Vi bruger cookies til statistik som en del af vores arbejde for at lave en god hjemmeside. Hvis du ikke siger "nej tak til cookies", antager vi, at du accepterer vores cookie politik. "Se vores cookiepolitik.".

Accepter cookies

 

Referat - Kultur- og Fritidsudvalget den 11. juni 2018

Mødefakta

Dato: Mandag den 11. juni 2018
Mødetidspunkt: Kl. 16:15
Mødested: Multicaféen, Høvedstensvej 45

Medlemmer

  • Anders Liltorp (A)
  • Maria Durhuus (A)
  • Mikkel Dencker (O)
  • Niels Ulsing (F)
  • Yasir Iqbal (A)

Indholdsfortegnelse


1. Godkendelse af dagsorden

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Godkendt. Punkt 8 blev behandlet på trods af, at ansøgningen ikke var vedhæftet dagsordenen. Ansøgningen udsendes sammen med referatet.


2. Meddelelser

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

  1. at tage meddelelser til efterretning

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Taget til efterretning.

Sagsfremstilling

  • Orientering om Hvidovre Fighters’ tildeling af licens til Metalligaen
  • Uddeling af Musikrådets sæsonprogram for sommer/efterår 2018
  • Bevilling af administrativt behandlede tilskudsansøgninger
  • Orientering om afslag til Hvidovre Cykle Klub

Bilag

  1. Licensbrev vedr. Hvidove Fighters (pdf)
  2. Ansøgning fra Dansk Softball Forbund (pdf)
  3. Ansøgning fra HVIK om tilskud til etablering af skudhal (pdf)
  4. Befæstningsdag 2018 - Budget (pdf)
  5. Ansøgning om tilskud til Københavns Befæstningsdag 2018 (pdf)
  6. Afslag til Hvidovre Cykle Klub (pdf)
  7. Oversigt over administrativt behandlede tilskudsansøgninger pr. 11. juni 2018 (pdf)
  8. Telefonnotat af 16-04-2018 vedr. afslag til Hvidovre Cykle Klub (pdf)

3. Anmodning om mandat til afsøgelse af nyt museumssamarbejde

Beslutningstema

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til, hvorvidt administrationen skal bemyndiges mandat til at afsøge mulighederne for, at Hvidovre Kommune kan indgå i et større museumssamarbejde med udvalgte kommuner på Vestegnen.

Et større museumssamarbejde kan potentielt medføre at Forstadsmuseet kan blive statsanerkendt.

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet sagsfremstillingen.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

  1. at bemyndige mandat til administrationen til at afsøge mulighederne for at indgå museumssamarbejde med Høje Taastrup og Albertslund kommuner

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Museumschefen for Forstadsmuseet orienterede om potentialerne ved indgåelse af nyt museumssamarbejde.

Godkendt.

Sagsfremstilling

Kroppedal er et statsanerkendt museum beliggende i Høje Taastrup. Museet har i dag det museumsmæssige ansvar for 16 kommuner (det tidligere Københavns amt), men har kun to ejerkommuner, nemlig Høje Taastrup og Albertslund.

Kroppedals bestyrelse har netop afsat den fungerende museumschef, hvilket har skabt opbrud hos de involverede kommuner. Situationen giver anledning til at undersøge, hvorvidt Hvidovre Kommunes Forstadsmuseum kan indgå samarbejde med Kroppedal.

Et mere forpligtende samarbejde med Kroppedal og eventuelt andre kommuner på Vestegnen ville kunne være et løft for Forstadsmuseet og dermed realiserer en vision om en ny storkøbenhavnsk museumskonstruktion.

Administrationen ønsker på denne baggrund udvalgets opbakning til at afsøge mulighederne for at indgå samarbejde med udvalgte kommuner på Vestegnen (og andre interesserede samarbejdspartnere) og herigennem etablere en ny museumskonstruktion i Storkøbenhavn.

Retsgrundlag

Intet retsgrundlag for beslutningen.

Politiske beslutninger og aftaler

Ingen bemærkninger.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.


4. Fastsættelse af gebyr for eliteklubbers brug af Hvidovre Motionscenter

Beslutningstema

Da Hvidovre Atletik og Motion overtog den foreningsdrevne del af Hvidovre Motionscenter pr. 1. juni 2017 blev der som overgangsordning lavet en aftale med administrationen om, at eliteidrætsklubber frem til årsskiftet kunne træne gratis i centret.  

Da denne overgangsperiode nu er ovre, har Hvidovre Atletik og Motion henvendt sig til kommunen for at gå i dialog om den fremtidige finansiering af eliteidrætsklubbernes brug af centret.

Kultur- og Fritidsudvalget skal derfor drøfte rammerne for fremtidigt gebyr for eliteidrætsklubbers brug af den foreningsdrevne del af Hvidovre Motionscenter.

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet sagsfremstillingen.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget at anbefale over for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at give Hvidovre Atletik og Motion bemyndigelse til at opkræve gebyr for eliteidrætsudøveres brug af Hvidovre Motionscenters foreningsdrevne del svarende til 100 kr. pr. måned pr. person

Beslutning i Kommunalbestyrelsen den 26-06-2018

Liste H stillede ændringsforslag om, at atletikklubben kompenseres med et beløb på min. 60.000 kr. for 2018 for at løfte de udfordringer, der er forbundet med ekstra omkostninger i forbindelse med eliteklubbernes træning.

For: Liste H og Gruppe Ø.

Imod: Gruppe A, O, C og V.

Undlader: F.

Ændringsforslaget forkastet.

Gruppe A stillede ændringsforslag om, at den gældende ordning for eliteidrætsudøvere fortsætter året ud, og at administrationen udarbejder en evaluering af både den foreningsdrevne del af ordningen og den kommunale ordning til fremlæggelse for kommunalbestyrelsen i december 2018.

For: Gruppe A, F og O.

Imod: Gruppe C, Liste H, Gruppe V og Ø. Liste H med henvisning til eget forslag. Gruppe C og V med henvisning til forvaltningens indstilling.

Kommunalbestyrelsen godkendte, at den gældende ordning for eliteidrætsudøvere fortsætter året ud, og at administrationen udarbejder en evaluering af både den foreningsdrevne del af ordningen og den kommunale ordning til fremlæggelse for kommunalbestyrelsen i december 2018.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-06-2018

Kultur- og Fritidsudvalgets indstilling anbefales godkendt.

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Det anbefales, at centrets faciliteter stilles gratis til rådighed til Eliteudøvere i et år. Ordningen evalueres efterfølgende.

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 08-05-2018

Udsættes til politisk drøftelse.

Beslutning i Økonomiudvalget den 16-04-2018

Udsættes.

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 12-04-2018

Sagen udsættes.

Det undersøges, hvor mange potentielle eliteudøvere ordningen vil omfatte, samt hvilke kriterier, der ligger til grund for ordningen.

Sagsfremstilling

Kommunalbestyrelsen besluttede pr. 28. marts 2017 at udpege Hvidovre Atletik og Motion som driftsansvarlig for den foreningsdrevne del af Hvidovre Motionscenter.

Den foreningsdrevne del af centeret har pt. ca. 200 medlemmer, der hver betaler 100. kr. månedligt for et medlemskab. Derudover tilbydes forskellige holdaktiviteter som effekt-, yoga- og morgenhold.

Hvidovre Atletik- og Motion har deltidsansat to instruktører.

Eliteidrætsudøveres brug af motionscentret

Umiddelbart inden Motionscentret blev delt i en kommunal og foreningsdrevet del, indrettede Hvidovre Kommune i sommeren 2016 et særskilt område, som kunne anvendes gratis af kommunens eliteidrætsklubber (klubber, der modtager tilskud fra kommunens eliteidrætspulje), hvorimod andre brugere kunne anvende området mod betaling. Det særskilte område nåede dog aldrig at blive færdigindrettet inden opdelingen af motionscentret, hvorfor ordningen aldrig blev anvendt i praksis og heller ikke kontraktuelt effektiviseret.

Den 1. juni 2017 trådte brugsretsaftalen ml. Hvidovre Kommune og Hvidovre Atletik og Motion så i kraft, hvorefter Atletikklubben varetog den daglige drift af motionscentret fra kl. 14.00 i hverdage samt fra kl. 6.00 i weekender.

I den forbindelse blev det ikke skrevet formelt ind i brugsretsaftalen, hvorvidt eliteudøvere fremover skulle træne gratis, men der blev indgået en uformel aftale med Center for Kultur og Fritid om, at der indtil nytår 2017 – som en overgangsordning - ikke ville blive opkrævet betaling for eliteudøveres brug af træningsfaciliteterne.

Overgangsperioden er nu slut, og Hvidovre Atletik og Motion henstiller derfor til, at der skal findes en løsning, der finansierer eliteidrætsklubbernes brug af centret.

Da der i brugsretsaftalen ikke er indskrevet noget krav om, at der skal tilbydes gratis træning i centret, anbefaler administrationen, at Hvidovre Atletik og Motion får bemyndigelse til fremover at opkræve betaling fra eliteudøvere svarende til almene brugeres månedlige medlemskontingent på 100 kr.

Estimeret brug af Hvidovre Motionscenters elitefaciliteter

Administrationen har været i dialog med de kommunale eliteidrætsklubber for at afklare, hvor mange af foreningernes eliteudøvere, der gratis anvender Hvidovre Motionscenters elitefaciliteter.

Ud af 10 eliteforeninger anvendes faciliteterne pt. kun af to foreninger; heraf 45-50 eliteudøvere fra Hvidovre Idrætsforening, fodboldafd. samt et uoplyst antal eliteudøvere fra Hvidovre Ishockey Klub (brugen repræsenterer en estimeret værdi på ca. 60.000 kr.). De resterende eliteforeninger gør enten brug af egne træningsfaciliteter eller anvender kommunens to idrætscentre, og størstedelen af de adspurgte foreninger overvejer ikke at gøre brug af Hvidovre Motionscenters elitefaciliteter fremadrettet.

Hvidovre Bordtennisklub har som den eneste forening ikke været bekendt med muligheden for gratis anvendelse af Hvidovre Motionscenters elitefaciliteter. Foreningen udviser dog interesse for at gøre brug af faciliteterne fremadrettet alt afhængigt af den fremtidige finansiering.

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagtsreglerne.

Politiske beslutninger og aftaler

Som del af budgetaftalen mellem Socialdemokraterne, Dansk Folkeparti, Konservative og Venstre vedrørende budget 2017 skal en del af Hvidovre Motionscenter drives af frivillige og foreninger.

Kommunalbestyrelsen godkendte d. 28. marts 2017, at Hvidovre Atletik og Motion skulle udpeges som driftsansvarlig forening for den foreningsdrevne del af Hvidovre Motionscenter. Samtidig blev brugsretsaftale ml. Hvidovre Kommune og Hvidovre Atletik og Motion godkendt.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.

Bilag

  1. Eliteidrætsklubbernes brug af Hvidovre Motionscenter (pdf)
  2. Brugsretsaftale ml. Hvidovre Kommune og Hvidovre Atletik og Motion (pdf)

5. Forslag til fremtidige fokusområder for Kultur- og Fritidsudvalget

Beslutningstema

Kultur- og Fritidsudvalget skal drøfte forslag til fremtidige fokusområder for udvalget.

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet sagsfremstillingen.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

  1. at drøfte forslag til fremtidige fokusområder samt det videre arbejdsforløb

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Drøftet. Teater Vestvolden ønskes nævnt som en væsentlig kulturaktør.

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 08-05-2018

Udsættes med henblik på udarbejdelse af supplerende forslag, der dækker kulturområdet bredt.

Sagsfremstilling

For at understøtte Kultur- og Fritidsudvalgets fremtidige arbejde i den påbegyndte udvalgsperiode har administrationen i dialog med udvalgsformanden udarbejdet forslag til fire mulige fokusområder på Kultur- og Fritidsområdet.

Administrationen lægger op til udvalget at drøfte de fire forslag samt diskutere det videre arbejdsforløb. 

1. Byen som motionsrum (særlig målgruppe: ikke-foreningsaktive borgere)

Projektet sigter mod at få flere Hvidovre-borgere til at motionere, og henvender sig især til borgere, der ikke er aktiveret og organiseret gennem foreninger. Projektet henvender sig også til folkeskolen, da tilgængelige og synlige motionsfaciliteter vil gøre det lettere at koble motion sammen med læring. Målet er, at alle Hvidovreborgere får en halv times motion om dagen.

For at understøtte projektet kan der bl.a. arbejdes med:

·Indretning af byrummet, så det bliver nemmere og mere attraktivt at dyrke motion; f.eks. ved at etablere motionsruter, redskaber mm. i det offentlige byrum.

·Synliggørelse via skiltning, apps, hjemmesider mm.

·Etablering helt nye faciliteter for specifikke typer af motionsudøvere; løbere; skatere; ryttere mm.

·Facilitering af samarbejde med foreninger om forskellige motionsevents og aktiviteter rundt omkring i byen; et konkret scenarie er et årligt motionsløb, hvor ruten bl.a. inkluderer byens hovedattraktioner, og på den måde også bliver et kulturløb med fokus på historie, arkitektur mm.

Projektet er administrativt igangsat, og der er pt. nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Center for Kultur og Fritid, Center for Politik og Ledelse, Center for Sundhed og Ældre, Center for Skole og Uddannelse samt Vej og Park.

2. Etablering af Team Hvidovre (særlig målgruppe: eliteklubberne)

Projektet sigter mod at videreudvikle kommunens elitepulje Elite2650 via oprettelsen af en ny støttemodel, der kan generere støttemidler og tilskud til Hvidovres eliteklubber.

For at understøtte projektet kan der bl.a. arbejdes med:

·Samarbejde med Hvidovre Idrætsråd og Hvidovre Kommunes erhvervsafdeling

3. Brugen af kommunens ejendomme og faciliteter (særlig målgruppe: breddeidrætten samt det almene foreningsliv)

Projektet sigter mod bedre og mere effektiv brug af kommunens ejendomme og faciliteter. Fokusområdet er allerede nævnt i Kultur- og Fritidspolitikken og Helhedsplanen på idrætsområdet.

For at understøtte fokusområdet kan der bl.a. arbejdes med:

·Etablering af mere fleksibel lokalebooking, så ledige haltider udnyttes

·Etablering af aktivitetskort, der giver borgere adgang til flere faciliteter ad gangen, således at flere borgere besøger flere og forskellige faciliteter

·Implementering af fleksibel lokalebrug, således at kommunens lokaler anvendes til flere formål og kan benyttes af flere forskellige brugere; et eksempel er Hvidovre Roklubs lokaler, der efter den kommunale overtagelse inde for visse rammer gøres anvendelig for andre borgere og besøgende

Hvidovre Kommune er pt. i gang med at etablere et ejendomscenter, der bl.a. har til formål at optimere de kommunale ejendommes arealer og drift samt at øge udnyttelsesgraden til glæde for kommunens borgere. Ejendomscentret forventes at starte op i efteråret 2018.

4. Underbygning af foreningernes sociale ansvar og indsats: ”lige muligheder for alle” (særlig målgruppe: udsatte børn og unge og andre borger med særlige behov)

Projektet sigter mod at skabe bedre rammer for borgere med særlige behov, således at flere får gavn af kommunens forskellige fritidstilbud. 

Deltagelse i fritidsaktiviteter sammen med andre børn og unge kan medvirke til at skabe nye sociale relationer og give forøget livsglæde og værdi. Aktiv involvering i fritidsaktiviteter kan desuden nedbryde den negative sociale arv for udsatte børn og unge.

For at understøtte fokusområdet kan der bl.a. arbejdes med:

·Implementering af en kommunal fritidspasordning, hvor kommunen i samarbejde med foreningslivet i forskellig grad hjælper børn og unge med kontingentbetaling, udstyr og vejledning

·Hvidovre Kommunes optagelse i den Fælleskommunale Idrætspulje, der støtter idrætstiltag og -projekter for børn og unge med specielle behov; et projekt, der passende kunne igangsættes i samarbejde med bl.a. Hvidovre Handikapråd, Center for Børn og Familier m.fl.

Der er etableret fritidspasordninger i 26 kommuner. Tilbuddene er ofte karakteriseret ved, at udsatte familier kan søge om et fritidspas som hel eller delvis betaling af barnets kontingent. I visse kommuner kan man også søge om tilskud eller fuld betaling af udstyr. Mange af kommunerne tilbyder foruden økonomisk støtte også fritidsvejledning, hvor enten frivillige eller kommunale konsulenter klarlægger barnets interesser. Tilskuddene spænder fra 400 kr. til fuld betaling af kontingent på op til 3000 kr.  

Administrationen vurderer, at der i Hvidovre Kommune er behov for 30 fritidspas årligt.

5. Kultur i hverdagen (særlig målgruppe: børnefamilier)

Projektet sigter mod at skabe rammerne for, at flere Hvidovre-borgere kan møde kultur i hverdagen. Projektet henvender sig især til børnefamilier, da tilgængelighed er vigtig, hvis alternativer til den nemme underholdning skal give mening i en travl hverdag.

Målet er, at kulturelle tilbud arrangeret af bl.a. HvidovreBibliotekerne og Forstadsmuseet bliver synlige i hverdagen og ikke opleves som noget, der er forbeholdt de få.

For at understøtte projektet kan der bl.a. arbejdes med:

  • Formidling ude i byens rum varetaget af HvidovreBibliotekerne og Forstadsmusset (oplæsning, fortælling, formidling af kunst og kultur)
  • Samarbejde med Forstadsmuseet med henblik på at formidle Hvidovres egne historier – både de publicerede og dem folk selv kommer med
  • Samarbejde mellem kulturaktørerne og eventuelt foreninger eller frivillige om et kulturevent – her tænkes samtlige kulturaktører at byde ind
  • Inddragelse af forskellige, digitale formidlingskanaler, da de digitale rum også er en del af borgernes hverdag – herunder skal HvidovreBibliotekerne have fokus på den digitale formidling og de digitale medier skal tænkes ind, for at nå ud til borgerne med information om kommunens kluturtilbud.

Retsgrundlag

Der er intet retsgrundlag for beslutningen.

Politiske beslutninger og aftaler

Ingen bemærkninger.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.


6. Samarbejdsaftale mellem Hvidovre Ældreråd og Hvidovre Kommune

Beslutningstema

Hvidovre Ældreråd og Hvidovre Kommune har indgået en samarbejdsaftale, der sætter rammen for samarbejdet parterne imellem. Ældrerådets vedtægter er ligeledes en del af denne aftale. I forbindelse med nyvalgt Ældreråds tiltræden 1. februar 2018 skal aftalen genforhandles for de næste fire år.

Der fremlægges korrekturmæssige justeringer i forlængelse af centerstrukturen 1. maj 2017 samt Ældrerådets forslag til justeringer i aftalen.

Kommunalbestyrelsen skal godkende Vedtægter og Samarbejdsaftale førend den er gyldig.

Center for Sundhed og Ældre har udarbejdet sagsfremstillingen.

Sagen er bygget op på baggrund af dialogmøder med Ældrerådet d. 21. februar 2018 og d. 24. april 2018 og har været sendt i høring hos Ældrerådet

Indstilling

Direktøren indstiller til Ældre- og Sundhedsudvalget at anbefale over for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at godkende, de korrekturmæssige justeringer som følge af organisationsændringen til centerstruktur 1. maj 2017.

  2. at træffe beslutning om hvorvidt diætudløsende aktiviteter fremover også omfatter Ældrerådsmedlemmers deltagelse i relevante konferencer. Den samlede diætudgift stiger med 14.700 kr. fra 70.560 kr. til i alt 85.260 kr.

  3. at træffe beslutning om møderækken mellem Ældreråd og Ældre- og Sundhedsudvalg fra 2019 skal udvides fra 3 til 4 årlige møder. Udvidelsen vil medføre en forøgelse af den årlige diætudgift med yderlig 2.940 kr.

Direktøren indstiller til Social- og Arbejdsmarkedsudvalget, Bygge og Planudvalget, Teknik og Miljøudvalget og Kultur og Fritidsudvalget, at anbefale overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at Social- og Arbejdsmarkedsudvalget træffer beslutning om hvorvidt personkredsen ved de 3 årlige dialogmøder skal omfatte udvalgsformanden fra Social- og Arbejdsmarkedsudvalget.

  2. at Bygge og Planudvalget træffer beslutning om hvorvidt personkredsen ved de 3 årlige dialogmøder skal omfatte udvalgsformanden fra Bygge og Planudvalget.

  3. at Teknik og Miljøudvalget træffer beslutning om hvorvidt personkredsen ved de 3 årlige dialogmøder skal omfatte udvalgsformanden fra Teknik og Miljøudvalget.

  4. at Kultur og Fritidsudvalget træffer beslutning om hvorvidt personkredsen ved de 3 årlige dialogmøder skal omfatte udvalgsformanden fra Kultur og Fritidsudvalget.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen den 26-06-2018

Ad 1.

Kommunalbestyrelsen godkendte de korrekturmæssige justeringer af samarbejdsaftale mellem Hvidovre Ældreråd og Hvidovre Kommune, der følger af organisationsændringen til centerstruktur 1. maj 2017.

Ad 2.

Kommunalbestyrelsen godkendte, at diætudløsende aktiviteter fremover også omfatter Ældrerådsmedlemmers deltagelse i relevante konferencer. Den samlede diætudgift stiger med 14.700 kr. fra 70.560 kr. til i alt 85.260 kr.

Ad 3.

Kommunalbestyrelsen godkendte, at møderækken mellem Ældrerådet og Ældre- og Sundhedsudvalget fra 2019 udvides fra 3 til 4 årlige møder, og at udvidelsen af mødeantallet medfører en forøgelse af den årlige diætudgift med yderligere 2.940 kr.

Ad 4. – 7.

Kommunalbestyrelsen godkendte, at Social- og Arbejdsmarkedsudvalgets, Bygge- og Planudvalgets, Teknik- og Miljøudvalgets og Kultur- og Fritidsudvalgets formænd deltager i de 3 årlige dialogmøder med Ældrerådet.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-06-2018

Ad 1. - 7. Anbefales godkendt.

Beslutning i Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2018

Ad 6. Anbefales godkendt.

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 12-06-2018

Ad 5. Anbefales godkendt.

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Ad 7. Anbefales godkendt.

Beslutning i Ældre- og Sundhedsudvalget den 23-05-2018

Ad 1. Anbefales godkendt.

Ad 2. Udvalget anbefaler godkendt, at diætudløsende aktiviteter fremover også omfatter Ældrerådsmedlemmers deltagelse i relevante konferencer - herunder at den samlede diætudgift stiger med 14.700 kr. fra 70.560 kr. til i alt 85.260 kr.

Ad 3. Udvalget anbefaler godkendt, at møderækken mellem Ældreråd og Ældre- og Sundhedsudvalg fra 2019 udvides fra 3 til 4 årlige møder - herunder at udvidelsen vil medføre en forøgelse af den årlige diætudgift med yderligere 2.940 kr.

Høringssvaret fra Ældrerådet indgik ved sagens behandling. Det indkomne høringssvar har ikke givet anledning til bemærkninger fra administrationen, og der forelå derfor ikke notat om høringssvaret til mødet.

Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 23-05-2018

Ad 4. Anbefales overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Ældrerådets høringssvar indgik i sagens behandling.

Sagsfremstilling

Hvidovre Kommune har indgået en samarbejdsaftale med Hvidovre Ældreråd. Aftalen regulerer samarbejdet mellem Ældrerådet og kommunen, og fastligger de overordnende rammer for afholdelse af ældrerådsvalg hvert fjerde år. Derudover indeholder aftalen også ældrerådets vedtægter.

Konstitueringsmøde i Ældrerådet

Det nyvalgte Ældrerådet konstituerede sig d. 29. januar 2018 og trådte i funktion 1.februar 2018. På konstitueringsmødet blev formandskab og kasserer udpeget. De er følgende:

  • Formand:        Birthe Mingon
  • Næstformand:  Grete Hagedorn
  • Kasserer:        Christian Thode

Funktionsperioden for Ældrerådet er 1.februar 2018 til 31. december 2021.

Ændringer i samarbejdsaftalen

Korrektur og præciseringsændringer:

Sidste aftale blev godkendt af Kommunalbestyrelsen d. 27.september 2016, hvor afholdelse af ældrerådsvalg samtidig med regions- og kommunalvalg blev vedtaget.

I den udgave der foreligger til godkendelse nu, er der foretaget præciserings – og korrekturmæssige rettelser i forlængelse af Hvidovre Kommunes organisatoriske overgang til centerstruktur 1.maj 2017.

Der er foretaget præcisering og korrekturmæssige justeringer følgende steder i samarbejdsaftalen;
§4, stk. 4, §5 stk. 3, §6, stk. 5 og §7, stk. 1.

Ældrerådets ønsker til justering i samarbejdsaftalen

Center for Sundhed og Ældre har ligeledes været i dialog med Hvidovre Ældreråd i forhold til samarbejdsaftalen for de kommende fire år. Ældrerådet har fremført følgende ønsker til justering i samarbejdsaftale:

  • Udvidelse af diætudløsende aktiviteter ( §5, stk. 3).

  • Udvidelse af personkreds på de 3 årlige dialogmøder med udvalgsformænd  fra andre udvalg end Ældre- og Sundhedsudvalget ( § 4, stk. 4).

Udvidelse af diætudløsende aktiviteter

Diæter til ordinære ældrerådsmøder:

Der udbetales diæter til rådsmedlemmerne i forbindelse med de ordinære ældrerådsmøder og ekstraordinære ældrerådsmøder.

Ældrerådet afholder 10 ordinære møder, og i ca. 3 til 5 ekstraordinære møder. Denne mødeaktivitet er fastlagt i Ældrerådets forretningsorden.

Diæter til møder fastlagt i samarbejdsaftalen:

Derudover udbetales diæter til møder fastlagt i samarbejdsaftalen mellem Hvidovre Kommune og Hvidovre Ældreråd: Der er fastlagt følgende møder:

  • 4 årlige kontaktgruppe møder mellem Center for Sundhed og Ældre og Ældreråd
  • 3 årlige møder mellem Ældre- og Sundhedsudvalg og Ældreråd
  • 3 årlige møder mellem Ældreråd/Handicapråd og udvalgsformænd fra Teknik og miljø samt Kultur og Fritidsudvalget, samt relevante medarbejdere fra centrene Plan og Miljø og Trafik og Ejendomme.

Ældrerådet har på dialogmøde d. 24. april 2018 givet udtryk for ønske om at udvide møderækken med Ældre- og Sundhedsudvalget fra 3 til 4 årlige møder.

Diæter til andre møder, konferencer mv.:

Der udbetales ikke diæter til konferencer og lign. som rådet deltager i. Udgifter i dén forbindelse skal pt. dækkes fra det afsatte årlige driftstilskud, som ældrerådet modtager til egen disponering (se evt. bilag B).

Ældrerådet har på dialogmøde om samarbejdsaftalen d. 21. februar 2018 og 24. april 2018 givet udtryk for, at deltagelse i relevante konferencer og seminarer indenfor ældre og sundhedsområdet er en del af medlemmernes løbende kompetenceudvikling, for at kunne varetage rollen som opdateret sparrings og høringspartner på ældreområdet.

Samlet diætudgift ved Ældrerådets forslag til ny samarbejdsaftale

Center for Sundhed og Ældre vurderer, at der vil være tale om konferencedeltagelse i størrelsen af 4-5 konferencer årligt, hvilket vil medføre en samlet udvidelse af diætudgifterne fra 70.560 kr. til 85.260 kr. ved samtlige 7 ældrerådsmedlemmers deltagelse i fem årlige konferencer.

Såfremt møderækken med Ældre- og Sundhedsudvalget udvides fra 3 til 4 årlige møder øges diætudgiften med yderligere 2.940 kr., så den samlede diætudgift bliver 88.200 kr. (se bilag B for oversigt over nuværende årlige diætudgift og estimat over udvidelse).

Udvidelse af personkredsen på dialogmøder

I forlængelse af den organisatoriske ændring til centerstruktur pr. 1. maj 2017 har Ældrerådet påpeget, at området voksenrådgivningen (der har pensionsområdet) eksempelvis ikke længere er repræsenteret på dialogmøderne.

Ældrerådet foreslår i forlængelse af overgang til centerstrukturen derfor en udvidelse af personkredsen på dialogmøderne mellem Ældreråd/Handicapråd, udvalgsformænd og andre fagcentre end Center for Sundhed og Ældre.

Ældrerådet ønsker at personkredsen på de 3 årlige dialogmøder udvides til at omfatte følgende:

Formand for:

Teknik og Miljøudvalget (deltager i nuværende møderække)
Kultur og Fritidsudvalget (deltager i nuværende møderække)

Bygge og Planudvalget (deltager ikke i nuværende møderække)

Social- og Arbejdsmarkedsudvalget (deltager ikke i nuværende møderække)

På møderne deltager også relevante medarbejdere fra centrene Plan og Miljø, Kultur og Fritid, Psykiatri og Handicap, og Trafik og Ejendomme efter behov.

I bilag A kan samarbejdsaftalen læses med forslag til de korrekturmæssige justeringer og præciseringer, samt med forslag til formulering, såfremt Ældrerådets ønsker om justeringer godkendes politisk.

Retsgrundlag

Ældrerådet er lovpligtigt jævnfør Lov om Retssikkerhed og Administration på det Sociale område § 30-32.

I samme lov § 33 anføres det, at kommunen skal udarbejde vedtægter i samarbejde med Ældrerådet. Ældrerådet fastsætter selv sin forretningsorden.

Politiske beslutninger og aftaler

Kommunalbestyrelsen godkendte sidste samarbejdsaftale mellem Ældrerådet og Hvidovre Kommune d. 26. september 2017.

Økonomiske konsekvenser

Årligt driftstilskud:

Der afsættes et årligt driftsbeløb til Ældrerådet. I 2018 er der afsat 166.638 kr. Ældrerådet administrerer selv beløbet, og aflægger årligt regnskab over anvendelse af midlerne. Driftsbeløbet reguleres årligt med den almindelige prisfremskrivning.

Udvidelse af diætudløsende aktiviteter:

Samlet diætudgift for ældrerådets syv medlemmer ved godkendelse af ovenstående stiger med 17.640 kr. fra 70.560 kr. til i alt 88.200 kr. Stigningen finansieres indenfor eksisterende ramme.

Diætudløsende aktiviteter:

Ved udvidelse af diætudløsende aktiviteter vil der ske en forhøjelse af den årlige diætudgift fra 70.560 kr. til 85.260 kr. ved samtlige ældrerådsmedlemmers deltagelse på 5 årlige konferencer.

Udvidelse af møderække med Ældre- og Sundhedsudvalg:
Såfremt Ældrerådets ønske om udvidelse af møderække med Ældre- og Sundhedsudvalget fra 3 til 4 årlige møder vil det øge den årlige diæt udgift med yderligere 7x420 kr. i alt 2.940 kr.

Bilag

  1. Bilag A: Vedtægter og Samarbejdsaftale mellem Ældreråd og Hvidovre Kommune_udkast med ændringer for perioden 2018-2021 (pdf)
  2. Bilag B. Udgiftsniveau ved diætudløsende aktiviteter_Ældrerådet (pdf)
  3. Ældrerådets høringssvar til Samarbejdsaftale mellem Hvidovre Ældreråd og Hvidovre kommune (pdf)

7. Sponsorpuljen 2018/2019

Beslutningstema

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage slutevalueringer fra støttemodtagende foreninger i 2016 og 2017 vedr. sponsorpuljen til efterretning samt tage stilling til fordeling af midler fra sponsorpuljen 2018 og 2019.

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet sagsfremstillingen.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget at anbefale over for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at tage stilling til slut evalueringerne fra foreningerne for den tidligere sponsorperiode 1.juli 2016 – 30. juni 2018.
  2. at lave en toårig fordeling af Sponsorpuljen 2018 og 2019 blandt de ansøgende foreninger gældende for perioden 1. juli 2018 – 30. juni 2020.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen den 26-06-2018

Ad 1.

Kommunalbestyrelsen tog slutevalueringerne fra foreningerne for den tidligere sponsorperiode 1. juli 2016 – 30. juni 2018 til efterretning.

Ad 2.

Kommunalbestyrelsen godkendte, at følgende bevilges beløb fra Sponsorpuljen for 2018 og 2019:

Hvidovre Atletik & Motion bevilges 105.000 kr. pr. år.

Hvidovre Volleyball Club bevilges 105.000 kr. pr. år.

Hvidovre Badminton Club bevilges 105.000 kr. pr. år.

Hvidovre Ishockey Klub bevilges 105.000 kr. pr. år.

Hvidovre Attack Floorball Club bevilges 105.000 kr. pr. år.

Hvidovre Bordtennis Klub bevilges 50.000 kr. pr. år.

Hvidovre Gymnastik bevilges 74.000 kr. pr. år.

Hvidovre Kajak Klub bevilges 58.000 kr. pr. år.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-06-2018

Kultur- og Fritidsudvalgets indstillinger anbefales godkendt.

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Ad. 1. Anbefales taget til efterretning.

Ad. 2. Udvalget anbefaler følgende fordeling af Sponsorpuljen for 2018 og 2019:

Hvidovre Atletik & Motion bevilges 105.000 kr. pr. år.

Hvidovre Volleyball Club bevilges 105.000 kr. pr. år.

Hvidovre Badminton Club bevilges 105.000 kr. pr. år.

Hvidovre Ishockey Klub bevilges 105.000 kr. pr. år.

Hvidovre Attack Floorball Club bevilges 105.000 kr. pr. år.

Hvidovre Bordtennis Klub bevilges 50.000 kr. pr. år.

Hvidovre Gymnastik bevilges 74.000 kr. pr. år.

Hvidovre Kajak Klub bevilges 58.000 kr. pr. år.

Sagsfremstilling

Slutevalueringer fra foreninger som har modtaget sponsorstøtte i den tidligere sponsorperiode; 1. juli 2016 til og med 30. juni 2018.

Administrationen har indhentet slutevalueringer fra alle de foreninger, som har modtaget sponsorstøtte i perioden. Alle foreninger har gennemført de ansøgende udviklingsprojekter med gode resultater samt afholdt de omtalte modydelser.

Hvidovre Gymnastik (HVG37), Hvidovre Bordtennis og Hvidovre Svømmeklub fik tildelt regulær sponsorstøtte til etablering af reklamer; disse modydelser er opfyldt.

Slutevalueringen af sponsoraterne for den tidligere periode, 1. juli 2016 til og med den 30. juni 2018, er vedlagt som bilag sammen med en oversigt, hvor projekter og resultater er beskrevet.

Ansøgninger om tilskud til sponsorstøtte for den kommende 2 årig periode, 1. juli 2018 til og med 30. juni 2020.

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til fordeling af sponsorpuljen 2018/2019 på i alt 707.200 kr. mellem de ansøgende foreninger.

Retningslinjerne for Hvidovre Kommunes sponsorpulje lægger dels vægt på, at ansøgningerne indeholder:

  • En målrettet indsats for kommunens børn og unge igennem foreningens almindelige aktiviteter.
  • Et udviklingsprojekt for foreningen, hvor projekter der adresserer til foreningsløse børn og unge, ungdomsfrafald og aktiviteter i forbindelse med åben skole skal prioriteres.
  • En række modydelser til Hvidovre Kommune i form bl.a. reklamer (Hvidovre Kommune logo på tøj, hjemmeside, div. informationsmateriale m.m.)

Der er i 2018 indkommet i alt 9 ansøgninger. Alle ansøgninger er vedlagt og administrationen har udarbejdet en oversigt (vedlagt), hvor indhold og modydelser også er beskrevet.

Administrationen skal bemærke at ansøgningen fra Hvidovre Kajak Klub er indkommet efter ansøgningsfristen.

I samarbejde med de foreninger, som tildeles tilskud fra sponsorpuljen, vil Center for Kultur og Fritid udarbejde specifikke aftaler, som beskriver de enkelte foreningers kravopfyldelse – herunder krav til den foreslåede udvikling af foreningen, samt krav til modydelserne til kommunen. Der udarbejdes således ikke ensartede aftaler til alle foreninger, da udgifterne forbundet med opfyldelsen af kravene kan have større økonomiske konsekvenser for den enkelte forening.

Med vedtagelsen af de nye retningslinjer for sponsorpuljen blev det besluttet at støtte toårige projekter. Kultur- og Fritidsudvalget vil blive forelagt midtvejs evalueringer af foreningernes projekter efter det første år af sponsorperioden, den 30. juni 2019 og slut evalueringer i forbindelse med udgangen af sponsorperioden 30. juni 2020.

Sponsoraterne træder i kraft den 1. juli 2018 og er gældende til og med den 30. juni 2020, dvs. et sponsortilskud i 2018 og et sponsortilskud i 2019.

Retsgrundlag

Der er ikke noget retsgrundlag for beslutningen.

Politiske beslutninger og aftaler

De nye retningslinjer for sponsorpuljen blev behandlet af Kultur- og Fritidsudvalget 7. marts 2016 og endeligt vedtaget af kommunalbestyrelsen 29. marts 2016.

Økonomiske konsekvenser

Sponsorpuljen beløber sig i 2018 til 650.624 kr. ekskl. moms. Da 56.576 kr. kan momsrefunderes via SKAT (jf. den såkaldte positivliste, en særlig momsrefusionsordning vedrørende tilskud på bestemte områder) kan der reelt bevilges støtte for 707.200 kr.

Der er indkommet 9 ansøgninger som i alt udgør 1.103.000 kr.

Det præcise budgetbeløb for Sponsorpuljen 2019 kendes ikke på nuværende tidspunkt. Beløbet for 2019 foreligger ultimo oktober 2018.

Bilag

  1. Samtlige ansøgninger om sponsorstøtte fra sponsorpuljen 2018/2019. (pdf)
  2. Oversigt over ansøgninger til sponsorpuljen 18-19 (pdf)
  3. Slutevaluering af projekter i forbindelse med tilskud fra sponsorpuljen 16-17 (pdf)

8. Ansøgning fra Hvidovre Atletik & Motion om tilskud til afholdelse af Nordisk Mesterskab i Atletik

Beslutningstema

Kultur og Fritidsudvalget skal tage stilling til ansøgning fra Hvidovre Atletik & Motion om tilskud på 45.000 kr. til afvikling af det Nordiske U20 Mesterskab i atletik på Hvidovre Stadion d. 10.-11. august 2018.

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet sagsfremstillingen.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

  1. at bevilge 45.000 kr. i tilskud til Hvidovre Atletik & Motion til afholdelse af det Nordiske U20 Mesterskab i atletik d. 10.-11. august 2018

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Der bevilges 45.000 kr. Tilskuddet skal anvendes til udgifter forbundet med konkurrenceudstyr og præmieceremoni.

Sagsfremstilling

Hvidovre Atletik & Motion ansøger Kultur- og Fritidsudvalget om et økonomisk tilskud på 45.000 kr. til brug for afholdelse af det Nordiske U20 Mesterskab i atletik.

Stævnet afholdes planmæssigt fredag d. 10. august – lørdag d. 11. august 2018 på Hvidovre Stadion, og der forventes deltagelse fra ca. 320 atleter fra hele Norden.

Hvidovre Atletik & Motion planlægger en storstilet markedsføring og eksponering af arrangementet, og forventer ca. 5000 unikke seere om dagen via digital streaming; over halvdelen fra udlandet.

Klubben har desuden indgået aftale med flere landsdækkende medier om levering af optagelser i høj kvalitet, såfremt der ydes exceptionelle præstationer. Det forventes således, at arrangementet vil have en væsentlig branding-værdi for Hvidovre Kommune.

For at brande kommunen bedst muligt tilbyder klubben følgende modydelser til Hvidovre Kommune ifm. arrangementet:

  • Logo på vores forskellige sociale medieplatforme
  • Logo på alt skriftligt materiale, der bliver produceret
  • Indhegning af special events områder på stadion med bannerreklamer mm. forskellige steder på stadions inderkreds
  • Spot på storskærm i form af billede og tekst og/eller video
  • Spot fast indlagt i LIVE streaming
  • Logo på dommerbeklædning
  • Logo på de akkrediteringskort, som alle deltagere og dommere går rundt med, og som langt de fleste tager med sig hjem som et minde

Hvidovre Atletik & Motion forventer ingen nævneværdig indtægt ud det samlede arrangementsbudget på ca. 800.000 kr.

Kultur- og Fritidsudvalget søges om 45.000 kr. til dækning af et forventet budgetunderskud på 47.000 kr.

Samlet budget findes som bilag til sagen.

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagtsreglerne.

Politiske beslutninger og aftaler

Ingen bemærkninger.

Økonomiske konsekvenser

En bevilling af det indstillede tilskud vil formindske Kultur- og Fritidsudvalgets pulje med 45.000 kr.

Inden dette udvalgsmøde resterer der 324.825 kr. på Kultur- og Fritidsudvalgets Rådighedspulje.

Bilag

  1. Ansøgning om støtte til Nordisk Mesterskab (pdf)
  2. Budget NM U20 2018 1.maj 2018 (pdf)

9. Ansøgning om tilskud til projektet Stjerneby

Beslutningstema

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til ansøgning på 16.000 kr. fra Hvidovre Bibliotekerne til afvikling af projektet Stjerneby.

Projektet sigter mod at koble musik sammen med science og vil konkret udmunde i, at to udskolingsklasser gennemgår et workshopforløb med forskellige musikere samt gæsteundervisere fra bl.a. DTU Space, hvor eleverne konkret vil sætte musik til naturvidenskaben og skrive sange inspireret af bl.a. solsystemet. De involverede elever skal så planmæssigt fremføre en koncert på Hvidovre Hovedbibliotek ifm. Vestegnens Kulturuge i september 2018.

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet sagsfremstillingen.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

  1. at bevilge 16.000 kr. til HvidovreBibliotekerne til afholdelse af projektet Stjerneby

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Der bevilges 16.000 kr. til brug for udgifter forbundet med undervisningstimer, lyd- og musikproduktion, koncertafvikling samt musiker- og komponisthonorarer.

Sagsfremstilling

Hvidovre Bibliotekerne har ansøgt Kultur- og Fritidsudvalget om 16.000 kr. til afvikling af projektet Stjerneby.

Projektet afholdes i samarbejde med musikproducenten Sound21 og involverer bl.a. et tværfagligt og kreativt workshop-forløb for lokale skoleelever i august/september 2018.

Projektet sigter mod at koble musik sammen med science og vil konkret udmunde i, at to udskolingsklasser gennemgår et workshopforløb med forskellige musikere samt gæsteundervisere fra bl.a. DTU Space, hvor eleverne konkret vil sætte musik til naturvidenskaben og skrive sange inspireret af bl.a. solsystemet. De involverede elever skal så planmæssigt fremføre en koncert på Hvidovre Hovedbibliotek ifm. Vestegnens Kulturuge i september 2018.

Workshopforløbet og den efterfølgende koncert er anden del af HvidovreBibliotekernes Stjerneby-projekt, som indledtes i 2017 med tilskud fra Kultur- og Fritidsudvalget.

Forløbet i 2017 bød bl.a. på artist talk og koncert med musikeren Morten Schantz og foredrag med Michael Linden-Vørnle fra DTU Space. I løbet af forløbet lykkedes det at opdyrke og mobilisere et netværk til lokale skoler så som Dansborg-, Engstrand- og Frydenhøjskolen samt Hvidovre Gymnasium og Produktionsskolen.

Forskellige elever fra ovenstående skoler forventes at deltage i det aktuelle projekt. Konkrete skoleklasser er dog endnu ikke udpeget.   

Der ansøges om 16.000 kr. til et samlet udgiftsbudget på 48.000 kr. Tilskuddet skal anvendes på undervisningstimer, lyd- og musikproduktion, koncertafvikling samt musiker- og komponisthonorarer. Samlet budget fremgår af vedhæftede ansøgning.

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagtsreglerne.

Politiske beslutninger og aftaler

Kultur- og fritidsudvalget bevilgede d. 4. oktober 2017 20.000 kr. til projektet Stjerneby.

Økonomiske konsekvenser

En bevilling af det indstillede tilskud vil formindske Kultur- og Fritidsudvalgets pulje med 16.000 kr.

Inden dette udvalgsmøde resterer der 324.825 kr. på Kultur- og Fritidsudvalgets Rådighedspulje.

Bilag

  1. Tilskudsansøgning: Stjerneby Skoleværksted (pdf)

10. Ansøgning fra Lejrbo Boldklub om tilskud til sommerstævne

Beslutningstema

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til ansøgning om 10.000 kr. fra Lejerbo Boldklub til afholdelse af sommerstævne d. 23. juni 2018.

Center for Kultur og Fritid har udarbejdet sagsfremstillingen.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

  1. at bevilge 10.000 kr. til Lejerbo Boldklub til brug ved afholdelse af sommerstævne d. 23. juni 2018

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Der bevilges 10.000 kr. til brug for udgifter forbundet med leje af toiletvogne, kølevogn samt telt.

Sagsfremstilling

Lejerbo Boldklub ansøger Kultur- og Fritidsudvalget om et økonomisk tilskud på 10.000 kr. til brug for afholdelse af foreningens sommerstævne, der både involverer fodboldturnering med efterfølgende fest d. 23. juni 2018 på Tarta Ground.

Der forventes 15-20 hold og 200-300 deltagere til arrangementet. Foreningen bemærker, at stævnet er placeret på Sankt Hans Aften, hvilket både kan medføre færre gæster samt en mere usikker økonomi. Dog var det kalendermæssigt ikke muligt foreningen at afholde sommerstævnet på andre tidspunkter.

Der søges om økonomisk tilskud på 10.000 kr. til et samlet udgiftsbudget på 15.000 kr. til leje af toiletvogne, kølevogn samt telt.

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagtsreglerne.

Politiske beslutninger og aftaler

Kultur- og Fritidsudvalget har tidligere bevilget lignende tilskud til Lejerbo Boldklub:

  • 5. april 2017 bevilgede udvalget 10.000 kr. til brug for fodboldturnering

Økonomiske konsekvenser

En bevilling af det indstillede tilskud vil formindske Kultur- og Fritidsudvalgets pulje med 10.000 kr.

Inden dette udvalgsmøde resterer der 324.825 kr. på Kultur- og Fritidsudvalgets Rådighedspulje.

Bilag

  1. Ansøgning om tilskud til sommerstævne (pdf)

11. Ansøgning fra Avedøre Monarchs om udsættelse af frist for tilskudsafregning

Beslutningstema

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til ansøgning fra Avedøre Monarchs om dispensation til at forlænge fristen for afregning af tilskud til etablering af nye omklædningsfaciliteter. Tilskuddet blev oprindeligt bevilget den 7. november 2017.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget

  1. at give Avedøre Monarchs dispensation til at forlænge tidsfristen for tilskudsafregning til den 30. juli 2018

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Godkendt.

Sagsfremstilling

Kultur- og Fritidsudvalget bevilgede den 7. november 2017 90.000 kr. til Avedøre Monarchs til brug for etablering af nye omklædningsfaciliteter.

Anvendelse samt afregning for det anvendte tilskud skulle fremsendes til kommunen senest 30. juni 2018.

Foreningen har først sent i processen opnået byggetilladelse til projektet, hvorfor foreningen ikke kan nå at anvende tilskuddet inden den nævnte tidsfrist.

Foreningen ansøger derfor om dispensation til at forlænge fristen for afregning af tilskuddet frem til den 30. juli 2018.  

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagtsreglerne.

Politiske beslutninger og aftaler

Kultur- og Fritidsudvalget bevilgede d. 7. november 2017 90.000 kr. til Avedøre Monarchs til brug for etablering af nye omklædningsfaciliteter.

Underskrevet dokumentation og regnskab skulle ifølge det underskrevne bevillingsbrev fremsendes til kommunen senest den 30. juni 2018.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.

Bilag

  1. Ansøgning fra Avedøre Monarchs om udsættelse af frist for tilskudsafregning (pdf)
  2. Bevilling af tilskud (pdf)

12. Eventuelt

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Ingen bemærkninger.


13. Sponsoraftale mellem Hvidovre Kommune og Hvidovre Fodbold A/S

Beslutningstema

Der skal træffes beslutning om, hvorvidt Hvidovre Kommune skal indgå aftale om en ny sponsoraftale, en ny aftale om reklameplads og en ny lejekontrakt med Hvidovre Fodbold A/S for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020.

Forinden skal vedlagte bilag ”Evaluering af nuværende sponsoraftale mellem Hvidovre Kommune og Hvidovre Fodbold A/S” tages til efterretning.

Indstilling

Direktøren indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget at anbefale over for Økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen

  1. at tage vedlagte bilag ”Evaluering af nuværende sponsoraftale ml. Hvidovre Kommune og Hvidovre Fodbold A/S” til efterretning.
  1. at træffe beslutning om, hvorvidt Hvidovre Kommune skal indgå aftale om vedlagte bilag ”Sponsoraftale for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020”, samt vedlagte bilag ”Aftale om reklameplads for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020”, samt vedlagte bilag ”Lejekontrakt for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020” med Hvidovre Fodbold A/S.
  1. at der gives kassefinansieret tillægsbevilling på 0,8 mio. kr. i 2018 og 2019 til sponsoraftalen mellem Hvidovre Kommune og Hvidovre Fodbold A/S.

Beslutning i Kommunalbestyrelsen den 26-06-2018

Ad 1.

Kommunalbestyrelsen tog ”Evaluering af nuværende sponsoraftale ml. Hvidovre Kommune og Hvidovre Fodbold A/S” til efterretning.

Ad 2.

For: Gruppe A, F, O, Liste H, Gruppe V og Ø.

Imod: Gruppe C.

Kommunalbestyrelsen godkendte, at Hvidovre Kommune indgår ”Sponsoraftale for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020”, samt vedlagte bilag ”Aftale om reklameplads for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020”, samt vedlagte bilag ”Lejekontrakt for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020” med Hvidovre Fodbold A/S. Det henstilles, at navnet ”Hvidovre” fremover indgår i stadionnavnet.

Ad 3.

Borgmesteren stillede ændringsforslag om, at sponsoraftalen finansieres med 328.000 kr. fra finansiering af Copenhagen Filmfund og 40.000 kr. fra indtægterne fra driftsoverenskomsten fra Hvidovre Lystbådehavn det øvrige beløb på 432.000 kr. på finansieres af kassen.

For: Gruppe A, F, O, Liste H og Gruppe V.

Imod: Gruppe C og Ø. Gruppe Ø med henvisning til, at finansieringen skal tages af kassen.

Ændringsforslaget vedtaget.

Kommunalbestyrelsen godkendte, at sponsoraftalen finansieres med 328.000 kr. fra finansiering af Copenhagen Filmfund og 40.000 kr. fra indtægterne fra driftsoverenskomsten fra Hvidovre Lystbådehavn det øvrige beløb på 432.000 kr. på finansieres af kassen.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-06-2018

Ad 1.

Kultur- og Fritidsudvalgets indstillinger anbefales godkendt.

Ad 2. og 3.

For: Gruppe A, F, O og Ø

Gruppe C og V afventer kommunalbestyrelsen.

Kultur- og Fritidsudvalgets indstillinger anbefales godkendt.

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 11-06-2018

Ad 1. Anbefales taget til efterretning.

Ad 2. Anbefales godkendt. Udvalget henstiller til, at navnet ”Hvidovre” fremover skal indgå i stadionnavnet.

Ad 3. Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Center for Kultur og Fritid samt Center for Politik og Ledelse har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

Den nuværende sponsoraftale mellem Hvidovre Kommune og selskabet Hvidovre Fodbold A/S er gældende fra den 1. juli 2016 til og med den 31. december 2018. Pågældende sponsoraftale indebærer et årligt sponsorat på i alt 0,8 mio. kr., hvorfra der skal trækkes betaling for leje og reklameplads på henholdsvis 297.115 kr. og 100.800 kr. Selskabet modtager således udbetaling af et beløb på i alt cirka 0,4 mio. kr. årligt

Hvidovre Fodbold A/S, ved Hvidovre IF, er sikret oprykning til NordicBet LIGA (1. division i fodbold for herrer) pr. sæson 2018/19, der starter i midten af 2018.

Hvidovre Fodbold A/S har anmodet om at indgå en ny sponsoraftale med Hvidovre Kommune med den begrundelse, at en oprykning blandt andet medfører et bedre produkt, der bliver eksponeret på en helt anden måde end i 2. division – herunder overfor flere af TV 3’s seere og flere tilskuere, samt at økonomien er altoverskyggende for selskabet for, at Hvidovre IF bliver et stabilt 1. divisionshold.

Administrationen har herefter indhentet en værdiansættelse fra MKTG (vedlagt som bilag ”Værdiansættelse fra MKTG”).

MKTG er et marketingbureau, der udfører rådgivningsvirksomhed inden for blandt andet sponsorater, og har erfaring hermed igennem en længere årrække. MKTG har også værdiansat Hvidovre Kommunes sponsoraftale med Hvidovre Ishockey Fighters ApS.

Administrationen har herefter forhandlet sig frem til vedlagte bilag ”Sponsoraftale for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020” (herefter: sponsoraftalen), samt vedlagte bilag ”Aftale om reklameplads for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020”, samt vedlagte bilag ”Lejekontrakt for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020” med Hvidovre Fodbold A/S, med forbehold for kommunalbestyrelsens godkendelse.

Sponsoraftalens delelementer følger værdiansættelsen fra MKTG, som administrationen har vurderet som et relevant sagkyndigt grundlag for vurderingen af værdierne af sponsoraftalens modydelser.

Det er ydermere administrationens vurdering, at der ikke foreligger nogen begrundelse for, at betvivle værdiansættelsen fra MKTG, fordi MKTG er et marketingbureau, der udfører rådgivningsvirksomhed inden for blandt andet sponsorater, og har erfaring hermed igennem en længere årrække, sammenholdt med at værdiansættelsen synes relevant og sagkyndigt udført.

Sponsoraftalen vil for sæson 2018/19 såvel som for sæson 2019/20 indebære udbetaling af et beløb på 1,2 mio. kr. I de udbetalte beløb er på forhånd modregnet selskabets betaling for leje og reklameplads, således at den samlede værdi af denne sponsoraftale samlet udgør 1.586.572 kr. for sæson 2018/19, henholdsvis for sæson 2019/20.

MKTG har telefonisk oplyst til Hvidovre Kommune, at det efter MKTGs vurdering ikke er for meget at give 1.586.572 kr. for modydelserne i forhold til den markedsmæssige værdi.

Ved indgåelse af sponsoraftalen aftales det desuden, at ”Sponsorkontrakt mellem Hvidovre Kommune og Hvidovre Fodbold A/S for perioden 1. juli 2016 – 31. december 2018” udløber uden yderligere varsel den 30. juni 2018, og der ikke skal betales for denne aftale for så vidt angår perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 31. december 2018. Afregning for perioden til og med den 30. juni 2018 er foretaget.

I medfør af tilsynspraksis er det fast antaget, at en kommune efter kommunalfuldmagtsreglerne har adgang til at varetage informationsmæssige opgaver, herunder gøre opmærksom på kommunens navn og eksistens.

Det er administrationens vurdering, at sponsoraftalen kan være medvirkende til at varetage den informationsmæssige opgave at informere bredt om, at Hvidovre Kommune er en attraktiv kommune at være talent- og eliteudøver i, og at der således er en kommunal interesse i sponsoraftalen. Sponsoraftalen gør efter administrationens vurdering samtidig generelt opmærksom på Hvidovre Kommunes navn og eksistens overfor omverdenen.

I medfør af tilsynspraksis må en kommune ikke yde økonomisk tilskud til en professionel fodboldklub som Hvidovre IF, og det er derfor afgørende, at kommunen i forbindelse med indgåelse af aftalen med Hvidovre Fodbold A/S sikrer sig, at aftalen indgås på markedsmæssige vilkår, således at kommunen højst betaler markedsprisen for de modydelser, som en kommune ifølge en sponsoraftale har ret til fra selskabet. En sådan forudgående undersøgelse kan ifølge tilsynspraksis fx indebære indhentelse af vurdering fra sagkyndig.

Det er administrationens vurdering, at sponsoraftalen kan indgås på markedsmæssige vilkår, og at Hvidovre Kommune ved en indgåelse af sponsoraftalen højst betaler markedsprisen for de modydelser, som Hvidovre Kommune ifølge aftalen har ret til fra selskabet.

Det er administrationens vurdering, at den forudgående undersøgelse, der er sket ved indhentelse af værdiansættelse fra MKTG, opfylder kravet til indhentelse af vurdering fra sagkyndig, fordi MKTG besidder den relevante sagkyndighed og at der ikke foreligger nogen begrundelse for, at betvivle værdiansættelsen fra MKTG.

Det er administrationens vurdering, at Hvidovre Kommune ved indgåelse af sponsoraftalen vil modtage modydelser i større omfang end Hvidovre Kommune får ved den nuværende sponsoraftale, samtidig med at der vil ske en bedre og bredere eksponering af Hvidovre Kommunes navn og eksistens overfor omverdenen samt at Hvidovre Kommune er en attraktiv kommune at være talent- og eliteudøver i.

Af yderligere, nye modydelser kan særligt fremhæves, at Hvidovre IF vil få Hvidovre Kommunes logo i farve på alle Hvidovre IFs kamptrøjer under alle Hvidovre IFs kampe (inklusiv alle udekampe for Hvidovre IF) samt under alle Hvidovre IFs træninger, gratis adgang til alle Hvidovre Kommunes borgere (efter først til mølle-princippet) til fire af Hvidovre IFs hjemmekampe i hver sæson, logo på Hvidovre IFs spillerboks, sponsorat af kampbold, opslag på Hvidovre IFs facebook-side, samt logo på tv-væg (sponsor-væg). Der vil være væsentligt flere tv-seere i 1. division til at se logoer m.m.

Aftalen om reklameplads regulerer selskabets betaling af brugen af reklameplads på markedsmæssige vilkår. Ansættelsen af beløbet for reklameplads følger værdiansættelsen fra MKTG, som administrationen har vurderet som et relevant sagkyndigt grundlag for vurderingen af værdien af reklameplads. Værdiansættelsen af reklameplads er 21.175 kr. for sæson 2018/19, henholdsvis for sæson 2019/20.

Lejekontrakten regulerer selskabets betaling af leje af relevante lokaler og faciliteter, af Hvidovre Kommune, som selskabet benytter i lejeperioden. Den årlige leje udgør 365.397 kr. Efter administrationens vurdering vil Hvidovre Kommune ved indgåelse af lejekontrakten foretage denne udlejning på markedsmæssige vilkår.

Administrationens forhandlinger om aftalen om reklameplads og lejekontrakten er ligeledes sket på markedsmæssige vilkår, med forbehold for kommunalbestyrelsens godkendelse.

Der skal træffes beslutning om, hvorvidt Hvidovre Kommune skal indgå aftale om sponsoraftalen, aftalen om reklameaftale og lejekontrakten med selskabet. Forinden skal vedlagte bilag ”Evaluering af nuværende sponsoraftale mellem Hvidovre Kommune og Hvidovre Fodbold A/S” tages til efterretning.

Evaluering af nuværende sponsoraftale
Evaluering af nuværende kommunale sponsoraftale er et notat i form af vedlagte bilag ”Evaluering af nuværende sponsoraftale mellem Hvidovre Kommune og Hvidovre Fodbold A/S”.

Af notatet fremgår det, at stort set samtlige modydelser vurderes som opfyldt. Enkelte modydelser har ikke kunne opfyldes. Det er imidlertid administrationens vurdering, at Hvidovre Fodbold A/S ikke kan stå til ansvar herfor, fordi selskabet ikke har kunne afholde aktiviteterne alene uden blandt andet skolernes engagement.

Administrationen vil fremadrettet intensivere indsatsen med den løbende opfølgning på dialogen imellem blandt andet skolerne og det sponserede selskab med henblik på, at skolerne er i dialog med det sponserede selskab om benyttelsen af alle relevante modydelser i fuldt omfang.

Retsgrundlag

De uskrevne kommunalfuldmagtsregler og tilsynspraksis, hvorefter sponsoraftalen er lovlig, fordi der varetages informationsmæssige opgaver samtidig med at modydelserne har behørig sponsormæssig værdi minimum svarende til det beløb som modtageren af sponsoratet får fra Hvidovre Kommune.

Tilsynspraksis:

Tilsynet, Statsforvaltningens (nuværende Tilsynet, Ankestyrelsen) udtalelse af den 18. oktober 2016 vedrørende Odense Kommunes engagement i Tinderbox Musikfestival (Tilsynets Sagsnr.: 2014-202609. Side 23), hvori det anføres, at det er fast antaget i de kommunale tilsynsmyndigheders praksis, at en kommune efter kommunalfuldmagtsreglerne har adgang til at varetage informationsmæssige opgaver, herunder gøre opmærksom på kommunens navn og eksistens.

Tilsynet, Statsforvaltningens (nuværende Tilsynet, Ankestyrelsen) udtalelse af den 10. november 2014 vedrørende Viborg Kommunes køb af reklamer på Viborg Stadion af Viborg FF A/S (Tilsynets Journalnr: 2013-613/119. Side 5), hvori det anføres, at værdiansættelse fx kan indebære indhentelse af vurdering fra sagkyndig.

Politiske beslutninger og aftaler

Hvidovre Kommune har tidligere indgået følgende lignende sponsoraftale:

På møde i kommunalbestyrelsen den 15. maj 2017, punkt 3, godkendte kommunalbestyrelsen en sponsoraftale mellem Hvidovre Kommune og Hvidovre Ishockey Fighters ApS for sæson 2017/18, samt for sæson 2018/19.

Denne sponsoraftale medførte for sæson 2017/18 såvel som for sæson 2019/20 udbetaling af et beløb på 1,2 mio. kr. I de udbetalte beløb er på forhånd modregnet selskabets betaling for husleje og reklameplads, således at den samlede værdi af denne sponsoraftale samlet udgør ca. 1,8 mio. kr. for sæson 2017/18, henholdsvis for sæson 2018/19.

Økonomiske konsekvenser

Der er afsat ca. 0,4 mio. kr. til nuværende sponsor, - reklame- og huslejeaftale med Hvidovre Fodbold A/S samt i overslagsårene.

Der gives kassefinansieret tillægsbevilling på 0,8 mio. kr. i 2018 og 2019 til sponsor, - reklame- og huslejeaftale med Hvidovre Fodbold A/S.

Bilag

  1. Evaluering af nuværende sponsoraftale mellem Hvidovre Kommune og Hvidovre Fodbold A/S (pdf)
  2. Sponsoraftale for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020 (pdf)
  3. Værdiansættelse fra MKTG (pdf)
  4. Aftale om reklameplads for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020 (pdf)
  5. Lejekontrakt for perioden fra den 1. juli 2018 til og med den 30. juni 2020 (pdf)

14. Indgåelse af driftsoverenskomst vedr. Hvidovre Lystbådehavn

Lukket sag

15. Indgåelse af forpagtningsaftale vedr. Restaurant Halvleg

Lukket sag