Vi bruger cookies til statistik som en del af vores arbejde for at lave en god hjemmeside. Hvis du ikke siger "nej tak til cookies", antager vi, at du accepterer vores cookie politik. "Se vores cookiepolitik.".

Accepter cookies

 

Referat - Økonomiudvalget den 5. oktober 2015

Mødefakta

Dato: Mandag den 5. oktober 2015
Mødetidspunkt: Kl. 17:00
Mødested: Hvidovreværelset

Medlemmer

  • Finn Gerdes (A)
  • Helle M. Adelborg (A)
  • Karl Erik Høholt Jensen (V)
  • Mikkel Dencker (O)
  • Mogens Leo Hansen (Ø)
  • Niels Ulsing (F)
  • Steen Ørskov Larsen (C)

Bemærkninger

Mødet startede med Bymidte - Bedømmelsesudvalgsmøde og efterfølgende Økonomiudvalgsmøde

Indholdsfortegnelse


1. Godkendelse af dagsorden

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Godkendt.


2. Forskellige cirkulærer og meddelelser. Orientering ved Borgmesteren

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Borgmesteren orienterede om:

·at advokat Steen Pedersen har klaget til Statsforvaltningen vedr. betaling af hans salær i forbindelse med sagen om Gl. Køge Landevej 479. Kopi af advokatens skrivelse omdelt.

·Brev til Erhvervsstyrelsen om placering af flygtninge på Stevnsbogård.

·Mail om personalesag.

Bilag

  1. Mail af 04.10.2015 fra advokat Steen Pedersen til Statsforvaltningen (pdf)

3. Fastlæggelse af mødedage og tidspunkt for Økonomiudvalgets møder i 2016

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal fastsætte mødedage og tidspunkt for Økonomiudvalgets møder i 2016.

Indstilling

Økonomi og Stabe indstiller til Økonomiudvalget

  1. at fastsætte mødedage og tidspunkt for Økonomiudvalgets møder i 2016.

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Økonomiudvalgets mødeplan godkendt.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget skal fastsætte mødedage og tidspunkt for Økonomiudvalgets møder i 2016.

Det foreslås, at Økonomiudvalgets møder afholdes på Hvidovre Rådhus, Hvidovrevej 278, 2650 Hvidovre i Hvidovreværelset.

Det foreslås, at møderne i 2016 skal begynde kl. 17.00 på følgende dage:

11. januar

18. januar

1. februar

8. februar

29. februar

14. marts

4. april

18. april

9. maj

23. maj

6. juni

13. juni

15. august (kl. 9.00)

29. august (kl. 9.00, 1. behandling budget)

5. september

12. september

26. september (kl. 9.00, 2. behandling budget)

3. oktober

10. oktober

7. november

21. november

5. december

12. december

Retsgrundlag

I henhold til lov om kommunernes styrelse § 20 stk. 1 træffer Økonomiudvalget beslutning om, hvor og hvornår ordinære møder skal afholdes.

Politiske beslutninger og aftaler

Ingen bemærkninger.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.

Bilag

  1. Mødekalender 2016 (pdf)

4. Ny politik og nye retningslinjer på forsikringsområdet

Beslutningstema

Som opfølgning på Kommunalbestyrelsens behandling af den organisatoriske udmøntning af kommunens forsikringspolitik samt retningslinjerne for daværende Risikoforum (nu Forum for Arbejdsmiljø og Risikovurdering), skal der tages endelig stilling til justeringer i kommunens forsikringspolitik. Der er desuden udarbejdet nye retningslinjer for Forum for Arbejdsmiljø og Risikovurdering, som fremlægges til orientering. Endelig vedlægges oversigt over Forum for Arbejdsmiljø og Risikovurderings bevillinger i 2014 samt årsrapport 2014 for forsikringsområdet.

Indstilling

Økonomi og Stabe indstiller til Økonomiudvalget at anbefale over for Kommunalbestyrelsen

  1. at godkende ny forsikringspolitik
  2. at tage nye retningslinjer for Forum for Arbejdsmiljø og Risikovurdering (tidl. Risikoforum) til efterretning
  3. at tage Forsikringskontorets årsrapport 2014, oversigt over bevillinger fra Forum for Arbejdsmiljø og Risikovurdering i 2014 samt statusrapport for 2014 fra Willis  til efterretning

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

  1. Økonomiudvalget anbefaler kommunalbestyrelsen, at godkende ny forsikringspolitik.
  2. Økonomiudvalget anbefaler kommunalbestyrelsen, at tage nye retningslinjer for Forum for Arbejdsmiljø og Risikovurdering (tidl. Risikoforum) til efterretning.
  3. Økonomiudvalget anbefaler kommunalbestyrelsen, at tage Forsikringskontorets årsrapport 2014, oversigt over bevillinger fra Forum for Arbejdsmiljø og Risikovurdering i 2014 samt statusrapport for 2014 fra Willistil efterretning.

Sagsfremstilling

Kommunalbestyrelsen har tidligere behandlet den organisatoriske udmøntning af kommunens forsikringspolitik. I forlængelse af dette har forvaltningen udarbejdet en opdateret forsikringspolitik, herunder justerede retningslinjer for forsikringsbonusordningen, samt nye retningslinjer for Forum for Arbejdsmiljø og Risikovurdering (tidligere Risikoforum).

Forsikringspolitik, herunder justerede retningslinjer for forsikringsbonusordningen

Hvidovre Kommunes forsikringspolitik har til formål at fastlægge de overordnede rammer for forsikringsforholdene i Hvidovre Kommune.

Forslag til Hvidovre Kommunes forsikringspolitik er vedlagt som bilag. Den væsentligste ændring i forsikringspolitikken i forhold til tidligere handler om justerede retningslinjer for forsikringsbonusordningen.

Ved overgangen fra almindelig forsikring til selvforsikring i 2007 blev der høstet en besparelse på udgiften til forsikringspræmie. Besparelsen blev efterfølgende bl.a. anvendt til oprettelse af kommunens interne forsikringsbonusordning, der indebar, at kommunens afdelinger og institutioner fik mulighed for at ansøge om udbetaling af midler for op til 50.000 kr. til risikoforebyggende tiltag samt arbejdsmiljøinitiativer.

Med den nye forsikringspolitik er det forslaget, at forsikringsbonusordningen ændres med virkning fra udbetalingen for 2014. Konkret består ændringerne i, at:

  1. Det samlede beløb i forsikringsbonusordningen nedjusteres.
  2. Proceduren for tildeling af midler ændres, så der ikke længere kan søges om midler. Midlerne fordeles i stedet til de enkelte enheder/institutioner efter en fordelingsnøgle, og beløbet reduceres, hvis enheden/institutionen har haft skader.
  3. De tildelte midler administreres herefter af de lokale arbejdsmiljøgrupper. Det er fortsat et krav, at midlerne bruges til risikoforebyggelse og arbejdsmiljøinitiativer.

Ad 1:

Forsikringsbonusordningens samlede beløb beregnes som en andel (25 %) af kommunens samlede præmieudgifter, og forsikringsbonusordningen er derfor reduceret i forlængelse af, at de samlede præmieudgifter er reduceret med forsikringsudbuddet i 2013.

På trods af det lave beløb vurderer forvaltningen, på forsikringsmæglerens anbefaling, at forsikringsbonusordningen bør fastholdes, da den sikrer incitament til at holde skadesniveauet nede.

Ad 2:

Proceduren for tildeling af midler ændres, så der ikke længere kan søges om midler. Midlerne fordeles i stedet til de enkelte enheder og institutioner efter en fordelingsnøgle (dog med et minimumsbeløb på 4.500 kr.).

Beløbet nedskrives, hvis den enkelte enhed eller institution har en skade – nedskrivningen er på enten 2.250 kr. eller 1.000 pr. skade (sidstnævnte beløb gælder for de enheder og institutioner, hvor det samlede beløb kun er på 4.500 kr.).

Skadesudgifter herudover betales af forsikringskontoret i Borgmesterkontoret (hvis skaden er omfattet af kommunens selvforsikring) eller forsikringsselskabet (hvis skaden er omfattet af forsikring hos et forsikringsselskab).

Ad 3:

De tildelte midler fra forsikringsbonusordningen administreres af de lokale arbejdsmiljøgrupper, som har det nære kendskab til, hvilke risikoforebyggende tiltag og arbejdsmiljøinitiativer, der er brug for, og som vurderer, hvordan midlerne bør anvendes. Det er dermed fortsat et krav, at midlerne bruges til risikoforebyggelse og arbejdsmiljøinitiativer.

Forsikringskontoret kan når som helst indhente oplysninger omkring brugen af bonusmidlerne hos arbejdsmiljøgrupperne for at sikre, at midlerne bruges til risikoforebyggende tiltag og til arbejdsmiljøinitiativer. Arbejdsmiljøgrupperne er forpligtigede til at udarbejde en oversigt over, hvad bonusmidlerne er forbrugt til i de enkelte år. Denne oversigt skal årligt fremsendes til forsikringskontoret.

Som bilag er vedlagt en nærmere beskrivelse af forslaget til ændrede retningslinjer for forsikringsbonusordningen.

Der er endvidere udarbejdet en forsikringsvejledning (medarbejdervejledning), der forklarer om betingelserne for rapporteringer af skader og ændringer af kommunens aktiver. Vejledningen henvender sig til de medarbejdere i kommunen, der har ansvaret for rapportering af skader.Forsikringsvejledningen er vedlagt som bilag.

Nye retningslinjer for Forum for Arbejdsmiljø og Risikovurdering (tidligere Risikoforum)

Formålet med Forum for Arbejdsmiljø og Risikovurdering (FAR) er at koordinere og igangsætte initiativer (herunder at bevillige tilskud), der forebygger og forbedrer arbejdsmiljøet og sikrer medarbejdere, bygninger og inventar i Hvidovre Kommune, samt at styrke og koordinere den samlede arbejdsmiljøindsats i kommunen.

Der er årligt afsat 1 mio. kr. til forebyggelsespuljen under FAR.

Kommunalbestyrelsen har tidligere behandlet sag om daværende Risikoforums beslutningskompetence. Administrationen har efterfølgende foretaget opstrammende justeringer i retningslinjerne. Som bilag er vedlagt de justerede retningslinjer for FAR.

Chefen for Borgmesterkontoret har herefter det overordnede ledelsesansvar for tildeling af midler fra forebyggelsespuljen. Dette betyder, at alle ansøgninger skal godkendes af chefen for Borgmesterkontoret, som sikrer, at ansøgningerne er i overensstemmelse med retningslinjer for tildeling af tilskud fra forebyggelsespuljen og kommunens politikker og strategier i øvrigt. Chefen for Borgmesterkontoret skal desuden involvere Direktionen, hvis der ansøges om beløb til større og mere tværgående projekter. Der skal altid foreligge en indstilling fra FAR til Direktionen.

Tilskud fra forebyggelsespuljen kan alene ydes efter ansøgning og beslutning i FAR.

Ansøgere til forebyggelsespuljen skal anvende FARs ansøgningsskema, hvor bl.a. problemstilling, hvor mange ansøgningen berører, hvilke resultater der forventes og et overslag over udgifter skal beskrives. Ansøgninger, der indbefatter indkøb af genstande eller tjenester, skal altid forelægges med mindst ét gældende tilbud.

Vedlagt som bilag findes oversigt over fordeling af puljemidler fra FAR i 2014.

Årsrapporten 2014

Forsikringskontorets årsrapport gennemgår udvikling, ændringer og nye tiltag samt skadestatistik på forsikringsområdet. Årsrapporten findes vedlagt i bilag.

Vedlagt som bilag findes også årsrapport fra kommunens forsikringsmægler Willis.

Retsgrundlag

Der er ikke noget retsgrundlag for beslutningen.

Politiske beslutninger og aftaler

Kommunalbestyrelsen vedtog den 28. august 2007 retningslinjer for ’Ny Forsikringspolitik’ for Hvidovre Kommune, med ikrafttræden 1. januar 2008.

Kommunalbestyrelsen behandlede den 26. november 2013 og den 17. december 2013 den organisatoriske udmøntning af kommunens forsikringspolitik og retningslinjer for bevillinger fra kommunens forsikringspulje.

Kommunalbestyrelsen behandlede den 17. december 2013 desuden sag om daværende Risikoforums beslutningskompetence.

Økonomiske konsekvenser

Justeringerne vedr. forsikringsbonusordningen og FAR medfører en mindre besparelse på begge poster i forhold til tidligere udgifter. Pengene indgår i den samlede ramme til forsikringsområdet.

Bilag

  1. Hvidovre Kommunes forsikringspolitik (pdf)
  2. Forsikringsbonusordningen, forslag til ændring af retningslinjer (pdf)
  3. Forsikringsvejledning (pdf)
  4. Forum for Arbejdsmiljø- og Risikostyring (FAR) 2014, retningslinjer (pdf)
  5. Årsrapport 2014, Forsikringskontoret (pdf)
  6. Statusrapport 2014, Willis (pdf)
  7. Bevilgede midler fra Forum for Arbejdsmiljø og Risikovurdering (FAR) 2014 (pdf)

5. Øjebliksbillede Avedøre Stationsby, maj 2015

Beslutningstema

Udvalget bedes drøfte udviklingen i Avedøre Stationsby på baggrund af øjebliksbilledet udarbejdet med henblik på at dokumentere effekten af den balancerede boliganvisning.

Indstilling

Kultur, Miljø og Vækst indstiller til Økonomiudvalget

  1. at tage redegørelsen til efterretning

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Økonomiudvalget tog redegørelse om Avedøre Stationsby til efterretning.

Sagsfremstilling

Baggrund og beboersammensætning

Siden 1996 har boligområdet udarbejdet et øjebliksbillede for Avedøre Stationsby for at få nogle indikatorer for den boligsociale udvikling i området.

Avedøre Stationsby består af 3 afdelinger opført i årene fra 1974 til 1979 med tilsammen 2496 boliger- fordelt med 2324 familieboliger, 161 ungdomsboliger og 11 ældreboliger.

Antallet af beboere har udviklet sig på følgende måde fra 2011 til 2015:

2011

2013

2015

Antal beboere

5.396

5.412

5.436

Der er nu 48 færre voksne, mens antallet af børn i alderen 0-18 år er steget med 72.

Andelen af beboere  med anden etnisk baggrund end dansk er følgende :

2013

2015

Andel beboere, anden etnisk baggrund

19,7 %

19,5 %

Det skal bemærkes, at antallet af beboere med anden etnisk baggrund end dansk, er opgjort via udtræk fra Cpr-registeret, hvor statsborgerforhold er anført. Før 2013 blev etniciteten opgjort ved manuel optælling. Denne metode er behæftet med betydelig usikkerhed. Tal for 2011 er derfor ikke medtaget.

Udgifter til sociale ydelser

En opgørelse af udgifter til offentlige ydelser (boligstøtte, dagpenge, kontanthjælp, førtids- og folkepension) viser følgende udvikling fra 2009:

stigning

Stigning i %

 2009

163 mio.

2011

188 mio.

25 mio.

15

2013

197 mio.

9 mio.

4,7

2015

198

1 mio.

0,5

Tallene er baseret på hvilke ydelser der blev givet pr. 1. maj, hvor det forudsættes af borgerne modtager ydelserne i 12 måneder.

Der er bremset meget op for de offentlige ydelser. Den meget lille stigning  fra 2013 til 2015 skyldes især udgiften til folkepension og i mindre grad en stigning i udgiften til dagpenge. I samme periode er der sket et fald i udgiften til kontanthjælp og førtidspension.

Fra Danmarks Statistik er trukket data for udvikling i beboernes samlede husstandsindkomst sammenlignet med hele Hvidovre Kommunes husstandsindtægter.

Ovenstående viser, at  den gennemsnitlige indkomst i Avedøre Stationsby er på højde med den gennemsnitlige indkomst i hele Hvidovre Kommune.

Balanceret anvisning

Hvidovre Kommune har siden 1996 haft en samarbejdsaftale med Avedøre Boligselskab om 100 % anvisning til ledige boliger i Avedøre Stationsby.

Den ”balancerede anvisning” praktiseres således, at samtlige boligansøgere bliver vurderet ud fra en række på forhånd fastsatte kriterier. Formålet er at videreføre intentionerne og den udvikling, som blev igangsat ved kvarterløftprojektet i 1988, for at styrke beboersammensætningen og modvirke ghettodannelse. Det kan konstateres, at Avedøre Stationsby siden 2009 ikke har optrådt på regeringens liste over udsatte boligområder.

Konsekvenser af den balancerede boliganvisning, hvor ansøgere skal opfylde kriterier for at kunne få anvist en bolig er, at der i perioder har været ledige boliger til udlejning. Det har særligt været 4 og 5 rums boliger, som har været svære at leje ud på grund af den høje husleje. Der er ikke været væsentlig  tomgang det seneste år. P.t. er der venteliste på mere end 6 måneder til alle boligtyper.

Fraflytningsprocent

Fraflytningen i Avedøre Boligselskab har udviklet sig således siden 2010.

2010 i %

2011 i %

2012 i %

2013 i %

2015 i %

Nord

17

14

10

12

10

Syd

22

17

12

11

10

Store Hus

22

20

11

10

13

Landsbyggefondens benchmark for fraflytninger er angivet til 12 %.

Store Hus er fortsat belastet af en del fraflytninger.

Sammenfattende bemærkninger

Nogen egentlig konklusion kan der ikke drages ud fra disse summariske oplysninger, men opbremsningen i stigningstakten for sociale ydelser og den forholdsvis lave fraflytningsprocent indikerer en meget positiv udvikling i Avedøre Stationsby.

Bilag

  1. Anvisningsaftl 2014-2015 (pdf)
  2. Samlet øjebliksbillede 01052013 Avedøre Stationsby (pdf)
  3. Samlet øjebliksbillede 2015 (pdf)

6. Statusnotat om arbejdet med social kontrol

Beslutningstema

Statusnotat om kontrol med udbetaling af sociale ydelser fra 2013- 2015 samt orientering om arbejdet med området

Indstilling

Kultur, Miljø og Vækst indstiller overfor Økonomudvalget

  1. at tage statusnotat til efterretning

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Økonomiudvalget tog statusnotat om social kontrol til efterretning. Der udarbejdes en opfølgning om et år.

Sagsfremstilling

Dette notat omhandler resultater der er opnået i 2013 og 2014, samt en redegørelse for den ændrede organisering, og lidt om hvad der rører sig på kontrolområdet med relevans for Hvidovre Kommune og betydningen for det fremtidige arbejde i Kontrolgruppen.

Sagsbehandling og resultater for 2013 og 2014

I forbindelse med etablering af Udbetaling Danmark (fremover benævnt UDK), blev Kontrolgruppen underlagt en ændret opgavesammensætning og dermed helt nye arbejdsgange og rutiner.

Opgavesammensætningen betød, at myndighedsansvaret på en række områder overgik til UDK, som nu tilkender og/eller udbetaler folkepension, boligstøtte, barseldagpenge, familieydelser og førtidspension, samt udfører kontrol med, at udbetalingerne sker på korrekt grundlag.

Kontrolgruppen i Hvidovre Kommune undersøger og belyser sager for UDK, bl.a. ved at afholde møder med borgere, indkalde og vurdere materiale, samt sikre at de oplysninger kommunen allerede har, eller kommer i besiddelse af, medtages i UDK’s vurdering, forud for deres afgørelser.

På førnævnte områder træffer Kontrolgruppen ikke længere afgørelser om standsning eller tilbagebetaling. Hvidovre Kommune har dog stadig myndighedsansvaret for økonomisk friplads i daginstitution, hvor kontrolgruppen således stadig har den fulde sagsbehandling og træffer alle afgørelser.

Anmeldelser.

Der har i 2013 og 2014 være ca. 150 anmeldelser til Kontrolgruppen. Halvdelen telefoniske og halvdelen skriftlige. Alle anmeldelser er blevet screenet. Hvilket vil sige, at kontrolgruppen har tjekket nogle grundoplysninger, for at kunne vurdere, om der skal ske egentlig sagsbehandling.

Den typiske årsag til at sagsbehandling ikke sker, kan være, at vi ikke kan identificere den person som anmeldelsen vedrører, eller at anmeldelsen er et direkte udslag af chikane, hvor anmelder skyder i blinde – uden kendskab til forholdene, f.eks. hvor der ikke modtages ydelser, eller personer allerede er registreret retmæssigt som samlevende.

Nogle anmeldelser blev henlagt, andre videresendt til UDK for vurdering. Resten blev udtaget til direkte sagsbehandling i Kontrolgruppen. En borger der bliver anmeldt bliver, uanset hvem der skal behandle anmeldelsen, som hovedregel, informeret om anmeldelsen jfr. Persondatalovens regler.

Udover anmeldelserne, har Hvidovre Kommune i 2014 modtaget 40 sager via undringslister fra UDK. Listerne var registersamkøringer, fra et nu udfaset system, der efter udvalgte kriterier angav sager, hvor der var øget sandsynlighed for at der var sket uretmæssige udbetalinger eller foregået egentligt bedrageri.

De 40 sager har medført et meget begrænset udbytte, ligesom de sager der udsprang af anmeldelser heller ikke har givet væsentlig økonomisk udbytte for Hvidovre Kommune.

Kontrolgruppen har derfor, udover sagsbehandling for UDK, primært behandlet sager vedrørende økonomisk friplads i daginstitution.

Kontrolgruppen har behandlet og afsluttet 31 sager i 2013 og 29 sager i 2014.

UDK og kontrolgruppen har tilsammen opnået et resultat på 2,4 mio. kr. i 2014.

I 2013 var tallet 1,9 mio. kr.

Kontrolgruppen vandt desuden en sag i retten i efteråret 2014, hvor borgeren blev idømt 3 måneders betinget fængsel for socialbedrageri.

Resultatet er angivet som et samlet tal, eftersom Kontrolgruppen bærer en stor del af arbejdsbyrden med at fremskaffe de oplysninger, der ligger til grund for UDK’s afgørelser og resultater på kontroltrin 3  - dokumenteret social snyd sager (sager der førhen blev afgjort af kommunen).

Til orientering er kontroltrin 1 og 2 det arbejde, der svarer til  vores fagafdelinger, f.eks. daginstitutionsafdelingen. Sagerne behandles på baggrund af enten advis i forbindelse med årsregulering  eller i de situationer hvor borgeren fravælger eller standser en ydelse på eget initiativ. Desuden vil egentlige fejludbetalinger bliver rettet her. Der er således ikke tale  om sager om socialbedrageri eller lignende, og sager der løses i kontroltrin 1 og 2, vil aldrig blive behandlet i kommunernes kontrolgrupper.

Beregnet fremtidig besparelse*

Tilbagebetalings-krav

Samlet 2014

2013**

Udbetaling Danmark

Barseldagpenge

253.350

0

253.350

-

Boligstøtte

148.332

165.053

313.385

-

Familieydelser

150.640

125.197

275.837

-

Pension

681.612

513.180

1.194.792

-

Total

1.233.934

803.430

2.037.364

412.000

Kontrolgruppen

Primært økonomisk friplads i 2014

389.565

1.491.811

I alt

2.426.929

1.903.800

*Beregnet besparelse ved undladelse af udbetaling af ydelser i 12 måneder fremadrettet.

**2013 tallene er påvirkede af ændringer i opgavesplittet mellem UDK og kommunen, hvor alle tydeligvis lige skulle ”finde deres ben at stå på”, ligesom ankestyrelsens nye retningslinjer for bevisførelse vs. sandsynliggørelse, har haft en effekt.

Særlig udfordring i forhold til Ankestyrelsen

I sommeren 2013 blev Det Sociale Nævn nedlagt som ankeinstans, og alle klager skulle herefter behandles af Ankestyrelsen som ny ankeinstans. Det fik store konsekvenser for kommunernes afgørelser. Hvor det førhen havde været nok, at kunne sandsynliggøre, at 2 personer var i et ægteskabslignende forhold, blev reglen nu, at det skulle kunne bevises. Dette har medført et løft af bevisbyrden, der er næsten umuligt at efterkomme.

UDK er i dialog med Ankestyrelsen omkring en sagsbehandler hos Ankestyrelsen, der også behandler bl.a. Hvidovre Kommunes sager. Der er en fælles opfattelse af, at denne sagsbehandler træffer afvigende afgørelser, idet andre kommuner med samme niveau af bevisførelse i tilsvarende sager, oplever at få medhold i sager, hvor det ikke er tilfældet for Hvidovre Kommune. Dette har haft en afsmittende negativ effekt på det økonomiske udbytte af sager der er afgjort af Ankestyrelsen.

Ændret organisering af kontrolarbejdet i Hvidovre Kommune

Kontrolopgaven i kommunen har hidtil været fordelt således, at en kontrolmedarbejder  var organiseret under Borgerservice, og fortrinsvis arbejdede med sager i forhold til samlivsforhold og udbetaling af børne-/familieydelser (økonomisk friplads, børnetilskud, boligstøtte). Dvs. sager hvor det skulle af- eller bekræftes, at en ydelsesmodtager lever i et ægteskabslignende forhold, eller har sammenblandet økonomi i et sådant omfang, at vedkommende ikke kan vurderes som reelt enlig.

En anden kontrolmedarbejder var organiseret som regnskabskonsulent under Staben, og fortrinsvis beskæftiget med dokumentationskontrol på områderne sygedagpenge og kontanthjælp. Opgaven indebærer kontrol af indleveret dokumentation i ansøgningssituationer (især regnskaber fra selvstændigt erhvervsdrivende) og konsulentbistand til sagsbehandlerne i sager om uregistreret indkomst og dobbeltforsørgelse, hjælp til regnskabsvurdering og firmavurdering i forbindelse med fleksjob, samt regres på sygedagpengeområdet.

Som følge af den seneste store organisationsændring i kommunen, blev begge medarbejdere i august 2014 organiseret under Borgerservice og fysisk placeret sammen. Gruppen blev ligeledes tilført en ny opgave: Tilsyn og lovliggørelse af kolonihaver.

Kontrolgruppen 2015

Ny organisering

I forbindelse med at en medarbejder søgte nye udfordringer i en anden kommune og nogle opgaver overgik til UDK, blev kontrolgruppens forudsætninger ændret i en sådan grad, at det gav mulighed for total nytænkning af organiseringen.

Kontrolgruppens opgaver bliver nu løst af personale fra BorgerserviceCentret/Folkeregistret, i samarbejde med regnskabskonsulenten.

Dette skal ses i sammenhæng med, at ydelseschefen gik på pension, og ydelsesafdelingen efterfølgende blev lagt sammen med Borgerservice (nu Borgerservice- og ydelse). Ydelseschefens afgang medførte rekruttering af ny fagansvarlig konsulent i ydelsesafdelingen. Valget faldt på en medarbejder, der tidligere har arbejdet målrettet med kontrolindsatsen i en anden kommune. Dette betyder, at Kontrolgruppen fremover kan styrke den helhedsorienterede kontrol og samarbejdet med ydelsesafdelingen yderligere. Det falder godt i tråd med hele den overordnede vision om, at begrænse snyd så tidligt som muligt i forløbet, og gerne allerede ved ansøgningsfasen. Ydelsesafdelingen standser i forvejen en del udbetalinger ved mistanke om snyd, og anvender de i sociallovgivningen fastsatte sanktioner. Dette betyder, at disse sager aldrig når Kontrolgruppen.

Kolonihaveområdet Præstemosen

I forbindelse med at ØU i 2014 tiltrådte en indstilling om øget tilsyn med kolonihaverne i Hvidovre Kommune, med det formål, at sikre lovlige forhold, blev det pålagt Kontrolgruppen, at påse at der ikke forekommer ulovlig beboelse i kolonihaveområdet.

Efter planloven § 51a, skal kommunen, indenfor nogle fastsatte tidsfrister, påbyde enhver, der er registreret i CPR med bopæl i en kolonihave, udenfor perioden 1. april til 30. september, om at fraflytte boligen og dokumentere fraflytningen. Sker dette ikke, vil der blive indgivet politianmeldelse og hvis pålæg om fraflytning stadig ikke respekteres, vil der blive pålagt dagbøder jf. gældende lovgivning.

Borgere der er folkeregistreret på en helårsadresse, men hvor det konstateres, at de bor og opholder sig i en kolonihave, vil jf. CPR-lovens kapitel 3, blive registreret, hvor de faktisk bor og opholder sig, og sagen vil herefter ligeledes blive behandlet jf. planlovens regler med efterfølgende politianmeldelse og dagbøder.

For at sikre, at alle er orienteret om reglerne, vil Borgerservice- og Ydelsescentret forud for den 1.oktober, udsende brev med orientering om regler og konsekvenser, til alle grundejere og lejere i Præstemosen.

Forenklede arbejdsgange og arbejdsgangsbeskrivelser

Kontrolgruppen arbejder med at forenkle arbejdsgangene og har udfærdiget arbejdsgangsbeskrivelser på kontrolområdet. Arbejdsbeskrivelserne er efterfølgende godkendt af revisionen.

Den nye organisering har medført en effektivisering af sagsbehandlingen. Dette betyder at sager screenes umiddelbart efter modtagelsen, og borgeren orienteres hurtigere i forløbet, hvilket er i overensstemmelse med lovgivningen. Kontrolgruppen afholder faste ugentlige møder, hvor hver enkelt sag bliver vurderet helhedsorienteret og sagsbehandlingen besluttes. Der følges op på sagen, indtil den er afsluttet. Dette sikrer et kontinuerligt sagsflow, ligesom sagerne bliver hurtigt færdigbehandlede. I kraft af disse møder, er det også lettere, at konstatere hvem der skal være tovholder eller har kompetencerne til, at løse hver enkelt sag.

KL-konference den 19. august 2015

Kontrolgruppen har netop deltaget ved KL-konferencen ”Kontrol på tværs”, for at høre om de nyeste initiativer, og gode erfaringer fra hele det kommunale kontrolområde.

Fokus på konferencen var bl.a. at styrke kontrolindsatsen allerede i forbindelse med ansøgningsfasen. Dette var også hovedbudskabet i formand for socialchefforeningen Helle Linnets indlæg, ligesom det også var den røde tråd i Københavns Kommunes indlæg om fremrykket opsporing af social snyd. Københavns Kommune søger aktivt at opspore nye snydmønstre, hvilket kan være gavnligt for os ”mindre kommuner”. Et oplæg omkring god advishåndtering understøtter også visionen om en hurtig indsats.

Desuden var der nyt om Den Fælles Dataenhed (omtales nedenfor) som udrulles til kommunerne i oktober 2015. Der testes i øjeblikket i et pilotprojekt med deltagelse af 16 kommuner, ligesom der er iværksat et samarbejdsforum bestående af 6 kommuner, KL og UDK der går i dybden med relevante problemstillinger. Hvidovre Kommune bliver koblet på ultimo oktober. På sigt er målet, at systemet kan anvendes til screening af sager allerede ved ansøgningstidspunktet.

Herudover fik vi lidt inspiration til styrket kontrol i samarbejde med boligforeninger, og til øget kontrolindsats for sygemeldte selvstændige, som i særlig grad beror på mere information til de sygemeldte. Odense Kommune fortalte om deres helt særlige (og meget ressourcetunge) model for kontrolarbejdet på tværs af forvaltningsgrænser, men de har også nogle helt særlige udfordringer.

Den nye fælles dataenhed

Den Fælles Dataenhed er en helt ny enhed under UDK. Enheden har til opgave, at udføre registersamkøring på kommunale ydelser, samt etablere systematisk samarbejde med øvrige danske og udenlandske myndigheder, - herunder at indhente oplysninger om borgernes forhold i udlandet. Oplysningerne bliver samlet i en database, hvorfra kommunerne kan foretage enkeltudtræk og bestille masseudtræk efter foruddefinerede kriterier. Vi vil også på sigt kunne bestille udtræk ud fra egne kriterier. Hvidovre Kommune bliver introduceret til brugergrænsefladen den 23. oktober, hvorefter vi vil kunne tage systemet i brug. Både Kontrolgruppen og Ydelsesafdelingen vil deltage i introduktionen, ligesom det er målet, at begge afdelinger kommer til at bruge databasen i den løbende sagsbehandling fremadrettet.

Samarbejde og erfaringsudveksling med andre myndigheder

ERFA møder

Kontrolgruppen deltager fortsat i erfaringsudvekslingssamarbejdet med andre kommuner. Der er pt. 15 kommuner i samarbejdet, og der afholdes 3 møder årligt. På møderne diskuteres relevante emner, ligesom der inviteres gæster til inspiration eller for at styrke samarbejdet med andre myndigheder. Ankestyrelsen og særafdelinger fra Politiet, er eksempler på gæsteoptrædender.

Kontaktudvalget under Fælles Myndighedsindsats (SKAT)

Kontrolgruppen deltager i ca. 2 årlige møder, hvor fokus er ”Samarbejdet med SKAT”. Dette omhandler bl.a. SKATs rolle i bedragerisager, samt samarbejdet om virksomhedskontrolbesøg (tidligere FAIR-PLAY samarbejde), som vi deltager i for, at styrke indsatsen mod sort arbejde.

Dog er reglerne som følge af SKATs tolkning af lovgivningen, blevet så rigide at Kontrolgruppen i større grad vælger, ikke at deltage i aktionerne, men udelukkende afvente SKATs orientering, når de træffer Hvidovreborgere på deres aktioner. Kommunen har selv mulighed for at udføre kontrolbesøg i virksomhederne, hvilket vi benytter os af i enkeltsager. Så det faktum, at vi ikke fast deltager i de store fællesaktioner, har ikke betydning for kommunens kontrolarbejde isoleret set.

Vestegnssamarbejdet (Politiet)

Vi er 9 kommuner under Vestegnens Politikreds, der 1-2 gange årligt inviteres til møde hos Politiet. Formålet er, at sikre videndeling og gensidig orientering om forhold, der kan have betydning i bedragerisager, herunder når politiet bliver opmærksomme på nye snydmønstre. Desuden vejleder Politiet os om, hvordan vi kontinuerligt optimerer vores politianmeldelser.

Dialogmøder med UDK

Møder 2 gange årligt, skal sikre den fælles forståelse for det meget komplekse opgavesplit mellem kommunerne og UDK, samt sikre den gode kontakt og skabe sikkerhed for, at sagsflowet imellem kommunen og UDK fungerer optimalt, i forhold til de oplysninger, der skal udveksles efter Udbetaling Danmark loven. Ligeledes bliver vi orienteret om kommende aktiviteter og nye tiltag, ligesom vi har mulighed for, at spørge ind til problemstillinger, der er relevante for kommunerne.

Samarbejdet med SKAT og UDK

Kontrolgruppen oplever, at der er stigende udfordringer i forhold til samarbejdet med SKAT. Det undgår ikke at påvirke samarbejdet, at SKAT er under konstant bevågenhed, og der nærmest er udviklet en fejlfinderkultur i forhold til SKAT, som gør arbejdsgangene meget lidt smidige - også på kontrolområdet.

Ligesom der er udfordringer, er der også områder hvor samarbejdet forbedres hele tiden.

Således har vi oplevet, at samarbejdet med UDK er forbedret væsentligt, efter at vi har fået nye faste kontaktpersoner hos UDK. Det har muligvis også en effekt, at UDK som myndighed efterhånden har fundet deres ben at stå på. Modellen med fast kontaktperson fungerer efter hensigten, og vi oplever, at det at kunne italesætte de udfordringer vi møder i forbindelse med samarbejdet med UDK, har hjulpet til at nedbryde barrierer.

Kontrolgruppens redegørelse vil blive fremsendt til Hvidovre Kommunes revisionsselskab til orientering.


7. Ansøgning om låneoptagelse, Lejerbo afd. Spurvegården

Beslutningstema

Der skal tages stilling til optagelse af realkreditlån samt de heraf følgende huslejestigninger.

Indstilling

Kultur, Miljø og Vækst indstiller til Økonomiudvalget

  1. at godkende optagelse af realkreditlån på 31.346.000 kr.
  2. at godkende huslejestigning på 14 %.

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Sagen udsat.

Sagsfremstilling

Lejerbo Hvidovre har ansøgt om godkendelse af optagelse af lån i forbindelse med planlagt tagudskiftning i afd. 133-0, Spurvegården.

Projektet er godkendt på afdelingsmøde den 9. marts 2015 og i organisationsbestyrelsen den 23. april 2015.

Retsgrundlag

Godkendelse af låneoptagelse: almenboliglovens § 29, (lbkg. nr. 1023 af 21/08/13).

Godkendelse af lejeforhøjelse: almenlejeloven § 10, (lbkg. nr. 961 af 11/0810).

Økonomiske konsekvenser

Anskaffelsessummen er budgetteret til 37.446.000 kr., som finansieres med realkreditlån på 31.346.000 kr., samt tilskud fra Landsbyggefonden på 6.100.000 kr., i form af egen trækningsret.

Lejestigning til dækning af låneydelsen udgør 103 kr. pr. kvm. årligt, svarende til en stigning på 14 %.

Afdelingen består af 172 familieboliger og 5 ældreboliger. Den aktuelle leje for familieboligerne på 743 kr./kvm./årl. stiger til 847 kr./kvm./årl. For ældreboligerne er stigningen fra 1.154 kr./kvm./årl. til 1.315 kr./kvm./årl.

Bilag

  1. Lejerbo Hvidovre, afdeling 133-0 - Tilbud Lejerbo Hvidovre afd 133-0 Jyske Bank.pdf (pdf)
  2. Lejerbo Hvidovre, afdeling 133-0 - Tilbud fra BRF.pdf (pdf)
  3. Lejerbo Hvidovre, afdeling 133-0 - Tilsagn træknings LBF.pdf (pdf)
  4. Lejerbo Hvidovre, afdeling 133-0 - Afdeling 133 udskiftning af tage.pptx (pptx)
  5. Lejerbo Hvidovre, afdeling 133-0 - 23 04 15 - ref (godkendt).pdf (pdf)
  6. Lejerbo Hvidovre, afdeling 133-0 - 133-0 Anlægsbudget-P1-sagsnr. 900002- Udkast.pdf (pdf)
  7. Referat afd-møde (pdf)
  8. Ansøgning (pdf)

8. Ansøgning om låneoptagelse, 3B afdeling Danalund

Beslutningstema

Der skal tages stilling til optagelse af realkreditlån samt de heraf følgende huslejestigninger.

Indstilling

Kultur, Miljø og Vækst indstiller til Økonomiudvalget

  1. at godkende optagelse af realkreditlån på 2.831.000 kr.
  2. at godkende huslejestigning på mellem 9 og 16 %.

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Økonomiudvalget godkendte optagelse af realkreditlån på 2.831.000 kr. og  huslejestigning på mellem 9 og 16 % i Danalund, 3B.

Sagsfremstilling

Boligforeningen 3B har ansøgt om godkendelse af optagelse af lån i forbindelse med udskiftning af køkkener i afd. Danalund.

Der er siden 2009 løbende skiftet køkkener ud i afdelingen, hvilket er besluttet på de årlige budgetmøder i afdelingen. Hidtil er udskiftningerne blevet mellemfinansieret via driftsmidler. Denne endelige finansiering skal hjemtages nu.

Retsgrundlag

Godkendelse af låneoptagelse: almenboliglovens § 29, (lbkg. nr. 1023 af 21/08/13).

Godkendelse af lejeforhøjelse: almenlejeloven § 10, (lbkg. nr. 961 af 11/0810).

Økonomiske konsekvenser

Der skal optages et 10-årigt realkreditlån på 2.831.000 kr.

Lejestigning til dækning af låneydelsen udgør 560 kr. pr. måned, svarende til en stigning på mellem 9 og 16 %.

Bilag

  1. Lånetilbud fra RD alt. 14 og 10 år.pdf (pdf)
  2. Ansøgning (pdf)

9. 2. udkast til Planstrategi 2015

Beslutningstema

Kommunalbestyrelsen skal i år udarbejde de lovbundne strategier Planstrategi og Lokal Agenda 21 bæredygtigheds-strategi. Strategierne, er integreret i ét dokument benævnt Plansrategi 2015, ”Det Bæredygtige Forstadsliv”. Planstrategi 2015 tegner således kommunalbestyrelsens visioner og mål for en bæredygtig udvikling af Hvidovre Kommune.

Økonomiudvalget har drøftet planstrategiens rammer samt første udkast på møderne 4. maj og 17. august 2015. Nu foreligger andet udkast til Planstrategi 2015, i hvilken både Det Grønne Råds- og Økonomiudvalgets seneste bemærkninger er indarbejdet. Andet udkast indeholder ligesom første udkast 27 handlingspunkter og 9 forventningspunkter under de tre temaer Børnenes og Familiernes By, Virksomhedernes By og Den Grønne og Blå By.

Økonomiudvalget anmodes om at godkende handlings- og forventningspunkterne eller beslutte eventuelle alternativer.

Indstilling

Kultur, Miljø og Vækst indstiller til Økonomiudvalget

  1. at hver enkelt af Planstrategiens handlingspunkter (27 stk.) og forventningspunkter (9 stk.), som fremgår af boksene under de 3 temaer Børnenes og Familiernes By, Virksomhedernes By og Den Grønne og Blå By godkendes
  2. at der besluttes alternativer til eventuelle ikke-godkendte punkter eller det angives hvilke slags ændringer, der skal arbejdes videre med

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Økonomiudvalget godkendte:

Planstrategiens handlingspunkter (27 stk.) og forventningspunkter (9 stk.), som fremgår af boksene under de 3 temaer Børnenes og Familiernes By, Virksomhedernes By og Den Grønne og Blå By, uden ændringer.

Sagsfremstilling

Planstrategi 2015 for ”Det Bæredygtige Forstadsliv”

Kommunalbestyrelsen skal efter planloven offentliggøre en planstrategi for kommuneplanlægningen inden udløbet af den første halvdel af valgperioden, hvilket er inden udgangen af 2015.

Planstrategien danner rammen for kommunens visioner og langsigtede mål for de steder og områder, som Kommunalbestyrelsen finder væsentlige for en bæredygtig udvikling af kommunen.

En bæredygtig udvikling er defineret i Planlovens § 33a:

Planstrategien skal for kommunalbestyrelsens vedkommende indeholde kommunalbestyrelsens politiske målsætninger for det fremtidige arbejde inden for følgende indsatsområder:

1.Mindskelse af miljøbelastningen,

2.fremme af en bæredygtig byudvikling og byomdannelse,

3.fremme af biologisk mangfoldighed,

4.inddragelse af befolkningen og erhvervslivet i det lokale Agenda 21-arbejde og

5.fremme af et samspil mellem beslutningerne vedrørende miljømæssige, trafikale, erhvervsmæssige, sociale, sundhedsmæssige, uddannelsesmæssige, kulturelle og økonomiske forhold.

Planstrategien er derfor et vigtigt politisk dokument, både for Kommunalbestyrelsens dialog med borgere og virksomheder og for forvaltningernes fremadrettede styring.

Det giver ikke mening at udarbejde en planstrategi for ændret kommuneplanlægning samtidig med at Kommunalbestyrelsen vedtager en helt ny kommuneplan. Planstrategi 2015 beskriver således hvordan vi vil gøre Hvidovre mere bæredygtig, mens kommuneplan 2014 sætter rammerne for hvilken udvikling vi ønsker for Hvidovre.

Planstrategien er baseret på forvaltningernes politikker og strategier, der er indarbejdet hvor muligt (handicap, børn og velfærd, sundhed, kultur- og fritid, erhverv mm.)

Økonomiudvalget har drøftet rammerne og 1. udkast til Planstrategi 2015 på møder den 4. maj og 17. august 2015. I vedlagte andet udkast er bemærkninger fra Det Grønne Råds (10. september workshop) og Økonomiudvalget (17. august møde) indarbejdet.

Strukturen fra første udkast er fastholdt, således at Planstrategien er opsat i bokse med handlingspunkter og forventningspunkter, suppleret med tekstforklaring ovenover. Under hvert af temaerne Børnenes og Familiernes By, Virksomhedernes By og Den Grønne og Blå B er der 9 handlingspunkter og 3 forventningspunkter, hvilket samlet betyder 27 handlingspunkter og 9 forventningspunkter.

Ændringer i 2. udkast til Planstrategi 2015

I forhold til første udkast er følgende ændringer foretaget efter drøftelse med Økonomiudvalget og resultatet af Det Grønne Råds workshop.

Tema Børnenes og Familiernes By

Under Mangfoldige by- og boligområder er andet handlingspunkt om levende samlings- og mødesteder gjort bredere, da en fokus alene på Hvidovre Bymidte blev fundet for snæver. Endvidere er tredie punkt under Midlertidighed gjort mindre konkret og Kulturbus er udtaget. Endelig er punktet Fællesskab og Frivillighed fastholdt, da der er udtrykt bred opbakning til foreningsliv og borgerinvolvering. I tekstafsnittet er termen ghettoer erstattet med en anden formulering.

Tema Virksomhedernes By

Under Samspil mellem kommune og virksomheder er tredie handlingspunkt suppleret med etablering af Task Force og danske virksomheder er tilføjet. Endvidere er andet punkt under Vækst og Udvikling suppleret med bred understøtning af detailhandlen samt understøtning af filmindustriens udvikling.

Tema Den Grønne og Blå by

Under Mere og bedre bynatur er formuleringen ”vild med vilje” i tekstafsnittet udtaget og fremme af undervisning i bæredygtig udvikling tilføjet. Endelig er sidste boks Borgeres og Foreningers samspil med kommunen bibeholdt i sin helhed, da dette var et bredt ønske.

Tidsplan

Følgende tidsplan forventes:

2. oktober 2015: 2. Planstrategiudkast, Økonomiudvalgets beslutning om handlepunkter og forventningspunkter i

7. december 2015: 3. Planstrategiudkast, Økonomiudvalgets beslutning om udsendelse i offentlig høring

15.december 2015: 3. Planstrategiudkast, Kommunalbestyrelsens beslutning om udsendelse i offentlig høring

8. februar – 4. april 2016: Offentlig høring

Juni 2016: Økonomiudvalgets og Kommunalbestyrelsens endelige vedtagelse af Planstrategi 2015

Medio 2016: Offentliggørelse af Planstrategi 2015

Retsgrundlag

Retsgrundlaget er hjemlet som følger:

  • Planstrategi jf. Planlovens Kapitel 6 om Planers tilvejebringelse og ophævelse, § 23a
  • Lokal Agenda 21 strategi jf. Planlovens Kapitel 6a om Lokal Agenda 21 strategi, §33a.

Kommunalbestyrelsen skal efter planloven offentliggøre en strategi for kommuneplanlægningen (Planstrategi) inden udløbet af den første halvdel af valgperioden, hvilket er inden udgangen af 2015.

Politiske beslutninger og aftaler

Beslutning om revision af kommuneplanen

Da Kommuneplan 2014 vedtages umiddelbart inden Planstrategi 2015, har Økonomiudvalget besluttet, at genvedtage Kommuneplan 2014 i sin helhed.

Økonomiske konsekvenser

Drøftelserne om de temaer, der lægges ind i Planstrategien har ingen direkte økonomiske konsekvenser. Men en strategi for hvad kommunen vil, giver borgere og virksomheder øget investeringssikkerhed. Dette vil med tiden kunne mærkes på skatteindtægterne.

Personalemæssige konsekvenser

Der er ingen personalemæssige konsekvenser.

Bilag

  1. 2. udkast til Planstrategi 2015 (pdf)

10. Ressourcer i Ejendomsafdelingen

Beslutningstema

Orientering om ressourcesituation i Ejendomsafdelingen med heraf afledte konsekvenser.

Indstilling

Kultur, Miljø og Vækst indstiller til Økonomiudvalget

  1. at tage orientering om ressourcesituation i Ejendomsafdelingen med de heraf afledte konsekvenser til efterretning

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Økonomiudvalget tog orientering om ressourcesituationen i Ejendomsafdelingen til efterretning.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget blev den 20-04-2015 orienteret om ressourceforhold i Ejendomsafdelingen fra 2011 til 2015.

På samme møde godkendte Økonomiudvalget 2 nye projektlederstillinger til Ejendomsafdelingen for at løfte anlægsopgaver og reducere rul på anlægsbudgettet.

Ud over de 2 nye projektlederstillinger, har Ejendomsafdelingen (EA), grundet fratrædelse, pt. yderligere 3 projektlederstillinger til genbesættelse.

Ejendomsafdelingen har i maj opslået de ledige stillinger og afholdt samtaler ad flere omgange. Det er kun lykkedes at få besat 1 af de 5 ledige stillinger med tiltrædelse per 1. august.

Årsagen til de udeblivende match til stillingerne skyldes flere ting, men især kan Ejendomsafdelingen pege på, at byggebranchen p.t. er travl, og at der derfor er efterspørgsel efter dygtige projektledere i rådgiver- og konsulentbranchen med heraf stort pres på - og forventninger til lønniveau.

Stillingerne er genopslået i august, og der pågår p.t. ansættelsessamtaler. Det forventes, at 1 stilling kan besættes per 1. oktober, og at 2 stillinger tidligst kan besættes per 1. november. Den femte ledige stilling forventes besat efter endt barselsvikariat i maj 2016.

Ejendomsafdelingen har været og er derfor fortsat underbemandet med 4 stillinger. Ud af en samlet ressource på 9 projektledere har EA Projekt- og bygherreteam således kørt med næsten halv bemanding siden medio maj/primo juni. Hertil kommer, at 2 af de 5 eksisterende projektledere er nye i afdelingen og har en indkøringsperiode med introduktion til bygherrerollen i Hvidovre Kommune, til ejendomsporteføljen og til organisationen. Derudover har de, som nye projektledere haft et naturligt behov for og krav på ekstra kollegial sparring ved overdragelse af projekterne.

For Ejendomsafdelingen har manglen på projektledere i Projekt- og bygherreteamet flere konsekvenser:

·Det betyder forsinkelser i igangværende projekter, idet projektlederne skal varetage flere opgaver end planlagt. Som bygherrerepræsentant er projektlederne nødt til lejlighedsvis men regelmæssigt at være fysisk til stede på byggepladserne. Bygherrerepræsentanternes/projektledernes tilstedeværelse er nødvendig for at sikre fremdrift i projekterne, for at sikre den rette servicering af brugerne, og ikke mindst for at sikre at indgåede aftaler overholdes og respekteres. Sådanne "tilsynsopgaver" er tidskrævende og lægger en naturlig begrænsning på, hvor mange sager hver projektleder kan håndtere.

·Det kan i nogle tilfælde være fordyrende, da projektlederne ikke kan overvåge/være så meget til stede som der i visse tilfælde er behov for.

·Det betyder, at Ejendomsafdelingen ikke kan løfte den udmeldte mængde opgaver og/eller ikke har kunnet igangsætte projekter i den ønskede hastighed. Det kan derfor komme til at betyde at størrelsen på det økonomiske rul fra 2015 til 2016 bliver større end forventet. Det præcise omfang er svært at vurdere på nuværende tidspunkt.                                                            

·Det betyder, at service på drift forsinkes, idet driftsfolk understøtter projektledere ved bl.a. at føre byggesyn på igangværende projekter og ved at overtage og drive mindre projekter.

·Det betyder, at alle medarbejdere i Ejendomsafdelingen er under hårdt pres, - der trækkes hårdt på både eksisterende erfarne projektledere og på afdelingens øvrige medarbejdere for at gennemføre flest mulige projekter iht. budgettet og Anlægsprojektplanen. Det er i den sammenhæng vigtigt at understrege, at de medarbejdere, der er tilbage i Projekt- og bygherreteamet samt i Drift-, Energi og Bygningsservice,-  alle yder en meget stor indsats, og hver dag gør deres bedste for at undgå, at konsekvenserne af de manglende medarbejdere bliver for store.

Ejendomsafdelingen undersøger p.t. om det er muligt at indhente ekstern konsulentbistand til bygherrerollen på udvalgte projekter. Dette er ikke en optimal løsning, idet det også kræver ressourcer at sætte eksterne konsulenter ind i både projekter og i organisationen for at sikre en forsvarlig og veldokumenteret overlevering af projekter fra Ejendomsafdelingen til eksterne konsulenter - det samme gælder, når projekter skal overleveres tilbage i organisationen.”

Ovenstående redegørelse med afledte konsekvenser fremlægges for Økonomiudvalget for at opnå en afstemning af de følger, som den pressede ressourcemæssige situation får dels på forholdet mellem de budgetterede - og realiserbare projekter, - og dels på det forventede rul til 2016. Ligeledes ønsker Ejendomsafdelingen at orientere organisationen om situationen af hensyn til brugere og fagafdelingerne.

Oversigt over anlægsbudget og forventet rul til 2016 (mio. kr.):

Budget 2014

Forbrugt total 2014

Rul 2014 - 2015

Budget 2015

Total budget 2015

Forbrugt 29.09.15

Kendt Rul 2015  2016

Frit /

tilføres kassen

Afventer politisk stilling-tagen

Kontrakt-

Bundet

disponeret

d.d.

110

50,5

57

100

157

54

49

8,5

9,5

29

Forklaringer til skema:
Kendt rul er ikke forbrugte i 2015, bl.a ESCO, nyt Sundhedshus i tidl.posthus samt FIC /ombygning af omklædning

Frit / tilføres kassen er næsten afsluttede projekter med et forventeligt mindre-forbrug, bl.a. Præstemosen, Rådhushatten (erstatning) og Dybenskærhave

Afventer pol. stillingtagen gælder bl.a. SFC samt Stenen og Krogen.

Retsgrundlag

Der er ikke noget retsgrundlag for mødesagen.

Politiske beslutninger og aftaler

Økonomiudvalget blev den 20-04-2015 orienteret om ressourceforhold i Ejendomsafdelingen fra 2011 til 2015.

På samme møde godkendte Økonomiudvalget 2 nye projektlederstillinger til Ejendomsafdelingen for at løfte anlægsopgaver og reducere rul på anlægsbudgettet.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.


11. Eventuelt

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Finn Gerdes spurgte til omkostningerne for kommunen i forhold til Tryghedsplejens konkurs.

Steen Ørskov spurgte til udenlandske borgeres ret til tolk. Notat udarbejdes.


12. Udlejning af Østre Messegade 5 (Smedjen)

Lukket sag

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Økonomiudvalget godkendte, at udlejning af Smedjen udbydes på Hvidovre Kommunes hjemmeside i oktober 2015.


13. Prøvetidsevauleringer

Lukket sag

Beslutning i Økonomiudvalget den 05-10-2015

Økonomiudvalget tog prøvetidsevalueringerne til efterretning.