Vi bruger cookies til statistik som en del af vores arbejde for at lave en god hjemmeside. Hvis du ikke siger "nej tak til cookies", antager vi, at du accepterer vores cookie politik. "Se vores cookiepolitik.".

Accepter cookies

 

Referat - Økonomiudvalget den 6. februar 2017

Mødefakta

Dato: Mandag den 6. februar 2017
Mødetidspunkt: Kl. 17:00
Mødested: Hvidovre

Medlemmer

  • Finn Gerdes (A)
  • Helle M. Adelborg (A)
  • Karl Erik Høholt Jensen (UP)
  • Mikkel Dencker (O)
  • Mogens Leo Hansen (Ø)
  • Niels Ulsing (F)
  • Steen Ørskov Larsen (C)

Bemærkninger

Mikkel Dencker var fraværende under punkt 4 - 7

Indholdsfortegnelse


1. Godkendelse af dagsorden

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-02-2017

Godkendt.

Mikkel Dencker (O) var fraværende under punkt 4 – 7.


2. Forskellige cirkulærer og meddelelser. Orientering ved borgmesteren

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-02-2017

Ingen bemærkninger.


3. Forslag til tilrettet organisation

Beslutningstema

Direktionen har udarbejdet et oplæg til tilrettet organisation med oplæg til en centerstruktur med henblik på at fuldende intentionerne bag den organisationsændring, som Kommunalbestyrelsen besluttede den 14. juni 2014. 

Indstilling

Kommunaldirektøren indstiller til Økonomiudvalget at anbefale over for Kommunalbestyrelsen;

  1. at godkende oplæg til tilrettet organisation i Hvidovre Kommune med virkning fra den 1. maj 2017.
  2. I forbindelse med etableringen af en samlet rådgivning for 0-18 årsområdet udestår drøftelser med de kommende centerchefer og rådgivere, berørte institutioner samt direktionen med henblik på at etablere en organisatorisk løsning. Løsningen forelægges Økonomiudvalget til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-02-2017

Ad 1.

Høringssvarene drøftet og indgået i sagsbehandlingen.

Anbefales godkendt.

Ad 2.

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Direktionen ser et behov for, at Hvidovre Kommunes organisation tilrettes mod en centerstruktur, der kan forstærke  de gode takter, som organisationen er inde i. Det drejer sig om en organisation, hvor alle direktører, chefer, ledere og medarbejdere ser sig som en del af en samlet organisation, der betoner behovet for helhedsorienterede, tværgående løsninger med udgangspunkt i den enkelte borger og fokus på både sikker drift, udvikling og innovation.

På den baggrund er det Direktionens forslag at arbejde med en tilretning af organisationen mod en centerstruktur, hvor hovedformålet

er;

  1. at styrke de tværgående, helhedsorienterede løsninger med udgangspunkt i den enkelte borger samt fokus på sikker drift, udvikling og innovation
  1. at skabe grobund for en højere grad af professionalisering og effektivisering i nye fælles centre med formålet at understøtte kernedriften med høj kvalitet i opgaveløsningen
  2. at skabe en højere grad af sammenhæng og klar faglig profil i nyetablerede faglige centre, som har veldefinerede opgaver igennem klare kompetencebeskrivelser og ansvarsfordelinger.
  1. at undgå opbygning af parallelle administrative systemer.
  2. at skabe en organisation, der let tilpasses til ændring i opgaver og samarbejdsmønstre

Hermed følger Hvidovre Kommune tendensen i størstedelen af landets kommuner, som arbejder ud fra en centerstruktur motiveret af formål om at levere en højere grad af tværgående løsninger, et ønske om bedre ledelse og muligheden for en mere effektiv styring til gavn for borgeren.

Vi ønsker i direktionen, at organisationen er kendetegnet af sammenhængskraft, engagement og ambitioner.

Det er direktionens håb, at vi sammen med de mange kompetente og dygtige ledere og medarbejdere fortsat kan sætte retning og understøtte motivation og engagement med det at arbejde i Hvidovre Kommune. Vi vil med forslaget til tilretning af organisationen forstærke organisationens evne til at udfordre og vise handlekraft på de forskellige udfordringer, der altid vil være i en organisation som vores.

Baggrund

Hvidovre Kommunes organisation blev sidst ændret, da Kommunalbestyrelsen i juni 2014 besluttede en ny organisationsstruktur med en tremandsdirektion og en række afdelinger fordelt på tre forvaltninger med en centralisering af en række økonomi- og it-funktioner, hvilket betød en centralisering af flere medarbejdere. Dette skete på baggrund af den politisk besluttede administrationsanalyse, der blev gennemført i 2013-2014 og en vakant direktørstilling, som gav momentum til nye overvejelser for organisationen. Dette var et stort skridt på vejen mod det endemål, som direktion sigter mod nu.

Beslutningen fra 2014 kendetegner den organisation vi har i dag med en forvaltningsstruktur, herunder tre forvaltninger;

Økonomi- og Stabe

Børn og Velfærd

Kultur, Miljø og Vækst

Forvaltningsområderne er i dag meget store og specielt for Kultur, Miljø og Vækst er der i nogen grad tale om forvaltningsfunktioner, der ikke har en direkte faglig berøringsflade, hvilket i den klassiske forvaltningsstruktur konstituerer og legitimerer en forvaltning.

Justeret organisation

Direktionen ønsker med vedhæftede forslag til tilrettet organisation at etablere en decentral organisation med tre grundlæggende administrative lag. Det afgørende organisatoriske princip er at skabe en sammenhængende organisation, hvor alle enkeltcentre indgår i én fælles organisation og har den samlede opgaveløsning som mål.

Direktion

Fagcentre og Fællescentre

Kommunale institutioner og virksomheder

Med indførelsen af en centerstruktur afskaffes forvaltningerne som bærende i Hvidovre Kommunes organisation, herunder også de to eksisterende forvaltningsstabe.

Der reduceres med fire afdelings-/stabschefer.

Væsentligste ændringer

På stabsområdet;

  • Oprettelse af fire fælles centre (Center for Politik og Ledelse,Center for Digitalisering, Udvikling og Erhverv, Center for Personale og Løn og Center for Økonomi og Analyse)
  • Nedlæggelse af de eksisterende forvaltningsstabe og, hvor opgaver og ressourcer primært går til de fælles centre.
  • Udvikling, Erhverv og Kommunikation (UEK) sammenlægges med IT og Digitalisering i Center for Digitalisering, Udvikling og Erhverv. Formålet med sammenlægningen er at skabe et center, hvor der er grobund for, at drift- og udviklingsopgaver i en større og mere tværfaglig enhed skaber nye muligheder for innovation og udvikling.
  • HR og organisationsudvikling (fra UEK) overgår til Center Personale og Løn.
  • Jurister fra KMV overgår til juridisk team i Center for Politik og Ledelse
  • Arbejdsmiljøindsatsen samles i Center for Personale og Løn  

På det tekniske område;

  • Et nyt Center for Trafik og Ejendomme etableres. Her optimeres, professionaliseres og nytænkes udviklingen af ejendomsområdet.
  • Materielgården bliver en institution under Center for Trafik og Ejendomme. Der vil være synergier i en samdrift af kommunens ude- og indearealer i samme organisation.

På børn- og velfærdsområdet;

  • PPR overgår fra den eksisterende Skole- og Klubafdeling til Center for Børn og Familier. Derved samles alle rådgivende funktioner på 0-18 årsområdet. Sammenlægningen skal sikre større synergi i det rådgivende arbejde og samtidig sikre at arbejdet med inklusion bliver underbygget i en tværfaglig kontekst.

Nytænkning af overgangen mellem skole og beskæftigelse;

  • Hvidovre Kommune har en gruppe af unge, som går ud af folkeskolen med så ringe et resultat, at de umiddelbart ikke kan gennemføre en kompetencegivende uddannelse eller indgå i et mesterlæreforløb med henblik på ordinær beskæftigelse. Udviklingen skal vendes, og der skal tænkes i en langt højere grad af tværgående samarbejde på områderne, som indbefatter både skolerne, Børne- og Familieområdet, Ungeindsatsen samt Jobcentret. Direktionen vil primo 2017 udarbejde et kommissorium for opgaven i dialog med de berørte centerchefer.

I vedhæftede redegøres nærmere for Direktionens forslag til justering af organisation.

Proces og inddragelse

  • HovedMED er blevet præsenteret for forslag til tilrettet organisation den 23. januar 2017.
  • Drøftelser har fundet sted i ForvaltningsMED/LokalMED efter præsentation på HovedMED den 23. januar 2017 forinden ekstraordinært møde i HovedMED den 30. januar 2017.
  • Økonomiudvalget drøfter forslag til tilrettet organisation den 6. februar 2017.
  • Kommunalbestyrelsen drøfter oplæg til tilrettet organisation den 28. februar 2017.
  • Justering af organisationen forventes at kunne træde i kraft den 1. maj 2017.

Opmærksomhedspunkter på baggrund af drøftelser i MED-systemet

Drøftelser i HovedMED, ForvaltningsMED og LokalMED ultimo januar 2017 har givet anledning til, at Direktionen bemærker en række opmærksomhedspunkter i forlængelse af vedhæftede oplæg til tilrettet organisation, hvor det samlende hovedbudskab er ønsket om dialog og inddragelse i en videre proces;

  1. Dialog om snitflader ifht. medarbejdere og opgaver

Direktionen foreslår, at der efter den politiske beslutningsproces om oplæg indledes en dialogproces mellem medarbejdere, chefer og Direktion med henblik på afklaring af endelige snitflader ifht. medarbejdere og opgaver i de enkelte centre. Dette med formålet, at lande den mest hensigtsmæssige opgaveløsning og opnå et bredt ejerskab blandt de involverede medarbejdere og chefer. ForvaltningsMED og LokalMED vil blive involveret i denne proces.

  1. Dialog om revision af MED-struktur

På baggrund af Direktionens vedhæftede forslag til tilrettet organisation skal MED-strukturen, herunder MED-aftalen, revideres på baggrund af drøftelser i HovedMED. Direktionen foreslår, at der efter den politiske beslutningsproces om emnet i regi af HovedMED nedsættes en arbejdsgruppe, som ser nærmere på dette med henblik på endelig afklaring inden forventet ikrafttrædelse den 1. maj 2017.

  1. Dialog om rådgiverfunktionen på 0-18 års området

I vedhæftede oplæg er det Direktionens forslag, at PPR overgår fra den eksisterende Skole- og Klubafdeling til Center for Børn og Familier.

Formålet er at samle alle rådgivende funktioner på 0-18 års området i et center. Sammenlægningen skal sikre større synergi i det rådgivende arbejde og samtidig sikre at arbejdet med inklusion bliver underbygget i en tværfaglig kontekst. Endvidere er det ønsket at skabe sammenhæng mellem visitation og økonomi på området.

Direktionen foreslår, at forslaget kvalificeres nærmere i en dialogproces mellem de to centre og Direktion med henblik på at etablere en løsning for rådgivningen på 0-18-årsområdet, som sikrer ovennævnte formål.

  1. Dialog om forankring af arbejdsmiljøindsatsen

I vedhæftede oplæg foreslår Direktionen en samling af arbejdsmiljøfunktionen i Center for Personale og Løn. Direktionen foreslår, at forslaget efter den politiske beslutningsproces kvalificeres nærmere i en dialogproces med henblik på at sikre en stærk forankring og et ejerskab til arbejdsmiljøindsatsen, således at arbejdsmiljøet varetages mest hensigtsmæssigt.

Udtalelser fra HovedMED, ForvaltningsMED og LokalMED er vedlagt som bilag.

Økonomiske konsekvenser

Det økonomiske rationale der over tid vil blive i forbindelse med forenklingen af de administrative arbejdsopgaver vil blive opgjort og indregnet i de besparelser, der er aftalt mellem regeringen og KL i forbindelse med økonomiaftalen for 2017 og årene fremover.

Bilag

  1. Forslag til tilretning af organisationen (pdf)
  2. Centerstruktur - referater fra MED-udvalg og udtalelser - 32770-17_v1_Centerstruktur - referater fra MED-udvalg og udtalelser.PDF (pdf)

4. Stillingsopslag/job- og kravprofil direktør Børn og Velfærd

Beslutningstema

Økonomiudvalget skal drøfte og godkende udkast til stillingsopslag og job- og kravprofil samt tidsplan for rekruttering til stillingen som direktør for børne- og velfærdsområdet.

Indstilling

Økonomi og Stabe indstiller til Økonomiudvalget

  1. at drøfte og godkende stillingsopslag og job- og kravprofil for stillingen som direktør for børne- og velfærdsområdet under forudsætning af Kommunalbestyrelsens efterfølgende godkendelse af direktionens forslag til kommende centerstruktur. 
  2. at godkende sammensætningen af ansættelsesudvalget, herunder at hele Økonomiudvalget deltager i ansættelsesudvalget  
  3. at godkende tidsplan for rekruttering

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-02-2017

Ad 1.

Økonomiudvalget godkendte stillingsopslag og job- og kravprofil for stillingen som direktør for børne- og velfærdsområdet under forudsætning af kommunalbestyrelsens efterfølgende godkendelse af direktionens forslag til kommende centerstruktur.

Ad 2.

Økonomiudvalget godkendte sammensætningen af ansættelsesudvalget, herunder at hele Økonomiudvalget deltager i ansættelsesudvalget.

Ad 3.

Økonomiudvalget godkendte tidsplan for rekruttering.

Sagsfremstilling

Stillingen som direktør for Børn og Velfærd har været besat ved konstitution siden den 1. august 2016. Stillingen ønskes nu opslået med henblik på fastansættelse.

Personale og Løn har udarbejdet stillingsopslag og job- og kravprofil samt tidsplan for rekruttering, som skal bruges til at rekruttere en ny direktør til børne- og velfærdsområdet.

Stillingsopslaget og job- og kravprofilen indeholder beskrivelse af hvilken person der ønskes til at bestride stillingen.

Stillingsopslaget er en kort beskrivelse af Hvidovre Kommune og stillingens indhold, hvor job- og kravprofilen uddyber stillingens indhold og de krav der er til ansøger. Hvidovre kommunes organisation er beskrevet i henhold til direktionens forslag til ny centerstruktur under forudsætning af Økonomiudvalgets og Kommunalbestyrelsens godkendelse.

Retsgrundlag

Stillingens opslås efter KL’s anbefaling om at finde den bedst kvalificerede ved at stillingen har været i offentligt opslag.

Økonomiske konsekvenser

Udgifter til rekrutteringsprocessen vil ske inden for forvaltningens økonomiske råderum.

Bilag

  1. Bilag til ØU den 06.02.2017, Tidsplan - direktør stilling.pdf (pdf)
  2. Bilag til ØU den 06.02.2017, Job- og kravprofil direktør stilling.pdf (pdf)
  3. Bilag til ØU den 06.02.2017, stillingsopslag - direktør stilling.pdf (pdf)

5. Aflæggelse af anlægsregnskaber

Beslutningstema

Godkendelse af  2 anlægsregnskaber på Økonomiudvalgets område

Indstilling

Økonomi og Stabe indstiller til Økonomiudvalget at anbefale over for Kommunalbestyrelsen

  1. at godkende anlægsregnskab vedr. projekt nr. 0249, køb af brandstation
  2. at godkende anlægsregnskab vedr. projekt nr. 0250, grunde i Præstemosen, salg 2016

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-02-2017

Ad 1.

Anbefales godkendt.

Ad 2.

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Projekt nr. 0249, Køb af brandstation, Avedøre Havnevej

På Kommunalbestyrelsens møde 24. november 2015, pkt. 30 blev der givet en bevilling på 13.400.000 kr. til køb af brandstation på Avedøre Havnevej 37, heraf 100.000 kr. til omkostninger i forbindelse med købet. Ejendommen er tidligere ejet af Vestegnens Brandvæsen I/S som blev nedlagt pr. 31. december 2015. Ejendommen udlejes til Hovedstadens Beredskab pr. 1. januar 2016.

Regnskabet ser således ud:

Udgifter                               13.381.460 kr.

Bevilling                               13.400.000 kr.

Merudgift                                   18.540 kr.

Købesummen udgør 13.300.000 kr. og 81.460 kr. er afholdt vedr. tinglysning af skøde.

Netto udviser regnskabet en mindreudgift på 18.540 kr.

Projekt nr. 0250, Grunde Præstemosen, salg 2016

Der blev på investeringsoversigten for 2016 afsat 1.500.000 kr. vedr. indtægter fra salg af grunde i Præstemosen. Derudover blev der afsat 100.000 kr. til dækning af udgifter til ejendomsmægler, tilslutning til kloak og vand o.lign.

Regnskabet ser således ud:

Indtægter -13.207.000 kr.

Bevilling -1.500.000 kr.

Merindtægt -11.707.000 kr.

Udgifter 587.687 kr.

Bevilling 100.000 kr.

Merudgift 487.687 kr.

Merindtægten skyldes at der i 2016 er solgt 21 grunde imod de forventede 3-4 grunde.

Udgiften er tilsvarende større som følge af flere solgte grunde. Udgifter er afholdt til ejendomsmægler samt tilslutning af kloak og vand.

Netto udviser regnskabet en merindtægt på -11.219.313 kr.

Retsgrundlag

Der er ikke noget retsgrundlag for beslutningen.

Politiske beslutninger og aftaler

Projekt nr. 0249, Køb af brandstation, Avedøre Havnevej

Bevillingen er givet på Kommunalbestyrelsens møde 24. november 2015, pkt. 30.

Økonomiske konsekvenser

Projekt nr. 0249, Køb af brandstation, Avedøre Havnevej

Der er givet en bevilling på 13.400.000 kr. til køb af brandstation på Avedøre Havnevej 37, heraf 100.000 kr. til omkostninger i forbindelse med købet.

Projekt nr. 0250, Grunde Præstemosen, salg 2016

På investeringsoversigten for 2016 er der afsat 1.500.000 kr. vedr. indtægter, og 100.000 kr. til dækning af udgifter i forbindelse med salg af grundene.


6. Orientering om styringsdialog 2016, almene boligorganisationer

Beslutningstema

Der gives en orientering om styringsdialogen med de almene boligorganisationer i 2016.

Indstilling

Kultur, Miljø og Vækst indstiller til Økonomiudvalget at anbefale over for Kommunalbestyrelsen

  1. at orienteringen om styringsdialogen 2016 tages til efterretning

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-02-2017

Anbefales taget til efterretning.

Sagsfremstilling

Samarbejdet mellem boligorganisationerne og Hvidovre Kommune varetages bl.a. gennem de årlige styringsdialogmøder.

I styringsdialogmøderne deltager beboerdemokrater og administrative medarbejdere fra boligorganisationerne. Fra kommunen deltager politikere og administrative medarbejdere.

I 2016 blev følgende styringsdialogmøder afholdt:

  • Boligselskabet Friheden, den 1. april
  • Lejerbo Hvidovre, den 19. april
  • Boligforeningen Hvidovrebo, 4. oktober
  • Avedøre Boligselskab, den 27. oktober
  • Andelsboligforeningen Frydenhøjparken, den 11. oktober
  • Hvidovre Almennyttige Boligselskab, 31. oktober
  • Hvidovre Boligselskab, 28. april

Referater af møderne er vedlagt som bilag.

Blandt de emner der blev drøftet på dialogmøderne skal fremhæves:

  • Kommunens anvisningsret
  • Trafikale og parkeringsmæssige forhold
  • Boligsociale forhold
  • Igangværende og kommende renoveringer
  • Regnskaber med særligt fokus på dispositionsfond og henlæggelser
  • Beboerdemokrati
  • Boliger til flygtninge (midlertidige og permanente)

Retsgrundlag

Styringsdialogmøder et lovbestemte jf. almenboliglovens § 164 (lbk. nr. 1103 af 15/08/2016)

Politiske beslutninger og aftaler

Ingen bemærkninger.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.

Bilag

  1. Referat Hvidovre Almn. Boligselskab (pdf)
  2. Referat Frydenhøjparken (pdf)
  3. Referat Lejerbo (pdf)
  4. Referat Hvidovrebo (pdf)
  5. Referat Hvidovre BS (pdf)
  6. Referat Friheden (pdf)
  7. Referat Avedøre Boligselskab (pdf)

7. Eventuelt

Beslutning i Økonomiudvalget den 06-02-2017

Gruppe A spurgte til lokalebookingen. Notat om, hvordan systemet fungerer.