdelinger i Hvidovre kommune f.eks. sociale forhold og beskæftigelse, når det er nødvendigt i forbindelse med skole- og uddannelsesopgaver.

Overførelse til modtagere i tredjelande

Center for Skole og Uddannelses behandling af personoplysningerne sker som udgangspunkt ikke med overførelse til usikre tredjelande. I enkelte af de beskrevne behandlinger sker der behandling af almindelige persondata hos databehandlere uden for EU og EØS. De lovmæssige grundlag for overførsler til disse databehandlere er, at der er indgået en EU standardkontrakt med databehandleren og konkret individuel vurdering, som ser ind i de sikkerhedsforanstaltninger, der er på plads ved overførelsen.

Behandlingen af dine og dit barns personoplysninger sker bl.a. i administrations- og pladsanvisningssystemer, testsystemer, kommunikations- og læringsplatforme.

Center for Skole og Uddannelse opbevarer dit barns og dine personoplysninger så længe det er nødvendigt, sagligt eller lovpligtigt for at opfylde de faglige formål, der er angivet under afsnittet om formål. Personoplysningerne overføres til opbevaring i arkiv efter arkivlovgivningen.

Børne-/elev-/ungemapper slettes senest 5. år efter at barnet har forladt institutionen, medmindre der forlægger et legitimt formål for videre opbevaring af oplysninger.

Trivsels- kompetence og udviklingsværktøjer, hvor vi sletter data hurtigst muligt i vores systemer

For disse værktøjer vil dette afhænge af formålet med den specifik anvendelse. Under alle omstændigheder gælder det, at data slettes når barnet forlader enheden.

• Støtteværktøjer til børn i specialtilbud, hvor vi sletter i løsningen hurtigt muligt efter anvendelsen er stoppet
• Videooptagelser til personalets faglige sparring om den ansattes faglighed/evner, hvor vi sletter hurtigt muligt efter sparringen
• Diverse digitale læremidler og digitale faglige tests, hvor data slettes i løsningen tidligst efter 90 dage og senest 6 måneder efter barnet er gået ud af enheden
• Resultat fra de lovpligtige nationale tests slettes et år efter afsluttet grundskole
• Pædagogisk kontorpakke og læringsplatform hvor indhold slettes i løsningen senest seks måneder efter barnet er gået ud af enheden
• Oplysninger i Aula slettes i løsningen 15 måneder efter barn/elev/forælder har mistet tilknytningen til alle tilbud (dog gemmes komme- og gå oplysninger, samt fraværsoplysninger jf. nedenstående)
• Resultat fra den lovpligtige ordblindetest slettes 15 år efter udførelsen

I de tilfælde hvor det er nødvendigt, sagligt eller lovpligtigt vil center for skole og uddannelse samle relevante oplysninger fra ovenstående løsninger i barnets digitale mappe, for at sikre barnets trivsel og udvikling. Den digitale mappe på barnet i aula sikkerfil slettes 15 måneder efter barnet er gået ud af den enkelte enhed.

For nedenstående oplysninger gælder desuden at oplysningerne gemmes længere end det faglige formål kræver. Oplysninger gemmes i denne længere opbevaring kun til statistiske formål som beskrevet i første afsnit, og oplysninger gemmes i op til 10 år efter barnet har haft sidste indskrivning i et at Center for Skole og Uddannelses tilbud.

• Komme og gå oplysninger fra Aula i dagtilbud og SFO
• Fraværsoplysninger fra Aula i skole
• Indskrivningsoplysninger
• Sprogvurderinger fra dagtilbud og skole
• Oplysninger om unilogin og it-brugerkonto

Dog gælder det for følgende, at data ikke slettes, da der er bevaringspligt

• Afgangsbeviser

Du har ret til at:

• Bede om indsigt i de personoplysninger, vi har registreret om dig og dit/dine børn
• Få rettet, slettet eller begrænset forkerte personoplysninger om dig og dit/dine børn
• Vi sørger for, at andre, som vi måtte have videregivet dine personoplysninger til, bliver underrettet om eventuel berigtigelse, sletning eller begrænset behandling
• Flytte dine personoplysninger (dataportabilitet)
• Gøre indsigelse mod behandling af dine og dit/dine børns personoplysninger
• Trække et eventuelt givet samtykke om behandling af dine og dit barns/dine børns personoplysninger tilbage

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk (nyt vindue).

Kontakt os, hvis du ønsker at benytte dig af en eller flere af rettighederne ovenfor. Læs mere om dine rettigheder på Læs mere om dine rettigheder på www.datatilsynet.dk (nyt vindue).

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver Christian Abildløkke Rasmussen, Hvidovrevej 278, 2650 Hvidovre. Mail: Databeskyttelsesraadgiver@hvidovre.dk Telefon: 23 99 05 15

Vi indsamler og behandler dit barns personoplysninger i den digitale platform Google Workspace for Education Plus. Her kan du læse om, hvordan vi behandler oplysningerne og om brugen af Google Workspace. 

Læs om "Oplysning om behandling af dit barns personoplysninger i Google Workspace for Education Plus i Hvidovre Kommune" (pdf). 

Læs om "Brugen af Google Workspace for Education Plus på skolerne i Hvidovre Kommune" (pdf).