Vi bruger cookies til statistik som en del af vores arbejde for at lave en god hjemmeside. Hvis du ikke siger "nej tak til cookies", antager vi, at du accepterer vores cookie politik. "Se vores cookiepolitik.".

Accepter cookies

 

Referat - Økonomiudvalget den 17. februar 2014

Mødefakta

Dato: Mandag den 17. februar 2014
Mødetidspunkt: Kl. 17:00
Mødested: Hvidovre

Medlemmer

  • Finn Gerdes (A)
  • Helle M. Adelborg (A)
  • Karl Erik Høholt Jensen (V)
  • Mikkel Dencker (O)
  • Mogens Leo Hansen (Ø)
  • Niels Ulsing (F)
  • Steen Ørskov Larsen (C)

Indholdsfortegnelse


1. Godkendelse af dagsorden

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Godkendt.


2. Forskellige cirkulærer og meddelelser. Orientering ved Borgmesteren.

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Borgmesteren orienterede om markedsdatoer for HIF’s markedsdage på Rådhuspladsen. Fremtidig procedure vil være, at borgmesteren giver tilladelsen og efterfølgende orienterer Økonomiudvalget. Oversigt over markedsdatoer omdelt.

Rydultowy inviteres til venskabsbymøde den 27. - 29. august 2014.

Der afholdes budgetseminar den 25. april 2014 kl. 8.30.

Der afholdes temamøde den 20. maj 2014 kl. 17-19.

Ordningen med at sende foreløbige dagsordner for kommunalbestyrelsesmøder til Hvidovre Avis afskaffes.

Kommunaldirektøren er konstitueret som teknisk direktør. Peter Dræbye er konstitueret som beredskabschef.

Bilag

  1. Oversigt over tilladelser 2014 (pdf)

3. Budgetproces 2015

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Godkendt.

Budgettemadag den 20. juni 2014 og budgetseminar den 12. august 2014 starter kl. 13 med frokost, og mødestart kl. 14.

Der udsendes et INFObrev om budgetprocessen til alle, også de høringsberettigede.

Indstilling

Økonomi og Stabsforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

  1. at godkende forslag til Budgetproces 2015, inklusiv tidsplan.

Sagsfremstilling

Økonomi og Stabsforvaltningen fremlægger hermed forslag til proces- og tidsplan for arbejdet med budgetlægningen for 2015 og overslagsårene 2016-2018 med indstilling om Økonomiudvalgets godkendelse, jf. bilag.

Planen indeholder de mest centrale tidsfrister for den kommende budgetproces, lige som der er anført relevante aktiviteter i KL-regi.

I forlængelse af den politiske godkendelse af budgetprocessen, vil der blive udarbejdet en administrativ budgetvejledning, som godkendes i direktionen.

Den administrative plan beskriver mere detaljeret indholdet i de enkelte handlinger samt ansvaret for opgavernes udførelse. Heri vil bl.a. indgå proceduren for høring af de høringsberettigede parter samt inddragelse af MED-Udvalg.

De økonomiske udsigter for budget 2015

Det overordnede udgangspunkt for budget 2015 er overslagsåret, som det tager sig ud i forbindelse med vedtagelsen af budget 2014. Heraf fremgår det, at der i 2015 er en ubalance (finansieringsunderskud) på 18,8 mio. kr., som dog skal ses i lyset af, at der i årene 2016 og 2017 er et finansieringsoverskud på hhv. 11,7 mio. kr. og 40,9 mio.kr. Tallene i overslagsårene er pr. definition dog usikre, idet der kan ske meget med såvel udgifter som indtægter som påvirker bundlinjen.

Udgangspunktet for ubalancen på 18,8 mio. kr. er driftsudgifter på i alt 3.288,6 mio. kr. netto og anlægsudgifter på 163,5 mio. kr. netto.

På grundlag af dette udgangspunkt, er det forvaltningens vurdering, at der på nuværende tidspunkt ikke er behov for at indarbejde yderligere reduktioner i basisbudgettet, end der allerede er indarbejdet i forbindelse med vedtagelsen af budget 2014.

Forvaltningen vil dog foreslå,

-At der med henblik på langsigtede løsninger iværksættes budgetanalyser som led i det almindelige budgetarbejde.

-At det i tilknytning til budgetprocessen drøftes hvilken rolle administrationsanalysen jf. pkt. 12 på Kommunalbestyrelsens møde den 28. januar 2014 skal spille.

-At der gennemføres en målrettet proces til prioritering af anlægsprojekter for 2015. Dette bør blandt andet ske på baggrund af en analyse af det allerede bevilgede anlægsomfang i Hvidovre Kommune (rullesag).

-At det i 2014 budgettet besluttede arbejde omkring nye demografimodeller indarbejdes i budgetarbejdet efter politisk godkendelse i maj måned.

I forbindelse med vedtagelsen af budget 2013 blev der indarbejdet en reduktion på 0,5 %, stigende til 2 % i 2016. Reduktionen i2014 er udmøntet, mens der i årene 2015 og 2016 endnu resterer at blive udmøntet hhv.ca. 6,5 mio. kr., og 15,4 mio. kr. Direktionen vil udarbejde en samlet oversigt for udmøntningen til brug for budgetarbejdet for 2015.

To budgettemadage og et budgetseminar

I årets proces er der indlagt 2 budgettemadage og et budgetseminar. Budgettemadagene vil finde sted henholdsvis den 25. april og den 20. juni. Budgetseminariet vil finde sted den 12. august.

Forvaltningen vil på et senere tidspunkt udarbejde oplæg til program for temadagenes og seminariets gennemførelse.

Det indstilles, at den foreslåede tids- og procesplan for budget 2015-2018 godkendes.

Bilag

  1. Budgetproces 2015 ØU (docx)

4. Likviditetsopgørelse for 4. kvartal 2013

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

Økonomi- og Stabsforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at anbefale overfor Kommunalbestyrelsen

  1. at tage orienteringen til efterretning. 

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen forelægges hvert kvartal en oversigt over udviklingen i kassebeholdningen. Det sker som element i den kortsigtede økonomistyring. Kommunen indberetter efter gældende regler kvartalsvis oversigt om likviditeten opgjort efter kassekreditreglen til Økonomi- og Indenrigsministeriet. Likviditeten efter kassekreditreglen opgøres som gennemsnittet over de seneste 365 dage af de daglige saldi på kommunens bankkonti. Det fremkomne gennemsnit må ikke være negativt.

Hvidovre Kommune har ingen problemer med at overholde denne regel, idet den gennemsnitlige kassebeholdning har ligget mellem 427 og 405 mio. kr. i perioden jf. grafisk bilag.

Oversigt viser den grafiske udvikling i den faktiske og den gennemsnitlige kassebeholdning opgjort dagligt fra 1. januar 2012 til 31. december 2013.

Bemærkninger til den faktiske kassebeholdning:

Den faktiske beholdning udgjorde pr. 31. december 2013 207 mio. kr. Forventningen i seneste budgetopfølgning pr. 31. august 2013 var 182 mio. kr. Årsagen til afvigelsen skyldes primært forskydninger mellem årene.

Bemærkninger til den gennemsnitlige kassebeholdning:

Udviklingen i den gennemsnitlige beholdning er faldende som følge af efterreguleringen af beskæftigelsestilskuddet og virkningen af Udbetaling Danmark. Den gennemsnitlige kassebeholdning vil af denne årsag fortsat være faldende et stykke ind i 2014.

Generel bemærkning:

Der er i tilknytning til opgørelsen af likviditeten ændret praksis med virkning fra 1. januar 2014, idet der fremadrettet vil blive taget udgangspunkt i de faktiske beholdninger på bankkonti. Hidtil er der taget udgangspunkt i systemrapport fra Opus Økonomi, som isoleret set ikke har udvist den rette saldo.

Bilag

  1. Bilag 1 (xlsx)

5. Flytning af valgstedet Avedøre Bibliotek til Avedøre Idrætscenter

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

Økonomi- og Stabsforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale over for Kommunalbestyrelsen

  1. at valgstedet Avedøre Bibliotek flyttes til Avedøre Idrætscenter.

Sagsfremstilling

Avedøre Bibliotek kan ikke længere være valgsted, da biblioteket er flyttet til Enghøjskolen og bygningen skal sælges.

I den forbindelse er det undersøgt, hvor der kan etableres et valgsted til erstatning for Avedøre Bibliotek.

Avedøre Idrætscenter, Trædrejerporten 1 er besigtiget, og er fundet velegnet til at etablere valgsted. Der er handicapvenlige adgangsforhold, plads til bespisning af tilforordnede, og i boldhallen hvor valgstedet evt. skal etableres er der gode forhold til at få en fornuftig opstilling af valgbureau, valgborde og valgbokse.

Valgdistriktet og afstemningsstedet foreslås til at hedde Avedøre Idrætscenter.

Der er i forbindelse med det kommende EU-valg 4.422 stemmeberettigede personer i valgdistriktet, der hører til Avedøre Bibliotek.

På vedlagte kort ses valgdistriktet, der hører til Avedøre Bibliotek.

Efter afholdelse af EU-valg vil det blive evalueret, hvorvidt Avedøre Idrætscenter fungerer tilfredsstillende som valgsted.

Økonomiske konsekvenser

Der kan komme tilretninger i forhold til valgboksene som er lavet til Avedøre Bibliotek. Arbejdet udføres af kommunens snedkerværksted. Udgiften hertil kan ikke opgøres endnu, men vil formentligt ikke udgøre et stort beløb.

Bilag

  1. Kort (pdf)

6. Valg af 2 medlemmer til Udvalget for uddeling af lederpriser i Hvidovre Kommune

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Følgende medlemmer udpeget: Mikkel Dencker (O) og Helle Adelborg (A).

Indstilling

Økonomi- og Stabsforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

  1. at vælge 2 medlemmer fra Økonomiudvalget til Udvalget for uddeling af lederpriser i Hvidovre Kommune

Sagsfremstilling

I henhold til Regulativ for uddeling af lederpriser i Hvidovre Kommune skal Økonomiudvalget vælge 2 medlemmer til Lederprisudvalget.

Lederprisudvalget har følgende sammensætning:

  • 2 medlemmer, valgt af Økonomiudvalget.
  • 2 medlemmer valgt af Kultur- og Fritidsudvalget.
  • Formanden for Folkeoplysningsudvalget.
  • 1 repræsentant udpeget af Idrætsråd Hvidovre.
  • 1 repræsentant udpeget af Samrådet.

Udvalget vælger selv sin formand.

Valget gælder for funktionsperioden 2014-2017.

Som medlemmer af udvalget har Økonomiudvalget tidligere haft valgt Helle Adelborg og Mikkel Dencker.


7. Ansøgning om bevilling til driftsudgifter på to lukkede skoler

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Ad 1 - 5 Anbefales godkendt.

Forvaltningen pålægges at arbejde for at finde et sted til gadeplanmedarbejderne.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Liste H anmodede om et notat om de økonomiske pengestrømme vedrørende lukning af de to skoler siden den 28. februar 2012.

Indstilling

Økonomi- og Stabsforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale over for Kommunalbestyrelsen

  1. at tage orientering om driftsudgifter på de to lukkede skoler, Sønderkærskolen og Enghøjskolen til efterretning.
  2. at de ufinansierede hvilende årlige driftsudgifter på den tidligere Sønderkærskole på 0,329 mio. kr. finansieres af kassebeholdningen.
  3. at de bevillingsmæssige neutrale omplaceringer til dækning af de øvrige driftsudgifter indgår i behandlingen af budgetopfølgningen per 31. marts 2014.   
  4. at der bevilges 0,2 mio.kr. til servicemedarbejderressource på Sønderkærkomplekset.
  5. at der bevilges 0,1 mio.kr. til servicemedarbejderressource på Enghøjcenteret.

Sagsfremstilling

Kommunalbestyrelsen godkendte på møde den 28. februar 2012 forslag til en ny skolestruktur i Hvidovre Kommune, hvilket blandt andet indebar en lukning af henholdsvis Sønderkærskolen (Sønderkærkomplekset) og Enghøjskolen (Enghøjcenteret).

Med beslutningen om ændret skolestruktur, blev det samtidig vedtaget, at de frigivne driftsmidler - på skoleområdet - forblev på området til brug for kvalitetsløft i Hvidovre Kommunes folkeskoler. Dette gjaldt således også de varige driftsbesparelser på bygningsrelaterede udgifter idet det var forudsat, at ledige bygninger skulle afhændes. Undtaget herfor er udgifter til rengøring, da de henhører under By- og Teknikforvaltningen.

Forudsætningerne er imidlertid ændret, idet ingen af de lukkede skoler er afhændet. Dette medfører afledte driftsudgifter uanset om der er aktivitet på arealerne eller ikke (hvilende udgifter). Der er behov for ekstra bevillingsmæssig dækning for de driftsudgifter, der påløber udover rengøring.

-Hvis der er tale om nye besluttede udvidede aktiviteter forudsætter det en beslutning om bevilling.

-Hvis der er tale om flytning af bestående aktiviteter fra andre bygninger i kommunen (herunder inddragelse af frie lokaler op til bestående), vil disse skulle rummes indenfor den bestående ramme for det pågældende område.

Sidstnævnte forhold gælder for hele Enghøjcenteret og for den del af Sønderkærkomplekset som er udnyttet.

Af bilag 1 fremgår oversigt for hvorledes bygningerne, Sønderkærkomplekset og Enghøjcenteret anvendes fremadrettet.

Fra 2014 forventes der udgifter til

-Energiforbrug på 635.000 kr. for Sønderkærkomplekset og 412.000 kr. for Enghøjcentret. 61 % af arealet på Sønderkærkomplekset benyttes ikke (hvilende) – hvilket vægtet svarer til udgifter for 329.000 kr. 

-Teknisk servicepersonale på Sønderkærkomplekset og teknisk servicepersonale på Enghøjcentret.

-Rengøring kan klares inden for nuværende budget.

Enghøjcenteret forventes fremadrettet at være fuldt udnyttet af bestående, men tilrettede eller flyttede aktiviteter, hvorimod alene dele af  Sønderkærkomplekset benyttes. Det er for den del der IKKE anvendes, der søges udvidet bevilling.

De neutrale budgetomplaceringer, der vil dække de resterende driftsudgifter  inden for forvaltningsområderne, vil blive opgjort i tilknytning til den kommende budgetopfølgning.

For så vidt angår det tekniske personale på de to lokationer gælder det, at disse er omplaceret til kvalitetsforbedringer i Folkeskolen.

Behovet for serviceressource på de to lokationer er opjort til 0,7 medarbejder, svarende til 275.000 kr. fordelt med 0,5 servicemedarbejder til Sønderkærkomplekset og 0,2 servicemedarbejder til varetagelse af Enghøjcentrets serviceopgaver. Dette søges der bevillingsmæssig dækning for.

For så vidt angår rengøring vil budgettet forsat henhøre under By- og Teknikforvaltningen og da der ikke rengøres på hvilende arealer, vil en besparelse kunne anvises her. Dette forhold behandles under særskilt punkt på ØU den 17. februar 2014.    

Økonomiske konsekvenser

De samlede udgifter til drift af hvilende arealer udgør 0, 329 mio. kr., uden planlagt vedligehold. Herudover anløber udgifter til servicemedarbejdere 0, 300 mio. kr.  Derudover er der i budget 2014 afsat 2,7 mio. kr. til rengøring på Sønderkærkomplekset og Enghøjcentret.

Der er således ufinansierede udgifter for i alt 0,629 mio. kr. årligt fra 2014, som foreslås finansieret af kassebeholdningen.

Personalemæssige konsekvenser

Der er ansat teknisk servicepersonale på de to skoler.

Håndteringen af eventuelt overtalligt personale på skolerne sker efter gældende regler på området. Forvaltningerne vil således søge at omplacere eventuelle overtallige medarbejdere til andre institutioner i Hvidovre Kommune. Jævnfør reglerne på området indføres der ansættelsesstop på det tekniske serviceområde indtil samtlige tekniske medarbejdere er omplaceret til andre egnede og passende stillinger.

Bilag

  1. Arealanvendelse Sønderkær og Enghøj - ØU 17.02.2014 (xlsx)

8. Udmøntning af budgetreduktion 2014, Økonomi- og Stabsforvaltningen og By- og Teknikforvaltningen

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

By- og Teknikforvaltning indstiller til Økonomiudvalget at anbefale over for Kommunalbestyrelsen

  1. at godkende forslag til udmøntning af budgetreduktion i 2014 på 462.000 kr. i By- og Teknikforvaltningen.

Sagsfremstilling

På kommunalbestyrelsesmødet den 17. december 2013 blev udmøntning af rammebesparelse på Økonomi- og Stabsforvaltningen samt By- og Teknikforvaltningens områder behandlet. Indstillingen blev godkendt, idet punktet vedrørende rengøring på den tidligere Sønderkærskole blev udsat.

Med beslutningen om ændret skolestruktur den 28. januar 2012, blev det også vedtaget, at de frigivne driftsmidler - på skoleområdet - forblev på området til brug for kvalitetsløft i Hvidovre Kommunes folkeskoler. Dette gjaldt således ikke rengøring, da rengøring hører under By- og Teknikforvaltningen.

Sønderkærskolen er ikke som forudsat solgt og der er delvis aktivitet på ejendommen. 61% af arealet er d.d. ikke benyttet, hvorfor det er muligt for By- og Teknikforvaltningen at anvise tilsvarende besparelse til imødekommelse af budgetreduktionen for 2014 uden kvalitetsmæssige konsekvenser.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen den 17-12-2013

Godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget den 09-12-2013

Punktet vedrørende rengøring på Sønderkær (435.000 kr.) udsættes.

Anbefales godkendt med denne ændring.

Indstilling

Økonomi- og Stabsforvaltningen samt By- og Teknikforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale over for Kommunalbestyrelsen

at godkende forslag til udmøntning af budgetreduktion i 2014 på 938.000 kr. i Økonomi- og Stabsforvaltningen og 507.000 kr. i By- og Teknikforvaltningen.

Sagsfremstilling

Som en del af budgetaftalen for 2013 blev det besluttet, at der skulle ske en budgetreduktion på 0,5 % i 2013, og at denne reduktion skulle stige med 0,5 % i hvert af årene frem til 2016, således at der i 2016 samlet er gennemført besparelser i kommunens drift på ca. 50 mio. kr. varigt.

Reduktionen i budget 2014 mangler at blive udmøntet i Økonomi- og Stabsforvaltningen og delvist i By- og Teknikforvaltningen. I alt skal der findes besparelser for 938.000 kr. i Økonomi- og Stabsforvaltningen og for 507.000 kr. i By- og Teknikforvaltningen.

Forvaltningen har derfor kigget nøje på alle driftskonti og foreslår på den baggrund følgende permanente driftsbesparelser i Økonomi- og Stabsforvaltningen, svarende til i alt 938.000 kr.:

Afdeling

Tema/konto

Beløb i kr.

Bemærkninger/

konsekvenser

Udvikling & Kommunikation

Serviceinformation

50.000

Digitalisering betyder, at der er færre udgifter til trykt materiale.

Medarbejderbladet ”Udsyn”

50.000

Udgift til tryk, fotografering mv. har været mindre, end der oprindeligt var kalkuleret med.

Økonomiudvalgets profileringskonto

50.000

Der har ikke været lige så mange ønsker om profilering af arrangementer i 2012 og 2013 som de foregående år – derfor er udgiften mindre, end der oprindeligt var kalkuleret med.

PersonaleService

Diverse driftskonti, fx inventar, telefoni, diverse i relation til kantinedrift m.v.

538.000

Alle driftskonti på området er gennemgået med henblik på en individuel reduktion. De enkelte konti er således reduceret med et beløb, som ikke forventes at medføre serviceforringelser.

Økonomiafdelingen

Nedlæggelse af en halv stilling

250.000

Besparelsen er fundet via det løbende arbejde med effektivisering og medfører derfor ikke serviceforringelser.

Forvaltningen foreslår desuden følgende permanente driftsbesparelser i By- og Teknikforvaltningen, svarende til i alt 507.000 kr.:

Afdeling

Tema/konto

Beløb i kr.

Bemærkninger/konsekvenser

Vagt- og Sikring

Tyverisikring og

Adgangskontrol

45.000

Besparelsen betyder, at der foretages mindre vedligeholdelse og færre udvidelser på adgangskontrolsystemet samt på alarmanlæg på skoler og andre kommunale bygninger.

Rengøring

Løn

Rengøringsmaterialer

435.000

27.000

Besparelsen betyder ingen serviceforringelser og ingen afskedigelser. Udmøntningen kan foretages indenfor den samlede budgetramme til rengøring, begrundet i at ledige lokaler på Sønderkærskolen ikke rengøres.

Som det fremgår af skemaernes kolonne med ”bemærkninger/konsekvenser” er der tale om budgetreduktioner, som i det store hele kan håndteres som mindre justeringer på de forskellige områder uden større konsekvenser for serviceniveau mv.

Personalemæssige konsekvenser

Der er ingen personalemæssige konsekvenser. Den halve stilling, som spares i Økonomiafdelingen i Økonomi- og Stabsforvaltningen, håndteres ved, at der ikke sker genbesættelse.


9. Danalund Ungdomshus - Ansøgning om støtte til Unicefs arbejde med børnene i Syrien

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Borgmesteren foreslår, at der bevilges et tilskud på 10.000 kr. af Økonomiudvalgets profileringspulje.

For: Gruppe A, F og Ø.

Imod: Gruppe O, V og C, idet det ikke er en kommunal opgave at støtte dette formål.

Undlader: Ingen.

Godkendt.

Indstilling

Økonomi- og Stabsforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

  1. at drøfte ansøgning om støtte til Unicefs arbejde med børn i Syrien.

Sagsfremstilling

Danalund Ungdomshus afholder den 27. februar 2014 et stort støtteshow med plads til 350 personer, hvor al indtægt ved entre på 100 kr. pr. person går ubeskåret og direkte til Unicefs arbejde med børnene i Syrien.

Støtteshowet afholdes i Hvidovre Medborgerhus, hvor flere kendte kunstnere samt Danalunds musicalhold med ca. 25 medlemmer vil optræde gratis.

I den forbindelse ansøger Danalund Ungdomshus om Hvidovre Kommune vil give støtte til Unicefs arbejde med børnene i Syrien.

Bilag

  1. Ansøgning (pdf)
  2. Plakat (pdf)

10. Redegørelse vedrørende Datatilsynets inspektion i henhold til persondataloven

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Ad 1 – 2 Anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

Økonomi- og Stabsforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at nedenstående redegørelse om Datatilsynets inspektion tages til efterretning.
  2. at der under ledelse af Borgmesterkontoret nedsættes en arbejdsgruppe med deltagere fra alle forvaltninger, der skal arbejde for at sikre kommunens overholdelse af persondataloven.

Sagsfremstilling

Datatilsynet udførte den 11. november 2013 en inspektion hos Hvidovre Kommune med henblik på at undersøge, om kommunen overholdte reglerne i persondataloven.

Som bilag 1 vedlægges Datatilsynets inspektionsrapport.

Datatilsynet var generelt tilfreds med resultatet af inspektionen, og påpegede følgende tiltag, som kommunen skulle overveje/iværksætte:

1. (pkt. 4.2) Overvejelse af, hvorvidt fem fællesanmeldelser for anmeldelsespligtige databehandlinger skal anmeldes til Datatilsynet.

Hvidovre Kommune havde allerede inden Datatilsynets inspektion anmeldt størstedelen af fællesanmeldelser, og forvaltningerne har efter inspektionen anmeldt de resterende fem fællesanmeldelser.

2. (pkt. 5.2) Udarbejdelse af procedure for kommunens håndtering af begæringer om indsigt i registreringer om egen person.

Forvaltningerne vil udarbejde en procedure i forbindelse med et leanprojekt om aktindsigtsbegæringer, som er under opstart.

3. (pkt. 9.1) Undersøgelse af, hvorvidt tekst (link) med fortrolige oplysninger om en tidligere direktør må ligge offentligt tilgængeligt på Børnehuset Rosenhøjs hjemmeside.

Børne- og Velfærdsforvaltningen bemærker, at Børnehuset Rosenhøj er en selvejende institution med egen hjemmesideløsning. Institutionen er derfor selv ansvarlig for indholdet på hjemmesiden. Institutionens leder er orienteret om Datatilsynets påtale, og oplysningerne er efterfølgende fjernet fra institutionens hjemmeside.

Det bemærkes yderligere, at den selvstændige sag om offentligt tilgængelige cpr-numre er håndteret af forvaltningerne i overensstemmelse med kommunens procedure herom.

4. (pkt. 11) Udarbejdelse af særlige regler for hjemmearbejdspladser mv. i forbindelse med førstkommende revision af interne bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger.

IT-Afdelingen vurderer, at sådanne regler er indeholdt i Hvidovre Kommunes It-sikkerhedsregler pkt. 11.7.2 – Fjernarbejdspladser, hvor der står, at hjemmearbejdspladser er tilladt, hvis sikkerhedspolitikken i øvrigt bliver overholdt. It-sikkerhedsreglerne revideres en gang årligt.

Forvaltningen bemærker, at kommunen ikke har egentlige hjemmearbejdspladser, men kan stille en række mobile arbejdspladser til rådighed for medarbejderne.

5. (pkt. 13) Overvejelse af, hvorvidt ”bagdøren” ind til Borgerservice fra reposen på trappeopgangen i stueetagen skal være aflåst.

Borgerservice bemærker, at indgangen til Borgerservicecentret fra reposen ikke kan aflåses, da den skal kunne anvendes som flugtvej i tilfælde af brand og andre akutte situationer. Medarbejderne, der anvender den printer, der står inden for døren, er blevet instrueret i, at anvende ”sikker udskrift”, når der printes materiale med personfølsomme oplysninger. ”Sikker udskrift” betyder, at materialet først udskrives, når medarbejderen står ved printeren og indtaster en kode.

Udover ovenstående tiltag har Direktionen besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe med deltagere fra alle forvaltninger, der skal arbejde for at sikre kommunens overholdelse af persondataloven.

Bilag

  1. Datatilsynets rapport, inspektion 11.11.2013 (pdf)

11. Samarbejdsaftale mellem I/S Amager Ressourcecenter og I/S Vestforbrænding vedrørende SMOKA

Beslutning i Teknik- og Miljøudvalget 2014 den 05-02-2014

Anbefales godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Teknik- og Miljøudvalgets indstilling anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

By- og Teknikforvaltningen indstiller Teknik- og Miljøudvalget at anbefale overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at godkende udkast til samarbejdsaftale vedrørende SMOKA.

Sagsfremstilling

Der har siden 2006 været overvejelser om en omorganisering af aktiviteterne vedrørende farligt affald, som i dag varetages i regi af det kommunale fællesskab I/S SMOKA, herunder en sammenlægning med de aktiviteter vedrørende farligt affald, som i dag varetages i regi af andre kommunale fællesskaber, herunder I/S Vestforbrænding. 

I 2013 har parterne IS/ Amager Ressourcecenter (ARC), I/S SMOKA og I/S Vestforbrænding haft drøftelser om at sikre en fremtidig organisering af håndteringen af det farlige affald, som indebærer, at ARC og I/S Vestforbrænding i regi af en ”AV Miljø lignende model” overtager aktiviteterne, som i dag varetages af I/S SMOKA og I/S Vestforbrænding.

Der er nu mellem I/S SMOKA, ARC og I/S Vestforbrænding enighed om en ny samarbejdsmodel.

Formålet med det nye samarbejde er dels at bevare kommunernes beredskab til håndtering af miljøuheld og kapacitet til servicering af kommunernes ordninger til farligt affald, dels at effektivisere og udnytte ressourcerne bedre i relation til drift af ordninger til håndtering af farligt affald for borgere og virksomheder i kommunerne.

Den nye model indebærer, at I/S SMOKA sælger alle aktiver til ARC og I/S Vestforbrænding samt overdrager medarbejdere og aftaler med henblik på en efterfølgende opløsning af selskabet og udlodning af formuen.

Samtidig videreføres alle farligt affald-aktiviteter, sammen med de tilsvarende aktiviteter i Vestforbrænding regi, i et nyt ”AV-Miljø-lignende” samarbejde mellem ARC og I/S Vestforbrænding.

Juridisk ramme – samarbejdsaftale

Rammen for det nye samarbejde er vedlagte samarbejdsaftale, som bygger på samme principper som samarbejdsaftalen for AV Miljø.

Aftalen, der er udarbejdet af Bech-Bruun, fastlægger, at ejerforholdene i det fremtidige samarbejde om håndtering af farligt affald er delt 50/50 mellem ARC og Vestforbrænding, som det også er tilfældet i AV Miljø. Ejerfordelingen afspejler i det væsentligste den andel af de affaldsmængder, som henholdsvis ARC og

Vestforbrændings ejerkommuner leverer til det nye samarbejde.

Samarbejdet fortsættes under navnet ”SMOKA” (uden I/S) og styres i det daglige af et driftsudvalg bestående af direktørerne for ARC og I/S Vestforbrænding. Samarbejdet vil desuden købe løsning af visse administrative opgaver af ARC, herunder bogføring og personaleadministration.

Samarbejdsaftalen træder i kraft, når den er godkendt i begge selskabers bestyrelser, i Statsforvaltningen og ARCs 5 ejerkommuner. Aftalen er forhåndsgodkendt af Statsforvaltningen og tilrettet efter Statsforvaltningens bemærkninger.

For ARCs vedkommende er det vurderingen, at vedtægtens § 11 stk.5, der i uddrag lyder:

Beslutning om […….] indtræden i andre interessentskaber, selskaber m.v. i

henhold til § 3, stk. 2, kræver vedtagelse i samtlige interessenters kommunalbestyrelser…..

indebærer, at ARCs 5 ejerkommuner skal godkende, at ARC indtræder i samarbejdsaftalen. ARCs advokat deler denne vurdering.

Baggrunden herfor er, at samarbejdsaftalen i realiteten vurderes at have karakter af at være et interessentskab, der i sidste ende kan forpligte ARCs interessentkommuner.

Kravet om godkendelse af samarbejdsaftalen i ARCs ejerkommuner betyder, at samarbejdsaftalen formelt set ikke kan træde i kraft, før denne godkendelse foreligger.

På den baggrund vil der – indtil godkendelse af samarbejdsaftalen foreligger - blive iværksat et midlertidigt samarbejde om farligt affald i regi af ARC. Det midlertidige samarbejde vil alene skulle fungere indtil en godkendelse fra alle ejerkommuner foreligger.

Derefter vil samarbejdet videreføres i regi af samarbejdsaftalen. Den midlertidige løsning for opstart af samarbejdet er accepteret af Vestforbrænding, er iværksat, og vil foregå med afsæt i det faktiske indhold i samarbejdsaftalen. Det midlertidige samarbejde er beskrevet i vedlagte notat.

Indholdet i det nye samarbejde

Det har været centralt i drøftelserne mellem ARC og I/S Vestforbrænding at etablere en fælles forståelse for det fremadrettede forretningsgrundlag for de aktiviteter, der fremover skal drives i fællesskab.

Der er enighed om, at alle ordninger og ydelser vedrørende farligt affald, som SMOKA og Vestforbrænding i dag tilbyder borgere og virksomheder, i første omgang fortsætter uændret.

Samarbejdet skal varetage de samme aktiviteter vedrørende farligt affald, som i dag varetages af I/S SMOKA og I/S Vestforbrænding. Formålet med det nye samarbejde er dels, at bevare kommunernes beredskab til håndtering af miljøuheld og kapacitet til servicering af kommunernes ordninger til farligt affald, dels at effektivisere og udnytte ressourcerne bedre i relation til drift af ordninger til håndtering af farligt affald for borgere og virksomheder i kommunerne.

Der er opgjort et umiddelbart effektiviseringspotentiale ved et nyt samarbejde på 0,9 mio. kr. Besparelsen fremkommer ved at en del administrative ledelsesomkostninger bortfalder.

Der er to typer aktiviteter i samarbejdet:

·en basisydelse, til sikring af eksistensen af samarbejdet, herunder beredskab

·tilvalgsydelser, som er brugerfinansierede

Basisydelsen består i opretholdelsen af et beredskab for modtagelse for farligt affald, således at et beredskab er på plads til håndtering af uheld med videre samt mulighed for aflevering af farligt affald døgnet rundt.

I/S SMOKA stiller i dag en tilsvarende ydelse til rådighed.

Basisydelsen finansieres af en takst, der fordeles på interessenterne i forhold til indbyggertallet inden for den enkelte interessents geografiske område. Taksten vil således ikke blive beregnet på grundlag af brugen af Nyt SMOKA. Finansieringen af basisydelsen vil ske over ikke-forbrugsafhængige takster (atakst) fastsat og opkrævet af ARC og Vestforbrænding jævnfør vedlagte notat. Taksten er i 2014 fastsat til

2,74 kr. pr. indbygger og forventes i 2015 at falde til 2,17 kr. pr. indbygger.

Derudover kan kommunerne indgå aftale med selskaberne om levering af konkrete ydelser (indsamling, transport, rådgivning, deklarering, omlastning, nedpakning mm.), som det også er tilfældet i I/S Vestforbrændings fællesordninger i dag.

Det nye samarbejde betyder, at der gennemføres en medarbejderoverdragelse fra I/S Vestforbrænding og I/S SMOKA til ARC, hvor ansættelserne formelt sker.

Tilsvarende ordning gælder i dag for AV Miljø.

Økonomi

De økonomiske vilkår for overtagelsen af de aktiver, der knytter sig til aktiviteterne i I/S SMOKA og Vestforbrændings aktiviteter for farligt affald, tager afsæt i en ensartet værdisætning af de to virksomheder.

Værdisætningen er udarbejdet af Deloitte og indikerer en værdi pr. 31. december 2012 af I/S SMOKA på ca. 19 mio. kr. inklusiv likvider på 8.5 mio. kr., som bliver i SMOKA, og en værdi af Vestforbrændings tilsvarende aktiviteter på 0.8 mio. kr. Aktiverne på 0.5 mio. kr. bliver i I/S Vestforbrænding og kommer over som en løbende udgift i SMOKA. Værdisætning er godkendt af bestyrelserne i ARC, SMOKA og I/S Vestforbrænding.

Den endelige købspris for aktiverne vil blive opgjort pr. 31.december 2013 og deles 50/50 mellem ARC og I/S Vestforbrænding. Tilsvarende vil værdien af I/S Vestforbrændings aktiviteter for farligt affald blive opgjort pr. 31.december 2013, hvorefter ARC udreder 50 pct. af værdien heraf overfor I/S Vestforbrænding.

Aktiviteterne på Prøvestenen og i Høje-Taastrup fortsætter indtil videre uændret, og de administrativeopgaver i det nye SMOKA vil primært blive løst fra AV-Miljøs kontorer i Avedøre.

ARC forventer at indgå en administrationsaftale med I/S SMOKA og Vestforbrænding om varetagelse af en række administrative- og personalemæssige forhold i medfør af samarbejdsaftalen.

Opløsning af I/S SMOKA

En godkendelse af samarbejdsaftale indebærer, at I/S SMOKA opløses. I overensstemmelse med de gældende vedtægter for I/S SMOKA skal beslutning om opløsning og vilkårene herfor træffes af interessentkommunernes kommunalbestyrelser, ligesom vilkårene herfor skal godkendes af Statsforvaltningen.

I/S SMOKA’s opløsning er beskrevet under et andet dagsordenspunkt.

Bilag

  1. Udkast af 15. november 2013 til samarbejdsaftale vedrørende SMOKA (pdf)
  2. Notat af 19. december 2013 om midlertidig drift af farlig affald aktiviteter, fra Amager Ressourcecenter (pdf)
  3. Værdiansættelse af modtagecenter for farligt affald, dateret 10. juni 2013, fra Deliotte (pdf)

12. Aflæggelse af anlægsregnskab - Teknik- og Miljøudvalget

Beslutning i Teknik- og Miljøudvalget 2014 den 05-02-2014

Godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Teknik- og Miljøudvalgets indstilling anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

By- og Teknikforvaltningen indstiller til Teknik- og Miljøudvalget at anbefale over for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at anlægsregnskab for projekt nr. 2387 godkendes.

Sagsfremstilling

Anlægsregnskab for følgende projekt:

Regnskab

Bevilling i alt

Projekt nr. 2387

Jordtip

179.354

-16.000

1.253.000

-500.000

Økonomiske konsekvenser

Fremgår af specifikationen på anlægsregnskabet.

Bilag

  1. Anlægsregnskab projekt nr. 2387, Jordtip (pdf)

13. Opløsning af det fælleskommunale samarbejde om farligt affald - I/S SMOKA, Storkøbenhavns Modtagestation for Olie og Kemikalieaffald

Beslutning i Teknik- og Miljøudvalget 2014 den 05-02-2014

Anbefales godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Teknik- og Miljøudvalgets indstilling anbefales godkendt med den bemærkning, at udlodningen på 825.889,00 kr. fordeles således, at andelen svarende til det oprindelige driftstilskud konteres på den konto, hvor kommunen i sin tid konterede beløbet. Den resterende andel af udlodningen konteres på konto 1.38.64 ”Ordninger for farligt affald”.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

By- og Teknikforvaltningen indstiller til Teknik- og Miljøudvalget at anbefale overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at godkende en opløsning af det fælleskommunale samarbejde om farligt affald, selskabet I/S SMOKA (I/S Storkøbenhavns Modtagestation for Olie- og Kemikalieaffald),
  2. at godkende revisionsfirmaet Deloitte A/S’s anbefalede fordelingsnøgle for udlodning af I/S SMOKA’s likvide formue.

Sagsfremstilling

Det nuværende I/S SMOKA – Storkøbenhavns Modtagestation for Olie- og Kemikalieaffald – er et fælleskommunalt interessentskab med hjemmel i styrelseslovens § 60. Der består af følgende kommuner i det storkøbenhavnske område: Ballerup, Brøndby, Dragør, Egedal, Frederiksberg, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Glostrup, Herlev, Hvidovre, Ishøj, København, Lyndby-Taarbæk, Rødovre og Tårnby.

Der har siden 2006 været overvejelser om en omorganisering af aktiviteterne vedrørende farligt affald, som i dag varetages i regi af det kommunale fællesskab I/S SMOKA, herunder en sammenlægning med de aktiviteter vedrørende farligt affald, som i dag varetages i regi af andre kommunale fællesskaber, herunder I/S Vestforbænding. Dette med henblik på sikring af en fremtidig håndtering af farligt affald i regionen og tilpasning af ledelsesstrukturen i forhold til virksomhedens størrelse.

Bestyrelsen for I/S SMOKA har under et bestyrelsesmøde den 18. september 2013 besluttet, at indstille til repræsentantskabet og interessentkommunerne at gennemføre en omorganisering af aktiviterne vedrørende farligt affald, hvorved I/S SMOKA opløses.

I/S SMOKA repræsentantselskab besluttede under et ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 10. oktober 2013, at indstille til interessentkommunerne at opløse I/S SMOKA i forbindelse med omorganisering af aktiviteterne vedrørende farligt affald.

Model for omorganisering

Efter den planlagte model for omorganisering af aktiviteterne vedrørende farligt affald opløses I/S SMOKA og aktiver med videre overdrages til interessentskabet (Nyt SMOKA) med I/S Amager Ressourcecenter og I/S Vestforbrænding som interessenter. Se også redegørelsen vedrørende reorganisering af I/S SMOKA.

Nyt SMOKA vil blive organiseret i henhold til en samarbejdsaftale, hvorefter I/S Amager Ressourcecenter og I/S Vestforbrænding hver ejer og internt hæfter 50/50. Udkast til samarbejdsaftale er udarbejdet efter samme model som deponisamarbejdet AV Miljø mellem I/S Amager Ressourcecenter og I/S Vestforbrænding.

Det betyder, at Nyt SMOKA vil blive ledet af et driftsudvalg bestående af direktørerne for Amager Ressourcecenter og Vestforbrænding. Alle beslutninger i driftsudvalget kræver enstemmighed. Bestyrelserne for Amager Ressourcecenter og Vestforbrænding træffer beslutninger om Nyt SMOKA’s opgaver, budget, herunder takster, årsregnskab samt valg af revisor.

Udkast til samarbejdsaftale har været forelagt Statsforvaltningen, som i brev af 22. oktober 2013 har udtalt, at udkastet til samarbejdsaftale ikke indebærer en kompetenceoverdragelse, hvorfor der ikke er tale om et kommunalt fællesskab godkendt efter kommunestyrelseslovens § 60.

Samtidig har Statsforvaltningen forhåndsgodkendt I/S Amager Ressourcecenters og I/S Vestforbrændings deltagelse i Nyt SMOKA efter lånebekendtgørelsens § 14. I/S SMOKA og I/S Vestforbrændings aktiver mv. vedrørende farligt affald overdrages til Nyt SMOKA, som ejes I/S Amager Ressourcecenter og I/S Vestforbrænding.

Overdragelsen skal ske i henhold til Deloittes rapport af 10. juni 2013 omfattende estimering af værdierne af I/S SMOKA"s aktiviteter og I/S Vestforbrændings aktiviteter.

Medarbejderne overdrages til I/S Amager Ressourcecenter.

Nyt SMOKA’s aktiviteter og finansiering

Nyt SMOKA skal varetage de samme aktiviteter vedrørende farligt affald, som i dag varetages af I/S SMOKA og I/S Vestforbrænding, herunder også de eksisterende tilvalgsordninger hos Vestforbrænding. Formålet med det nye samarbejde er dels, at bevare kommunernes beredskab til håndtering af miljøuheld og kapacitet til servicering af kommunernes ordninger til farligt affald, dels at effektivisere og udnytte ressourcerne bedre i relation til drift af ordninger til håndtering af farligt affald for borgere og virksomheder i kommunerne.

Der er opgjort et umiddelbart effektiviseringspotentiale ved et nyt samarbejde på 0,9 mio. kr. Besparelsen fremkommer ved at en del administrative ledelsesomkostninger bortfalder. Ydelserne opdeles i en basisydelse og i andre tilvalgsydelser.

Basisydelsen består i opretholdelsen af et beredskab for modtagelse for farligt affald, således at et beredskab er på plads til håndtering af uheld mv. samt mulighed for aflevering af farligt affald døgnet rundt. I/S SMOKA stiller i dag en tilsvarende ydelse til rådighed.

Basisydelsen finansieres af en kapacitetstakst, der fordeles på interessenterne i forhold til indbyggertallet inden for den enkelte interessents geografiske område. Taksten vil således ikke blive beregnet på grundlag af brugen af Nyt SMOKA. Finansieringen af basisydelsen vil ske over ikkeforbrugsafhængige takster (a-takst) fastsat og opkrævet af I/S Amager Ressourcecenter og I/S Vestforbrænding. Taksten er i 2014 fastsat til 2,74 kr. pr. indbygger og forventes i 2015 at falde til 2,17 kr. pr. indbygger.

Tilvalgsydelserne består af de ydelser, som I/S SMOKA også varetager i dag. Tilvalgsydelserne finansieres ved variable takster, der beregnes på grundlag af de omkostninger, der er forbundet med håndteringen af farligt affald i forbindelse med den enkelte ydelse.

Opløsning af I/S SMOKA og vilkår for opløsningen

Den planlagte model for omorganiseringen af aktiviteterne vedrørende farligt affald indebærer, at I/S SMOKA opløses. I overensstemmelse med de gældende vedtægter for I/S SMOKA skal beslutning om opløsning og vilkårene herfor træffes af interessentkommunernes kommunalbestyrelser, ligesom vilkårene herfor skal godkendes af Statsforvaltningen.

Deloitte har udarbejdet forslag til vilkår for opløsningen, som fremgår af Deloittes notat af 9. september 2013. Notatet indeholder forslag til forskellige modeller for opløsningsvilkår. De af Deloitte anbefalede vilkår (model 1) indebærer, at interessentkommunernes indskud i forbindelse med stiftelsen af I/S SMOKA udbetales forlods til interessentkommunerne, hvorefter den resterende kapital udloddes til interessentkommunerne i forhold til det senest opgjorte indbyggertal i interessentkommunerne.

Det drejer sig om kr. 825.889,00 for Hvidovre kommune.

De anbefalede opløsningsvilkår (model 1) har været forelagt Statsforvaltningen, som har forhåndsgodkendt disse i brev af 22. oktober 2013 under forudsætning af, at interessentkommunerne er enige i vilkårene.

I/S SMOKA´s bestyrelse og repræsentantskab indstiller til kommunalbestyrelserne, at kommunerne godkender opløsningen og vilkårene for opløsningen.

Bilag

  1. Redegørelse af 5. december 2013 vedrørende Reorganisering af I/S SMOKA fra I/S SMOKA (pdf)
  2. Statsforvaltningens brev af 22. oktober 2013 til Bech-Bruun vedrørende I/S SMOKA - forhåndsgodkendelse af opløsning (pdf)
  3. Værdiansættelse af modtagecenter for farligt affald, dateret 10. juni 2013, fra Deloitte (pdf)
  4. Deliottes notat af 9. seotenber 2013 om udlodning af kaptal i I/S SMOKA ved opløsning (pdf)
  5. Udkast af 15. november 2013 til samarbejdsaftale vedrørende SMOKA (pdf)

14. Afgørelse fra Forsyningssekretariatet om modtaget rådighedsbeløb for 2011, samt opfølgning på Hvidovre Kommunes henvendelse til KL om vejbidrag

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Ad 1 – 4 Godkendt.

Indstilling

By- og Teknikforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

  1. at orientering om afgørelse fra Forsyningssekretariatet vedrørende modtaget rådighedsbeløb for 2011, tages til efterretning.
  1. at godkende anbefaling om, at Hvidovre Kommune vælger 60 % modregningsordning ved modregning i statstilskud for modtagelse af rådighedsbeløb 2011.
  1. at orientering om henvendelse til KL og status på sagen omkring Forsyningssekretariatets afgørelser om underbetaling på vejafvandingsbidrag 2007-2011 tages til efterretning.
  1. at godkende forslag til et videre forløb, hvor Hvidovre Kommune afventer den retslige domstolsafgørelse omkring samme sag, mellem Randers Kommune og Staten (Forsyningssekretariatet).

Sagsfremstilling

Den 28. oktober 2013 har Hvidovre Kommune modtaget Forsyningssekretariatets afgørelse for 2011, med fastsættelse af rådighedsbeløb på 3,4 mio. kr.

Forsyningssekretariatet underkender hermed Hvidovre Kommunes beregning af vejafvandingsbidrag, da sekretariatet ikke finder at kommunens beregninger, samt grundlag, udviser en kostægte andel af de reelle omkostninger. Dermed konkluderer Forsyningssekretariatet, at Hvidovre Kommune har underbetalt for vejafvandingen, og altså har modtaget en større ydelse end den modsvarende betaling berettiger til.

Forsyningssekretariatet har, i samme sag, for tidligere år truffet tilsvarende afgørelse, den 4. september 2012, om at Hvidovre Kommune har modtaget et samlet rådighedsbeløb i perioden 2007-2010 på 9,1 mio.kr., fra underbetaling af vejafvandingsbidrag til HOFOR Spildevand Hvidovre A/S (tidligere Hvidovre Spildevand A/S). Økonomiudvalget godkendte den 22. april 2013 i denne afgørelse, at benytte 60 % modregningsordning, samt at rette henvendelse til KL om kommunens handlemuligheder.

Forsyningssekretariatet fører tilsyn med, om der anvendes midler fra kommunale vandselskaber til aktiviteter, der ikke er forbundet med deres drift.

Hver kommune skal årligt indberette alle uddelinger eller vederlag af økonomisk værdi for kommunen, som kommunen har modtaget fra et kommunalt vandselskab. Enhver form for transaktion mellem forsyningsselskab og kommune, som er ud over de lovgivningsmæssige rammer, og/eller ikke kan underbygges som kostægte, betragtes som uddeling, og defineres som modtaget rådighedsbeløb. Har kommunen ikke modtaget rådighedsbeløb, skal dette også indberettes.

Indberetningen skal efterfølgende bekræftes, til Forsyningssekretariatet, af kommunens revisor via en revisorerklæring.

Forsyningssekretariatet træffer herefter afgørelse om, hvorvidt kommunens indberettede rådighedsbeløb mv. kan godkendes. I de tilfælde hvor Forsyningssekretariatet ikke kan godkende en indberetning, fastsætter Forsyningssekretariatet rådighedsbeløb mv., som efterfølgende meddeles til Økonomi- og Indenrigsministeriet, til modregning i kommunernes statstilskud.

Det fremgår af stoploven, at forsyningssekretariatets afgørelse ikke kan påklages til en anden administrativ myndighed, men kan indbringes for domstolene. Der er i stoploven ikke anført nogen tidsfrist for at indbringe sagen for en domstol.  Indtil videre er det kun Randers kommune der har benyttet sig af denne mulighed, og denne sag er så ny at den endnu ikke kan give nogen præcedens/vejledning i lignende sager.

Afgørelsen om modtaget rådighedsbeløb, kan udredes ved betaling af beløbet til HOFOR Spildevand Hvidovre A/S, og vil ellers som nævnt blive modregnet i statstilskuddet.

Tilbagebetaling til HOFOR Spildevand Hvidovre A/S er den dyreste løsning, og i øvrigt ikke på nuværende tidspunkt en reel mulighed, da dette skulle have været foretaget og dokumenteret inden for 6 uger efter dato for afgørelsen.

Ved modregning meddeles dette til kommunen fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet, og kommunen kan herefter vælge at deponere. Ved deponering vil det i praksis betyde, at der modregnes 40 % af modtaget rådighedsbeløb, og de resterende 60 % skal deponeres på en konto som herefter frigiver beløbet lineært over 10 år. Foretager kommunen ingen deponering modregnes der 60 % af modtaget rådighedsbeløb i statstilskud.

By- og Teknikforvaltningen anbefaler, at der vælges modregning i statstilskuddet, uden deponering. Der modregnes derved 60 % af modtaget rådighedsbeløb, svarende til 2,0 mio. kr.

Hvidovre Kommune har for 2012, og fremefter, ændret betalingssatsen for vejafvandingsbidrag, og der bør derfor ikke i Forsyningssekretariatets kommende afgørelse fra 2012 være nogen efterregulering af dette bidrag.

Siden vedtagelsen, og gennemførelsen, af Stoploven har der været stor usikkerhed omkring tolkning og opfølgning af loven, særligt omkring grundlag for og beregning af vejafvandingsbidraget. Derfor har der i denne forbindelse været en løbende dialog mellem KL og staten, som dog indtil videre endnu har givet nogen endelig klarhed på området.

Efter godkendelse af Økonomiudvalget den 22. april 2013, rettede Hvidovre Kommune henvendelse til KL den 11. juni 2013, for at få en afklaring af kommunens handlemuligheder, og eventuel information om hvorledes de øvrige kommuner stillede sig i sagen, samt eventuel anbefaling.

Fra KL’s respons på denne henvendelse den 10. oktober 2013, fremgår det at Hvidovre Kommunes sag omkring vejafvandingsbidraget har lighed med en række andre kommuner, men at en konkret vurdering af kommunens sag kan foretages af advokatfirmaet Horten, som også fører sagen for Randers Kommune. Herudover vil KL kun kunne bistå kommunen som biintervenient, med maksimale udgifter for KL på 10.000 kr.

Teknisk Forvaltning anbefaler derfor, at endelig stillingstagen til eventuel retssag mod staten i denne sag, afventer det videre forløb af sagen mellem Randers Kommune og Staten.

Økonomiske konsekvenser

Afgørelsen for 2011 viser, at Hvidovre Kommune har betalt for lidt i vejafvandingsbidrag, svarende til modtagelse af et rådighedsbeløb på 3,4 mio. kr. fra HOFOR Spildevand Hvidovre A/S.

Modregning i statstilskud vil ske med 40-60 % afhængig af om kommunen vælger at foretage en deponering.

Uden deponering vil Forsyningssekretariatets afgørelse indebære at der vil ske en modregning i kommunens statstilskud med 2,0 mio. kr., svarende til 60 %. Ved deponering vil modregning blive 1,4 mio. kr., svarende til 40 %.

Bilag

  1. Afgørelse fra Forsyningssekretariatet rådighedsbeløb modtaget 2011. (pdf)
  2. Brev til KL vedrørende forsyningssekretariatets afgørelse omkring vejbidrag 2007-2010 (pdf)
  3. KL's svar på henvendelse omkring vejbidrag (pdf)

15. Genplacering af Quark Centret. Projekt nr. 3425. Orientering om fondsansøgninger samt bevillingsansøgning til fåre- og formidlingshus.

Beslutning i Teknik- og Miljøudvalget 2014 den 15-01-2014

Ad 1: Taget til efterretning.

Ad 2 og 3: For: A, O og V

                Undlader: C og H

                Anbefales godkendt.

Ad 4: Karl Erik Høholt Jensen (V) foreslår, at restfinansieringen findes inden for Børne- og undervisningsudvalgets budgetområde.

For: V, H og O

Imod: A

Undlader: C

Anbefales godkendt.

Udvalget ønsker, at fondsansøgninger forelægges til politisk godkendelse forud for afsendelse.

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 20-01-2014

Udsættes til efter behandling i Børne- og Undervisningsudvalget.

Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget 2014 den 06-02-2014

Ad. 1 Anbefales taget til efterretning.

Ad. 2 A, O og V stemmer for. H undlod at stemme.

Anbefales godkendt.

Ad. 3 A, O og V stemmer for. H undlod at stemme.

Anbefales godkendt.

Ad. 4 Anbefales godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Ad 1 – 3 Teknik- og Miljøudvalget og Børne- og Undervisningsudvalgets indstilling anbefales godkendt.

For: Gruppe A, O, V, F og Ø.

Imod: Ingen.

Undlader: Gruppe C.

Godkendt.

Ad 4 Børne- og Undervisningsudvalgets indstilling anbefales godkendt.

For: Gruppe A, O, F og Ø.

Imod: Gruppe V under henvisning til bemærkning.

Undlader: Gruppe C.

Godkendt.

Fondsansøgninger forelægges til politisk godkendelse forud for afsendelse.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Ad. 1-3:

For: Gruppe A, F, O, V, Ø og Liste H.

Imod: Gruppe C.

Ad. 4:

For: Gruppe A, F, O, Ø, Liste H og Annette Møller Sjøbeck (V).

Imod: Gruppe C og Karl Erik Høholt Jensen (V) under henvisning til bemærkning.

Godkendt med den bemærkning, at fondsansøgninger forelægges til politisk godkendelse forud for afsendelsen.

Indstilling

By- og Teknikforvaltningen indstiller til Teknik- og Miljøudvalget, og Børne- og Velfærdsforvaltningen indstiller til Børne- og Undervisningsudvalget at anbefale overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at tage orienteringen om fondsansøgninger til fåre - og formidlingshus til efterretning.                                                
  2. at der i stedet for et fårehus opføres et fåre - og formidlingshus i tilknytning til Quark Centret. Udgiften hertil udgør i alt 1.100.000 kr.                                                                                              
  3. at der til projekt nr. 3425, Genetablering af Quark Centret, til et fåre- og formidlingshus afsættes rådighedsbeløb i 2014 og gives tilsvarende tillæg til anlægsbevilling på 780.000 kr. til medfinansiering af fåre- og formidlingshus, således at den samlede anlægsbevilling og rådighedsbeløb herefter udgør i alt 7.880.000 kr.                                                                   
  4. at der til projekt nr. 3425, Genetablering af Quarkcentret, til fåre - og formidlingshus afsættes rådighedsbeløb i 2014 og gives anlægsbevilling til indtægter på 670.000 kr. Restfinansiering på 110.000 kr. finansieres af kassebeholdningen, idet ekspropriationserstatning i forbindelse med anlæg af ny jernbane tilgår kassen.

Sagsfremstilling

Den 18. december 2012 godkendte Kommunalbestyrelsen en ny placering af Quark Centret, og at der til projekt nr. 3425, Genplacering af Quark Centret, afsættes rådighedsbeløb i 2013 på 6.000.000 kr. og gives tilsvarende anlægsbevilling, således at den samlede anlægsbevilling herefter udgør i alt. 6.500.000 kr. Endvidere at rådighedsbeløbet i 2013 på 6.000.000 kr. finansieres af kassebeholdningen idet en forventet ekspropriationserstatning i forbindelse med anlæg af ny jernbane tilgår kassen.

Den 26.februar 2013 godkendte Kommunalbestyrelsen endvidere det af gruppe A og F stillede ændringsforslag, at det nye center kan opføres som et såkaldt passivhus, og at anlægsbevillingen og rådighedsbeløb til dette, 600.000 kr. finansieres af kassebeholdningen.

Den samlede anlægsbevilling og rådighedsbeløb til genplacering af Quarkcentret udgør i alt  7.100.000 kr.

Som en del af det nye Quarkcenter skal opføres et fårehus, hvilket pt. foreligger på skitseniveau. I december 2012, i forbindelse med bevillingsansøgningen til Quark blev politisk behandlet, drøftede repræsentanter for Børne- og Velfærdsforvaltningen, By - og Teknikforvaltningen, lederen af Quark Centret, Flemming S. Hansen samt ekstern rådgiver, muligheden for at søge fonde til medfinansiering af et fåre - og formidlingshus til Quark.

Baggrunden herfor var, at økonomien for det nye Quark var meget begrænset, og deri budgetrammen derfor kun er afsat 320.000 kr. til etablering af et lille fårehus til dyrene. Fårehuset foreligger på projektforslagsniveau.

Et fåre - og formidlingshus, som ligeledes foreligger på projektforslagsniveau, vil ifølge Quarks ledelse kunne øge Quarkcentrets pædagogiske og formidlingsmæssige muligheder. Huset indeholder et rum, hvor besøgende kan opleve fårene imens en naturvejleder eller et foreningsmedlem fra ko - eller fåregræsserforeningen informerer om fårenes liv og om den øvrige natur på Avedøresletten. Huset udstyres i øvrigt med et foderrum, en overdækket terrasse med borde og bænke, et toilet samt et udendørs køkken. Den samlede økonomi til etablering af fåre- og formidlingshuset er beregnet til i alt 1,1 mio kr.

Tilføjelsen af fåre- og formidlingshuset kræver, ligesom rodzoneanlæggets omplacering, en landzonetilladelse. Derfor er fåre- og formidlingshuset medtaget i det reviderede projekt, som nu er sendt i høring blandt naboer og høringsberettigede organisationer mv. En landzonetilladelse vil ikke stille krav til at opføre byggeriet, men udelukkende give tilladelse hertil. Et eksisterende multiflexhus, som Quark har fået overdraget af Bane Danmark, overflyttes fra det gamle Quark til det nye, og vil kunne udgøre et midlertidigt shelter for dyrene indtil det er klarlagt, om et er det lille fårehus eller det store fåre- og formidlingshus, som skal opføres.

Fondsansøgningerne blev udarbejdet af Flemming S. Hansen, og i enighed med Børne- og Velfærdsforvaltningen. By - og Teknikforvaltningen har ikke deltaget i udarbejdelse af fondsansøgningerne, men er løbende blevet holdt orienteret.

I december 2012 blev fremsendt ansøgning til Max Fodgaard fonden, somhar bevilget kr. 20.000. Kommunen modtog fondsmidlerne den 26. november 2013. I marts 2013 blev fremsendt ansøgning til Friluftsrådet, som efterfølgende har bevilget kr. 500.000. Nyheden om dette blev offentliggjort på kommunens intranet den 17. september 2013 og i Hvidovre Avis den 12. september 2013. I september 2013 blev fremsendt ansøgning til Lokale- og Anlægsfonden, som omkring 1. november 2013 bevilgede kr. 150.000 til den del af fåre - og formidlingshuset, som udgør formidlingsdelen, samt handicaptoilettet.

Den samlede mængde fondsmidler udgør i alt 670.000 kr. Dette beløb tillagt det i projektet reserverede beløb til fårehus på 320.000 kr. udgør således i alt 990.000 kr. Der er således en manko på 110.000 kr.

Friluftsrådet og Lokale- og Anlægsfonden har pr. november 2013 oplyst, at deres fondsmidler først vil blive udbetalt, når fåre - og formidlingshuset er opført.

By- og Teknikforvaltningen og Børne- og Velfærdsforvaltningen anbefaler på den baggrund, at kommunen, når landzonetilladelse foreligger,opfører et fåre- og formidlingshus, at kommunen tager imod de tildelte fondsmidler på i alt 670.000 kr., og at kommunen medfinansier projektet med 110.000 kr., som er differencen mellem de bevilgede fondsmidler, det afsatte beløb på projektet, 320.000 kr. til fårehus, og de kalkulerede udgifter til et fåre- og formidlingshus.

Økonomiske konsekvenser

Der er til projekt nr. 3425, Genplacering af Quark-Centeret afsat rådighedsbeløb og givet anlægsbevilling på i alt 7.100.000 kr.


16. Letbanen på Ring 3 - Indgåelse af aftale om stiftelse

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Ad 1 – 2 Anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

By- og Teknikforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget at anbefale overfor Kommunalbestyrelsen

  1. at rammerne - idet redaktionelle justeringer ikke kræver fornyet godkendelse – i følgende udkast til stiftelsesdokumenter godkendes:

·Stiftelsesdokument (Bilag nr. 1)

·Vedtægt for Ring 3 Letbane I/S (Bilag nr. 7)

·Ejeraftale (Bilag nr. 9)

·Aftale mellem Ring 3 Letbane I/S og de enkelte kommuner/Region Hovedstaden (Bilag nr. 8 og 3)

  1. at borgmesteren bemyndiges til - på grundlag af de rammer der er beskrevet i stiftelsesdokumenterne - at stifte Ring 3 Letbane I/S sammen med de øvrige interessenter, Staten, Region Hovedstaden og de øvrige involverede kommuner.

Sagsfremstilling

Baggrund

Kommunalbestyrelsen besluttede den 30. april 2013, punkt 15:

1.at godkende Udredning om letbane på Ring 3, som grundlag for lovgivning om og etablering af letbane på Ring 3,

2.at borgmesteren bemyndiges til at indgå aftale med Staten, Region Hovedstaden og de øvrige involverede kommuner om en Letbane på Ring 3 indenfor de overordnede økonomiske og organisatoriske rammer i vedlagte forslag til principaftale.

Letbaneprojektet er beskrevet i bilag 2.

Den 20. juni 2013 blev der indgået en principaftale mellem Staten ved Transportministeriet, Region Hovedstaden og Lyngby-Taarbæk Kommune, Gladsaxe Kommune, Herlev Kommune, Rødovre Kommune, Glostrup Kommune, Albertslund Kommune, Brøndby Kommune, Høje-Taastrup Kommune, Hvidovre Kommune, Vallensbæk Kommune og Ishøj Kommune om anlæg og drift af en letbane på Ring 3.

Af principaftalen fremgår, at parterne – så snart loven om letbanen på Ring 3 hjemler mulighed herfor – stifter et interessentskab.

Formålet med stiftelsesdokumenterne er

-at fastlægge det formelle juridiske, økonomiske og aftalemæssige grundlag for interessentskabet.

-at regulere ejerforhold og interessenternes forhold til selskabet.

Stiftelsesdokumenterne udmønter sammen med lovgrundlaget principaftalen.

Stiftelsesdokumenter

Stiftelsesdokumenterne består af følgende vedlagte dokumenter:

Dokument

Beskrivelse

Godkendelse/ orientering

Stiftelsesdokument

Aftale mellem interessenterne om stiftelse af Ring 3 Letbane I/S

Kan betragtes som et overordnet dokument, der binder øvrige dokumenter sammen

Til godkendelse

Bilag nr. 1

Vedtægt for Ring 3

Letbane I/S

Fastlægger selskabets ejerforhold, finansiering, organisering (herunder rammerne for interessentskabs-, kvartals- og bestyrelsesmøder)

Til godkendelse

Bilag nr. 7

Ejeraftale

Fastlægger og regulerer de 11 kommunernes indbyrdes forhold i relation til Ring 3 Letbane I/S, herunder Borgmesterforum

Til godkendelse

Bilag nr. 9

Aftale mellem Ring 3 Letbane I/S og de enkelte kommuner/Region Hovedstaden

Fastlægger rammerne for de enkelte kommunernes/Region Hovedstadens indskud til finansiering af anlæg af letbanen

Til godkendelse

Bilag nr. 8 og 3

Bestyrelses forretningsorden

Fastlægger rammerne for bestyrelsens opgaver og ansvar i forhold til selskabet

Til orientering

Bilag nr. 6

Direktionsinstruks

Fastlægger hvordan Metroselskabets direktion tilrettelægger og leder arbejdet for Ring 3 Letbane I/S

Til orientering

Bilag nr. 5

Endvidere skal følgende dokumenter udarbejdes i forbindelse med stiftelsen:

Dokument

Beskrivelse

Åbningsbalance

Fastlægger det økonomiske grundlag for stiftelsen af Ring 3 Letbane I/S. Kan først færdiggørelse umiddelbart for stiftelse.

Afregningsbekendtgørelse

Udstedes i henhold til loven, beskriver afregning af Metroselskabet til kostpris.

Bilag nr. 10

I det følgende beskrives dokumenterne nærmere.

Stiftelsesdokument (Bilag 1)

Stiftelsesdokumentet er den overordnede aftale mellem interessenterne om stiftelse af Ring 3 Letbane I/S. Aftalen binder de øvrige stiftelsesdokumenter sammen. I stiftelsesdokumentet fastlægges tidspunktet for stiftelse. Det forventes, at stiftelsen sker med virkning fra 1. januar 2014. Endvidere fremgår bl.a. bestyrelsens sammensætning, interessentskabets hjemsted og navn, åbningsbalance, godkendelser og revision, mv.

Vedtægt for Ring 3 Letbane I/S (Bilag 7)

Vedtægten er udformet med udgangspunkt i den modelvedtægt, der sammen med udredningen og udkast til principaftalen blev udsendt til behandling i kommunalbestyrelser og regionsrådet i foråret 2013.

Vedtægten beskriver bl.a. interessentskabets ejerforhold, finansiering, låneoptagelse, hæftelse og principper for tilkøb. Endvidere beskrives rammerne for interessentskabs-, kvartals- og bestyrelsesmøder samt fastsættelse af vederlag. I det følgende opsummeres en række forhold, der er beskrevet i vedtægten.

Interessentskabsmødet kan sammenlignes med en generalforsamling i et aktieselskab. Interessenterne udøver deres beføjelser på interessentskabsmøder. Det interessentskabsmøde, hvor årsrapporten behandles, benævnes ordinært interessentskabsmøde. Alle væsentlige beslutninger på interessentskabsmøder kræver enstemmighed mellem interessenterne. Ordinært interessentskabsmøde afholdes inden udgangen af april hvert år. 

Kvartalsmøderne afholdes 3-4 uger efter fremsendelse af henholdsvis halvårsrapport og kvartalsrapportering. Enhver interessent er berettiget, men ikke forpligtet til at deltage i kvartalsmødet. Der kan ikke træffes beslutninger på kvartalsmøder.

Bestyrelsenbeståraf 7 medlemmer,derudpegessåledes:

  • 3 bestyrelsesmedlemmer udpeges af Den Danske Stat v/transportministeren
  • 2 bestyrelsesmedlemmer udpeges af Region Hovedstaden
  • 2 bestyrelsesmedlemmer udpeges af de involverede kommuner i fællesskab i Borgmesterforum

Bestyrelsesmedlemmer udpeget af Region Hovedstaden og de 11 kommuner udpeges for en periode på 4 år svarende til den kommunale / regionale valgperiode. Dog vælges medlemmerne af den første bestyrelse fra selskabets stiftelse til den 31. december 2017.

Bestyrelsesmedlemmer udpeget af staten udpeges for en periode på 4 år i forbindelse med det ordinære interessentskabsmøde. Dog vælges medlemmerne af den første bestyrelse fra selskabets stiftelse til tidspunktet for afholdelse af det ordinære interessentskabsmøde i 2018.

Formandens honorar udgør 300.000 kr. årligt. Næstformændenes honorar udgør 200.000 kr. årligt. Øvrige bestyrelsesmedlemmers honorar udgør 100.000 kr. årligt. Udgifterne til honorarer afholdes af interessentskabet.

Den til enhver tid værende administrerende direktør for Metroselskabet I/S udgør interessentskabets direktion. Interessentskabet har ingen medarbejdere udover direktionen. Metroselskabet I/S stiller de nødvendige medarbejdere og øvrige ressourcer til rådighed til varetagelse af driften af Ring 3 Letbane I/S, herunder til udførelse af administrations-, projekterings- og udbuds- og kontraktopgaver vedrørende letbanen på Ring 3 samt til varetagelse af Ring 3 Letbane I/S’ gælds- og formueforvaltning.

Ring 3 Letbane I/S betaler Metroselskabet I/S for at varetage de nævnte opgaver baseret på kostpris. Transportministeren fastlægger nærmere retningslinjer for betalingen.

Interessentskabets årsrapport revideres af en statsautoriseret revisor, som udpeges i fællesskab af transportministeren, Region Hovedstaden og de involverede kommuner i fællesskab. Udpegningen sker gennem godkendelse af en indstilling fra bestyrelsen af en statsautoriseret revisor efter udbud af opgaven. Udbuddet er igangsat.

Ejeraftale (Bilag 9)

Formålet med Ejeraftalen er at regulere kommunernes indbyrdes forhold i relation til Ring 3 Letbane I/S således, at kommunerne får mulighed for at kunne tale med én stemme på interessentskabsmøderne m.v. Aftalen beskriver etableringen af et Borgmesterforum, der fremover får en formel status.

Borgmesterforum udpeger kommunernes repræsentanter til bestyrelsen i Ring 3 Letbane I/S. Borgmesterforums udpegning af kommunernes repræsentanter i bestyrelsen følger den kommunale valgperiode og sker således hvert 4. år. Første gang pr. 1.1.2014.

Borgmesterforum forbereder kommunernes deltagelse på interessentskabsmødet og bestyrelsesmøder. Forberedelsen baseres på materiale til interessentskabsmødet. Borgmesterforum sekretariatsbetjenes af Ring 3 Letbane I/S.

Ved afstemninger vægter den enkelte kommunes stemme svarende til kommunens ejerandel. Alle beslutninger i Borgmesterforum træffes ved simpelt stemmeflertal.

Kommunernes indbyrdes ejerfordeling i driftsfasen er ikke fastlagt med ejeraftalen. Kommunerne vil indgå en aftale herom, således at fordelingen kan indgå i anlægsloven om Ring 3 Letbane. En opdateret ejeraftale indgås senest 1 år før letbanens overgang til passagerdrift og statens udtræden af Ring 3 Letbane I/S.

Aftale mellem Ring 3 Letbane I/S og de enkelte kommuner/Region Hovedstaden (Bilag 8/ 3)

Aftalen fastlægger rammerne for de enkelte kommuners/Region Hovedstadens indskud til finansiering af anlæg af letbanen.

Indskuddenes størrelse er beregnet på baggrund af principaftalen samt – for så vidt angår fordelingen mellem kommunerne – den fordeling, der ligger til grund for samarbejdsaftalen. Hovedelementerne i fordelingen er indbyggertal, antal stationer og nyt stationsnært kerneareal. Indskuddene er beregnet uden afrundinger i fordelingsnøglen. Hvidovre Kommunes ejerandel i anlægsfasen bliver 0,5 %. Ved overgangen til driftsfasen, udtræder staten af selskabet, og Hvidovres Kommunes ejerandel øges til 0,92 %.

Fordelingen af driftsunderskuddet er ikke fastlagt i ovennævnte Principaftale af 20. juni 2013 mellem alle kommuner, regionen og staten. I ”Forslag til Lov om letbane på Ring 3” (Bilag 11), fremsat i Folketinget 13. november 2013, og som forventes endeligt vedtaget i marts 2014, fremgår det af § 14, hvad ejerfordelingen bliver efter statens udtræden. I stk. 2 angives det, at ejerfordelingen kan ændres såfremt alle 11 kommuner er enige herom. Transportministeriet har oplyst, at hvis kommunerne ikke kan forhandle sig frem til en fordeling af driftsunderskuddet, vil ejerandelen være udgangspunktet for fordelingen.

Borgmestrene i kommunerne er imidlertid blevet enige om at påbegynde en proces, hvor principperne og parametrene for en sådan fordeling kan besluttes. De har endvidere tiltrådt, at fordelingen skal holdes inden for en ramme, hvor den enkelte kommunes andel maksimalt kan blive 20 % højere end den enkelte kommunes ejerandel.

Aftale mellem Ring 3 Letbane I/S og kommunerne fremlægges til kommunalbestyrelsens godkendelse. Vedlagte bilag 8 viser en skabelon til aftalen og ikke selve aftalen for Hvidovre Kommune. I skabelonen er Lyngby-Taarbæk Kommune benyttet som eksempel.

Bestyrelsens forretningsorden (Bilag 6)

I forretningsordnen fastlægges rammerne for bestyrelsens opgaver og ansvar i forhold til selskabet.

Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen med simpelt stemmeflertal og sendes til interessenterne til orientering. Det vedlagte udkast forventes godkendt på første bestyrelsesmøde efter stiftelsen.

Direktionsinstruks (Bilag 5)

Direktionsinstruksen fastlægger, hvordan Metroselskabets direktion tilrettelægger og leder arbejdet for Ring 3 Letbane I/S. Direktionens pligter og forhold til bestyrelsen er beskrevet, herunder hvilke pligter direktionen har med hensyn til rapportering. Der er bl.a. beskrevet direktions pligt til rapportering, hvis den forventede anlægsudgift nødvendiggør træk på korrektionsreserven. Træk på korrektionsreserven vil kun kunne ske i samme forhold som parternes ejerandele og kun efter forelæggelse for ejerne. Direktionsinstruksen vedtages af bestyrelsen. Det vedlagte udkast forventes godkendt på første bestyrelsesmøde efter stiftelsen.

Åbningsbalance (Bilag 4)

I åbningsbalancen fastlægges det økonomiske grundlag for stiftelsen af Ring 3 Letbane I/S. Åbningsbalancen kan først færdiggøres umiddelbart før stiftelse. Dette vil ske med i samarbejde med den udpegede revisor.

Afregningsbekendtgørelse (Bilag 10)

I henhold til loven, jf. lovforslagets § 5, stk. 4., fastsætter transportministeren nærmere regler for 

betalingen af Metroselskabet. Afregningen skal ske til kostpris.

Tidsplan

Tid

Aktivitet

Primo januar 2014

Udsendelse af udkast til stiftelsesdokumenter til godkendelse hos interessenterne

Februar 2014

Forventet vedtagelse af lovforslag

Ultimo februar 2014

Stiftelsesgrundlag godkendt af interessenterne

Primo marts 2014

Loven træder i kraft

Stiftende interessentskabsmøde – stiftelse af Ring 3 Letbanen I/S

Første møde i bestyrelsen

Økonomiske konsekvenser

Økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune

Ring 3 Letbane I/S forestår finansieringen af anlægsomkostningerne for letbanen gennem optagelse af lån. Lånet til dækning af anlægs- og finansieringsomkostningerne tilbagebetales, dels gennem indskud fra staten, dels gennem forudbetalinger fra Region Hovedstaden og kommunerne på 15 pct. af deres respektive andele. Kommunernes forudbetaling sker i tre rater: ved stiftelsen og de to efterfølgende år (2014 – 2016). Kommunernes resterende andele betales fra 2017 gennem årlige indskud, der fastsættes således, at kommunernes andel af anlægsgælden kan være tilbagebetalt i løbet af 40 år, det vil sige 2017 - 2056. Region Hovedstadens og kommunernes årlige indskud fastlægges ved stiftelsen af interessentskabet i en betalingsplan, hvori også principperne for eventuelle reguleringer som følge af ændrede anlægs- og finansieringsomkostninger fastlægges.

Interessenterne kan hver især vælge at indbetale deres respektive indskud hurtigere end fastsat i betalingsplanen, eventuelt som et engangsbeløb ved stiftelsen af interessentskabet.

Hvidovre Kommune indskyder 20,7 mio. kr., som betales med 1,035 mio. kr. årligt i 2014, 2015 og 2016, og herefter afdrager Hvidovre Kommune årligt fra 2017 og frem 2056 med indskud på 0,951 mio. kr. i 2013-prisniveau. Renten har tidligere været fastsat efter skøn fra Kommunekredit. Såfremt finansieringen udvikler sig anderledes end forudsat, vil interessenterne skulle tage stilling til, hvordan dette skal håndteres.

Som det fremgår af bilag 2, kommer første etape af Letbanen ikke gennem Hvidovre Kommune, men der er afsat 25 mio.kr. af de samlede anlægsudgifter til Letbanen, til optimering af en buslinje (hurtigrute) fra Avedøre Holme til Glostrup Station, som en slags forløber for anden etape til Avedøre Holme

Dette vil forbedre den kollektive transport til Avedøre Holme.

Kommunerne har endnu ikke aftalt fordelingen af driftsomkostninger, og derfor kendes de enkelte kommuners årlige indskud til dækning af Letbanens driftsomkostninger endnu ikke.

I Budgettet for 2014 – 2017 er der på funktion 083221, kapitalindskud afsat 3 mio. kr. i 2014 og herefter 1 mio. årligt til kommunens andel i anlæggelsen af letbanestrækningen. Korrektion af budgettet medtages ved budgetopfølgning.

Bilag

  1. Oplæg til stiftelsesdokument. 20. januar 2014 (pdf)
  2. Pixi om letbanen på Ring 3.13. december 2013 (pdf)
  3. Skabelon for aftale med Region Hovedstaden og Ring 3 Letbane I/S.17. december 2013 (pdf)
  4. Skabelon til åbningsbalance. (pdf)
  5. Udkast til direktionsinstruks.9. januar 2014 (pdf)
  6. Udkast til forretningsorden.9. januar 2014 (pdf)
  7. Udkast til vedtægt for Ring 3 Letbane IS.10.januar 2014 (pdf)
  8. Skabelon forl aftale mellem de enkelte kommuner og Ring 3 Letbane I/S om betaling til Ring 3 Letbane I/S. 20. januar 2014 (pdf)
  9. Udkast til Ejeraftale mellem kommunerne, der er interessenter i Ring 3 Letbane I/S. 20. januar 2014 (pdf)
  10. Input til bekendtgørelse om afregningsprincipper for betaling af Metroselskabets opgavevaretagelse i Ring 3 Letbane I/S (pdf)
  11. Forslag til Lov om letbane på Ring 3 (pdf)

17. Ankestyrelsens praksisundersøgelser om Kontanthjælp og formue

Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget 2014 den 04-02-2014

Anbefales overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Arbejdsmarkedsudvalgets indstilling anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller til Arbejdsmarkedsudvalget at anbefale overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at orienteringen om praksisundersøgelsen tages til efterretning.

Sagsfremstilling

Ydelsescentret har deltaget i Ankestyrelsens praksisundersøgelse sammen med ydelsescentre i 13 andre kommuner. Ankestyrelsen er den myndighed, som påser at kommunerne følger gældende lovgivning. Kommuner, der deltager i undersøgelsen, er forpligtet til at lade undersøgelsen behandle af Kommunalbestyrelsen, jf. Retssikkerhedslovens § 79 a.

Ankestyrelsen har udtaget 130 sager fra 14 kommuner heraf 10 fra Hvidovre Kommune. Ankestyrelsen har analyseret og vurderet lovmedholdeligheden af kommunernes afgørelse om afslag på kontanthjælp

  • i forhold til hovedreglen om formue i aktivlovens § 14
  • om selve den skriftlige afgørelse opfylder lovens bestemmelser

Undersøgelsens samlede resultat for alle kommuner viser at 116 afgørelser af de indsendte sager, er i overensstemmelse med regler og praksis, svarende til 89 procent. De øvrige 14 afgørelser, svarende til 11 procent, ville derimod blive ændret eller hjemvist til fornyet behandling i kommunerne, hvis de havde været forelagt Ankestyrelsen som klagesager.

Alle Ydelsescentrets sager var korrekte, og herved ville ingen af Ydelsescentrets 10 indsendte sager blive ændret eller hjemvist, hvis de havde været klagesager i Ankestyrelsen. Dog bemærkede Ankestyrelsen, at fire sager manglede enkelte mindre oplysninger, men at dette ikke ville have haft betydning for afgørelsernes rigtighed. Samlet set er Ydelsescentrets sagsbehandling bedre end landsgennemsnittet.

På baggrund af Ankestyrelsens resultat vil Ydelsescentret fortsat behandle ansøgninger om kontanthjælp efter hidtidige procedurer dog fremadrettet med opmærksomhed på Ankestyrelsens bemærkninger.

Bilag

  1. Ankestyrelsens praksisundersøgelser om kontanthjælp og formue (pdf)

18. Decisionskrivelse vedrørende revisionsberetning for 2012

Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget 2014 den 04-02-2014

Anbefales overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Arbejdsmarkedsudvalgets indstilling anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller til Arbejdsmarkedsudvalget at anbefale overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at orienteringen vedrørende decisionsskrivelsen tages til efterretning.

Sagsfremstilling

Der er modtaget decisionsskrivelse i forhold til revision af de sociale regnskaber for 2012 på områder med statsrefusion for Hvidovre Kommune.

Arbejdsmarkedsstyrelsen har gennemgået revisionens beretning for 2012, og har alene taget stilling til revisors bemærkninger af betydning for statsrefusion og tilskud på Beskæftigelsesministeriets sagsområder.

Konklusionen på revisionen er, at der ikke er forbehold eller revisionsbemærkninger på Beskæftigelsesministeriets område.

Ministeriet har dog bemærkninger til følgende i revisionens beretning

  1. Ministeriet vurderer det som utilfredsstillende, at områderne kontanthjælp/aktivering og revalidering/forrevalidering ikke generelt er blevet administreret i overensstemmelse med gældende regler – vedrørende jobplaner. Ministeriet forventer, at det fremgår af næste års beretning, hvordan kommunen har fulgt op på området.
  1. Revisor har desuden oplyst, at der er væsentlige fejl om rådighedsbeløb vedrørende integrationsprogrammet på integrationsområdet. Ministeriet forventer ligeledes, at det fremgår af næste års beretning, hvordan kommunen har fulgt op på dette.
  1. Ministeriet bemærker endvidere at der ikke er uafklarede forhold vedrørende revisionen for 2011 og at ministeriet går ud fra, at kommunen har foretaget nødvendig den berigtigelse af refusion vedrørende fleksjobgennemgang for 2010. Berigtigelsen er sket.

Hvad angår de generelle fejl vedrørende Jobplaner, jf. 1, kan de alle henføres til, at den ledige ikke har underskrevet og returneret jobplanen inden borgeren starter i et beskæftigelsesfremmende tilbud. Jobcentret efterlever reglen om underskrift før start i vid udtrækning, men vælger også at tilgodese virksomhedernes behov for arbejdskraft og den lediges muligheder for at komme ind på arbejdsmarked her og nu, således at en administrativ procedure ikke forhindrer en opstart af en beskæftigelsesfremmende indsats. I disse tilfælde indhentes underskriften efterfølgende.

Jobcenteret har dog i løbet 2013 gennemført ledelsestilsyn på området for jobplaner 2 gange for at sikre, at underskriftsforsinkelse kun sker i undtagelsestilfælde.

En lovændring om digital underskrift via Jobnet har endvidere medført, at gruppen af jobparate ledige underskriver digitalt, når de bekræfter deres jobsøgning hver 7. dag, hvilket har minimeret problematikken.

Hvad angår ministeriets bemærkninger om væsentlige fejl om rådighedsbeløb vedrørende integrationsprogrammet, jf. 2, kan det oplyses, at fejlene blev rettet under revisionens besøg og at der fremadrettet laves en arbejdsgangsprocedure, som sikrer korrekt hjemtagelse af statsrefusion.

Bilag

  1. Decisionskrivelse - Hvidovre Kommune Revision 2012 (pdf)

19. Integrationsråd - finansiering af valg

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Anbefales godkendt.

For: Gruppe A, V, C, F, og Ø.

Imod: Gruppe O, fordi Gruppe O mener, at Integrationsrådet bør nedlægges.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

For: Gruppe A, C, F, V, Ø og Liste H.

Imod: Gruppe O med bemærkning om, at Integrationsrådet bør nedlægges.

Godkendt.

Indstilling

Kultur og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at anbefale overfor Kommunalbestyrelsen

  1. at der bevilges 30.000 kr. til afholdelse af valg af repræsentanter til Integrationsrådet. Beløbet finansieres af valgkontoen.

Sagsfremstilling

Integrationsrådet skal jævnfør forretningsorden (senest godkendt på Kommunalbestyrelsens møde den 24. september 2013, pkt. 16) sikre afholdelse af valg af 4 repræsentanter og suppleanter, der repræsenterer flygtningen og indvandrere i Hvidovre Kommune.

Valget er planlagt til at skulle finde sted den 23. april 2014 i Aulaen ved Avedøre Bibliotek. Integrationsrådet.

Forventet udgifter til valget:

Annoncering i Hvidovre Avis, plakater, flyers på flere sprog, oversættelse af tekster mv. 20.000 kr. Forplejning ved valget 10.000 kr. I alt 30.000 kr.

Integrationsrådet har ikke budgetmidler til rådets virke.

Økonomiske konsekvenser

Afholdelse af valg til Integrationsrådet finansieres af valgkontoen, konto 064243. Valg mv., hvor der er budgetafsat 698.000 kr.


20. Ansøgning om forlænget is-tid i curlinghallen

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget 2014 den 04-02-2014

1. og 2. anbefales godkendt.

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Der bevilges et beløb af Økonomiudvalgets profileringspulje til dækning af nettoudgifterne ved at holde åbent til og med den 21. april 2014.

Indstilling

Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget at anbefale overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at tage stilling til Hvidovre Curling Clubs ansøgning om en måneds ekstra is-tid i curlinghallen i Frihedens Idrætscenter gældende for april måned 2014.
  2. at der, såfremt ansøgningen imødekommes, gives tillægsbevilling på 94.000 kr. svarende til de ekstraordinære driftsudgifter, der vil være i forbindelse med en måneds ekstra is-tid i curlinghallen.

Sagsfremstilling

Hvidovre Curling Club(HCC) ansøger om ekstra is-tid i curlinghallen i Frihedens Idrætscenter for hele april måned 2014. Motivationen for HCCs ansøgning bunder i et ønske om, at udnytte den store opmærksomhed og eksponering, som klubben givetvis vil få i forbindelse med Vinter OL i februar måned. HCC repræsenterer Danmark ved OL på både herre- og damesiden med henholdsvis Team Rasmus Stjerne og Team Lene Nielsen.

HCC vil benytte deres stærke repræsentation ved OL som løftestang, til at promovere klubben og sporten via åbent hus arrangementer o.l., og derved tiltrække nye medlemmer til klubben. Ved det seneste OL fik klubben en positiv tilgang af nye medlemmer.

HCC forudser, at der vil være en del pressedækning omkring HCC qua deres repræsentation, og det faktum, at ekspertkommentatorerne kommer fra klubben, hvorfor det forventes, at klubben, hallen og sporten i al almindelighed vil blive omtalt under diverse tv-transmissioner.

Ved en forlængelse af is-tiden i april måned, vil HCC have mulighed for at afholde flere Curl’n fun og åbent hus arrangmenter, og derved få afrundet OL og is-sæsonen med et stærkt profilerende afsæt for både klubben som kommunen.

Økonomiske konsekvenser

HCCs ansøgning har været til udtalelse hos inspektøren i Frihedens Idrætscenter.

Inspektøren ser ikke problemer i at forlænge is-tiden med en måned. Dog har det nogle økonomiske konsekvenser, at holde åbent hele april måned. Og de ekstra driftsudgifter kan ikke afholdes inden for Frihedens Idrætscenters driftsramme. Se omkostninger herunder:

  • EL-omkostninger i curlinghallen (4 baner) udgør en ca. omkostning på 2.500 kr. pr. dag.
  • Varme-omkostninger udgør en ca. omkostning på 620 kr. pr. dag.
  • I alt en ca. omkostning på 94.000 kr. for april måned (30 dage).

Miljømæssige konsekvenser

Såfremt ansøgningen imødekommes og der gives en tillægsbevilling på 94.000 kr. vil energiudgifterne for Frihedens Idrætscenter stige tilsvarende.

Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen gør opmærksom på, at Hvidovre Kommune i 2008 blev udnævnt til klimakommune af Danmarks Naturfredningsforening. Som klimakommune har vi forpligtet os til at begrænse kommunens CO2-udledning med 2 % om året indtil 2025.I arbejdet med at reducere kommunens CO2 forsøger vi løbende at tænke miljø og klima på nye måder. Vores indsats deler sig i to:

1. Renovering afvores bygninger, såforbruget af vand, varme og elektricitet bliver mindre.

2. Oplysning og undervisning, så vi bliver merebevidste om, hvordan vi kan opføre os klimavenligt i hverdagen.

Bilag

  1. Hvidovre Curling Club - ansøgning om udvidelse af istid. (pdf)

21. Frigivelse af projekt 0396 - ændring og tilpasning af KFU's bygninger

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget 2014 den 04-02-2014

1.Godkendt

2.Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler overfor økonomiudvalget og  Kommunalbestyrelsen at restmidlerne fra puljerne: kulturelle aktiviteter, profileringspuljen, rådighedspuljen og engangspuljen fra 2013 på i alt 150.000 kr. bruges til restfinansiering af projekt 0396.

Kultur- og Fritidsudvalget ønsker følgende projekter gennemført i 2014.

- Strandmarkens Fritidscenter, dele af hegn omkring fodboldbanerne udskiftes – 190.000 kr.

- Udgiften til ny ismaskine reduceres til 732.000 kr.

- Hvidovre Stadion, etablering af miniarena – 182.000 kr.

- Hvidovre Stadion, udskiftning af gulvbelægning i tennishallerne – 370.000 kr.

- Udgiften til Kulturcenter Enghøj, nyt inventar til kulturdelen reduceres til 175.000 kr.

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Ad 2 Kultur- og Fritidsudvalgets indstilling anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

  1. at projekt 0396 – ændring og tilpasning af Kultur- og Fritidsudvalgets bygninger frigives.
  2. at godkende forslag til prioritering af projekter i 2014.

Sagsfremstilling

På investeringsoversigten for 2014 er der til projekt nr. 0396 – ændring og tilpasning af KFU’s bygninger, afsat 1.500.000 kr.

Kommunalbestyrelsen gav på mødet den 28. januar 2014 anlægsbevilling og rådighedsbeløb til projektet. De konkrete projekter firgives efterfølgende af fagudvalget.

For 2014 er der følgende investeringsønsker:

Nr.:

Projekt:

Pris:

1.

1.a

Strandmarkens Fritidscenter, hegn omkring fodboldbaner
(Alternativt udskiftes kun dele af hegnet)

325.000 kr.

(190.000 kr.)

2.

Frihedens Idrætscenter, ny ismaskine

900.000 kr.

3.

Hvidovre Stadion, etablering af miniarena

182.012 kr.

4.

Kulturcenter Enghøj, nyt inventar til kulturdelen

500.000 kr.

5.

Hvidovre Stadion, udskiftning af gulvbelægning i tennishallerne

370.000 kr.

6.

Medborgersalen, filmanlæg

644.000 kr.

I alt

2.921.012 kr.

Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen foreslår følgende prioritering af de aktuelle investeringsønsker:

Prioritet:

Projekt:

Pris:

1.

Strandmarkens Fritidscenter, dele af hegnet omkring fodboldbanerne udskiftes

190.000 kr.

2.

Frihedens Idrætscenter, ny ismaskine

900.000 kr.

3.

Hvidovre Stadion, etablering af miniarena

182.012 kr.

4.

Kulturcenter Enghøj, nyt inventar til kulturdelen

227.988 kr.

I alt

1.500.000 kr.

Beskrivelse af investeringsønskerne:

Strandmarkens Fritidscenter, hegn omkring fodboldbaner.
Hegnet omkring fodboldbanerne ved Strandmarkens Fritidscenter er nedslidt og hullet, hvilket bl.a. medfører, at der skydes bolde ud på Strandmarksvej. Hegnet foreslås derfor totalrenoveret. Pris 325.000 kr.
(Alternativt udskiftes kun dele af hegnet. Pris 190.000 kr.)

Frihedens Idrætscenter, ny ismaskine til isstadion.
Den gamle ismaskine er nedslidt, og trænger til at blive udskiftet, idet

reparation af ismaskinen ikke længere kan svare sig.
Ved at lade den gamle ismaskine indgå i handlen om en ny maskine, vil en ny maskine kunne anskaffes for ca. 900.000 kr. 

Hvidovre Stadion, etablering af miniarena.

Hvidovre Idrætsforening, Fodboldafdelingen, har ansøgt om tilskud til etablering af en miniarena, en fodboldbane med tilhørende boldfang og flisebelægning. Arenaen har en størrelse på 10,4 x 20 meter og ønskes etableret for enden af tennishallen mellem Hvidovrevej og Cathrine Boothsvej. Miniarenaen koster 250.000 kr. at etablere samt 52.012 kr. til boldfang og flisebelægning. Hvidovre Idrætsforening har fået bevilget 120.000 kr. i tilskud fra DBU til etableringen af miniarenaen, og ansøger dermed om 182.012 kr. Tilskuddet er betinget af, at midlerne anvendes i 2014.
Afledte driftsudgifter til vedligeholdelse og service forventes at udgøre 21.540 kr.

Kulturcenter Enghøj. Nyt inventar til kulturdelen.

Der skal indkøbes nyt inventar til kulturdelen, idet der ikke er afsat midler til inventar og indretning af kulturdelen i forbindelse med etableringen af Kulturcenter Enghøj. Pris ca. 500.000 kr.

Hvidovre Stadion, udskiftning af gulvbelægningen i tennishallerne.
Tæppebelægningen i tennishallerne er meget slidt og trænger til udskiftning. Banernes belægning er fra henholdsvis 2001 og 2002, og det er ikke længere muligt at købe tæppestykker til vedligeholdelse. Gulvbelægningens dårlige stand medfører ofte et uberegneligt boldopspring til stor ulempe for spillerne.

Hvidovre Tennis har udtrykt ønske om at den nye belægning bliver en såkaldt hardcourt-belægning, således at klubben får mulighed for at tilbyde kørestolstennis. Derudover vil denne type belægning være et betydeligt kvalitetsløft i forhold til tæppebelægningen.
Hvidovre Tennisklub spiller i elitedivisionen, som er den bedste række i Danmark. Pris 370.000 kr.

Medborgersalen, filmanlæg

Det eksisterende filmanlæg kan ikke længere anvendes, idet det ikke understøtter de nye filmformater. På nuværende tidspunkt vises filmene via en projekter, der heller ikke understøtter formatet. Det foreslås, at der anskaffes et nyt digitalt filmanlæg til Medborgersalen.
Pris på et nyt filmanlæg udgør 534.000 kr. inklusiv levering og montering. Ved tilkøb af 3D-modul til 110.000 kr. kan der ”spares” 85.000 kr. på køb af ny projekter, da det nye anlæg kan bruges i stedet. Den nuværende projekter skal udskiftes om 2-3 år.

Filmanlægget bruges bl.a. af Hvidovre Filmklub, AOF Filmklub, Bibliotek Film og Station Next og der er ca. 6.000 publikummer om året.

Pris 644.000 kr.


22. Vagtordning - Avedøre Bibliotek

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Godkendt.

Indstilling

Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget

  1. at godkende at der overføres midler fra HvidovreBibliotekerne til Vagt og Sikring, som dækning for udgifter forbundet med varetagelse af vagtfunktion på Avedøre Bibliotek

Sagsfremstilling

Der har gennem de seneste måneder været en del uro på Avedøre Bibliotek.

Gennem et privat vagtfirma har der været hyret en fast vagt til biblioteket i eftermiddags- og aftentimerne. Det har desværre vist sig, at firmaet ikke har kunnet skabe den ro og orden, som vagtordningen forventedes at medføre. Aftalen med det private vagtfirma vil på denne baggrund blive opsagt.

På baggrund af erfaringerne med det private vagtfirma er kommunens Vagt og Sikring blevet kontaktet med henblik på at overtage vagtfunktionen.

Vagt og Sikring kan overtage vagtfunktionen på Avedøre Bibliotek pr. 1. april 2014.    

Økonomiske konsekvenser

Udgiften til vagt gennem Vagt og Sikring udgør 33.000 kr. om måneden. Udgiften vil udgøre 297.000 kr. for 2014, hvis vagtfunktionen træder i kraft 1. april 2014.

Udgiften afholdes af HvidovreBibliotekerne.


23. Forebyggende vedligeholdelse af kommunens bygninger, 2014, Projekt nr. 0208. Prioritering og frigivelse af projekter

Beslutning i Teknik- og Miljøudvalget 2014 den 05-02-2014

Ad 1-3: Godkendt.

Ad 4: Anbefales godkendt overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Ad 4 Teknik- og Miljøudvalgets indstilling anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

Godkendt.

Indstilling

By- og Teknikforvaltning indstiller til Teknik- og Miljøudvalget

  1. at der til Projekt nr. 0208, Forebyggende vedligeholdelse af bygninger 2014, med rådighedsbeløb i 2014 og anlægsbevilling på 16.000.000 kr., frigives projekter, som beskrevet under sagsfremstillingen, pos. 1 – 3, svarende til 16.000.000 kr.
  1. at der til nyt Projekt nr. 3438, Forebyggende vedligeholdelse, skoler, 2014, overføres rådighedsbeløb i 2014 og anlægsbevilling på 11.000.000 kr.
  1. at der til nyt Projekt nr. 0218, Forebyggende vedligeholdelse, Idrætsanlæg, 2014, overføres rådighedsbeløb i 2014 og anlægsbevilling på 5.000.000 kr.
  1. at der fra Projekt nr. 0195/01 Forebyggende vedligeholdelse, Idrætsanlæg, 2013, overføres restrådighedsbeløb 2013 og restanlægsbevilling på 2.980.000 kr. til nyt Projekt nr. 0218, Forebyggende vedligeholdelse, Idrætsanlæg, 2014, hvorefter det samlede rådighedsbeløb i 2014 og anlægsbevilling udgør 7.980.000 kr.

Sagsfremstilling

På investeringsoversigten for 2014 - 2017 er der til Projekt nr. 0208, Forebyggende vedligeholdelse af bygninger, 2014, afsat rådighedsbeløb i 2014 på 16.000.000 kr.

På Kommunalbestyrelsens møde den 28. januar 2014, forventes godkendt anlægsbevilling svarende til det afsatte rådighedsbeløb på  16.000.000 kr.

Den afsatte anlægsramme til forebyggende vedligeholdelsesarbejder på kommunens bygninger 2014 anvendes til forebyggende og oprettende vedligeholdelsesarbejder på kommunens bygninger.

Den vigtigste forudsætning for at sikre bygningerne mod nedbrydning er at holde de udvendige overflader intakte. Netop skader på tage og ydervægge kan, hvis de ikke bliver afhjulpet i tide, medføre yderligere nedbrydning med efterfølgende skader på de indvendige bygningsdele. 

Også de indvendige overflader bliver udsat for nedbrydning på grund af slid, ælde og hærværk, og de tekniske installationer har stor betydning for indeklimaet, hvorfor det er vigtigt at sikre, at disse konstant fungerer optimalt.

By- og Teknikforvaltningen anbefaler ved prioritering af projekter til Forebyggende vedligeholdelse, 2014, Projekt nr. 0208, at disse vurderes i forhold til;

·en helhedsprioritering på tværs af ejendomsporteføljen

·karakter og omfang

·mulige besparelser ved drift og energiforbrug

·mulighed for opretholdelse af drift i ejendomsporteføljen og dermed en sikring af brugerinteresser

·tidligere igangsatte projekter

Med udgangspunkt i ovennævnte hensyn og de bygningssyn, der er afholdt i 2012 foreslås nedenstående projekter under forebyggende vedligeholdelse for 2014:

Projekter

Ekskl. moms kr.

1

Risbjergskolen, renovering af tage og vinduer, etape 2:

Etape 1 af renovering af tagene på Risbjergskolen, finansieret af pulje for Forebyggende Bygningsvedligeholdelse 2013, er nu afsluttet. Som planlagt kan etape 2 derfor påbegyndes, således at en total tag- og vinduesrenovering på Risbjergskolen kan gennemføres.

I forbindelse med færdiggørelsen af tagrenoveringen anbefales en vinduesudskiftning af de vinduer der er totalt nedslidte Yderligere vil der, foreslået finansieret af Projekt nr. 0207, Miljø- og Energipuljen, 2014, blive projekteret og monteret solcelleanlæg på sydvendte, høje tagflader i et omfang, der vurderes hensigtsmæssigt og til gunst for skolens elforbrug.

11.000.000

2

Frihedens Idrætscenter (FIC), renovering af hæve- sænkebund i svømmebassin samt renovering af affugtningsanlæg i den gamle skøjtehal:

Sikkerhedsanordningerne i svømmebassinet er ude af funktion, hæve- sænkebunden kører skævt, og der er øvrige tekniske defekter samt konstateret fare for at hydrauliskvæske siver ud i vandet ved disse defekter. Reparationer kan kun gennemføres, når svømmebassinet er tomt. Det påpeges i øvrigt, at det præcise omfang af opgaven først kendes, når bassinet er tomt. FIC er lukket henover sommeren 2014, hvorfor det vil være fordelagtigt at gennemføre reparationerne i denne periode. Anslåede omkostninger for reparation er 1.500.000 kr.

Grundet manglende affugtningsanlæg i den gamle skøjtehal opstår fugtproblemer, som resulterer i driftproblemer. Problemer med ABA-anlæg og problemer med skader på inventar og loftplader. Derfor anbefales det, at der installeres et affugtningsanlæg. Anslåede omkostninger for installation er 500.000 kr.

2.000.000

3

Avedøre Idrætscenter, udskiftning af facader og renovering af tag:

Det har i forbindelse med projekteringen af Projekt nr. 0195/01, Forebyggende vedligeholdelse, 2013, Avedøre Idrætscenter, udskiftning af facader og renovering af tag vist sig, at taget ikke kan holde til den øgede vægt ved efterisolering. Der er i begyndelsen af 1980érne opsat et solfangeranlæg på taget, og det har ved beregninger af tagets bæreevne vist sig, at solfangeranlægget virker som lægiver i snetilfælde. Der skal således regnes med væsentlig større snelast i hele det område, hvor anlægget står.

Det frigivne beløb til forebyggende vedligeholdelse, 2013,  Projekt 0195/01, kan således ikke gennemføres som planlagt, da det er nødvendigt at forstærke tagkonstruktionen, således at det lever op til gældende standarder. Der er et restbudget på projekt 0195/01 på 2.980.000 kr. som foreslås overført til år 2014.

Udgifter ved udvidelse af projektet er anslået til

3.000.000

Samlede anlægsramme

16.000.000

Økonomiske konsekvenser

På investeringsoversigten i Budget 2014 mv. er der til projekt nr. 0208, Forebyggende vedligeholdelse af bygninger 2014, afsat 16.000.000 kr.

På Kommunalbestyrelsens møde den 28. januar 2014 forventes godkendt tilsvarende anlægsbevilling med bemærkning om frigivelse i fagudvalget forinden iværksættelse.

Rådighedsbeløb/

anlægsbevilling

Søges frigivet

Restbeløb til frigivelse

 16.000.000

 16.000.000

0

Ved frigivelse af de 3 foreslåede projekter er den samlede anlægsbevilling på kr. 16.000.000 søgt fri.

Såfremt der i løbet af 2014 opstår akutte vedligeholdelsesbehov på andre af kommunens bygninger, vil dette blive forelagt Teknik- og Miljøudvalget med forslag til eventuel omdisponering.

Af hensyn til Indenrigsministeriets konteringsregler, skal udgifter til forebyggende vedligeholdelse afholdes på de respektive funktioners hovedkonti, idet der oprettes et nyt projekt inden for hver kategori,  idrætsanlæg og skoler. Fra projekt nr. 0208, Forebyggende vedligeholdelse af bygninger 2014, vil de arbejder, der løbende søges fri, blive overflyttet til de nye projekter.

På Ejendoms- og Arealudvalget møde den 28. November 2012, pkt. 3 blev  puljen afsat til Forebyggende vedligeholdelse, 2013,  frigivet. Der blev til Projekt nr. 0195/01, Forebyggende vedligeholdelse, Idrætsanlæg, 2013, afsat 3.900.000 kr. til Avedøre Idrætscenter, udskiftning af facader og renovering af tag. Heraf udgør restbudget 2.980.000 kr., som foreslås overført til nyt Projekt nr. 0218, Forebyggende vedligeholdelse, Idrætsanlæg, 2014, til færdiggørelse af Avedøre Idrætscenter, udskiftning af facader og renovering af tag.


24. Eventuelt

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Intet.


25. Salg af Hjulmagerporten 1 (tidl. Avedøre Bibliotek) - godkendelse af udbudsmateriale

Lukket sag

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Ad 1 – 5

For: O, V, A, F og C.

Imod: Ø.

Undlod: ingen.

Anbefales godkendt.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen 2014 den 25-02-2014

For: Gruppe A, C, F, O og V.

Imod: Gruppe Ø og Liste H. Liste H og Gruppe Ø stemmer imod da vi stadig ikke ønsker at være en del af et projekt, som vi opfatter som forfejlet og dårligt planlagt.

Godkendt.


26. Redegørelse for cykelprojekt Hvidovre - Skagen, Materielgården

Lukket sag

Beslutning i Økonomiudvalget 2014 den 17-02-2014

Ad 1 Tilbuddet fra advokatfirma Lett godkendt. I samarbejde med advokat Lett udarbejdes et kommissorium, der udover de 13 punkter vedtaget af Økonomiudvalget den 20. januar 2014 nærmere beskriver indholdet af undersøgelsen. Kommissoriet forelægges Økonomiudvalget til endelig godkendelse.

Ad 2 Forvaltningen bemyndiges til at indgå en fastpris aftale. Beløbet afholdes af kassen.