Vi bruger cookies til statistik som en del af vores arbejde for at lave en god hjemmeside. Hvis du ikke siger "nej tak til cookies", antager vi, at du accepterer vores cookie politik. "Se vores cookiepolitik.".

Accepter cookies

 

Referat - Bygge- og Planudvalget den 6. februar 2019

Mødefakta

Dato: Onsdag den 6. februar 2019
Mødetidspunkt: Kl. 10:00
Mødested: Hvidovre

Medlemmer

  • Benthe Viola Holm (A)
  • Charlotte Munch (V)
  • Finn Gerdes (A)
  • Kristina E. Young (H)
  • René Langhorn (O)

Indholdsfortegnelse


1. Godkendelse af dagsorden

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 06-02-2019

Godkendt.


2. Meddelelser

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 06-02-2019

Intet at bemærke.


3. Godkendelse af at oplysninger om borgerrådgiverfunktionen ikke gøres til en fast del af kommunens afgørelsesbreve til borgerne

Beslutningstema

En borger har stillet spørgsmål til kommunalbestyrelsen i spørgetiden:

  • om muligheden for at indsætte borgerrådgiverens kontaktoplysning i kommunens afgørelser,
  • om kommunen er én blandt 15 kommuner, der - ifølge en artikel i Information - har et så dårligt arbejdsmiljø, at det går ud over sagerne, og
  • hvordan kommunalbestyrelsen vil sikre, at lovbestemte svarfrister overholdes.

 

Spørgsmålene blev udvalgshenvist til Social- og Arbejdsmarkedsudvalget, men sagen fremlægges i samtlige fagudvalg med henblik på anbefaling til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, da spørgsmålene overordnet set angår alle sagsområder.

 

Administrationen kan ikke anbefale, at oplysninger om borgerrådgiverfunktionen gøres til en fast del af Hvidovre Kommunes afgørelsesbreve til borgerne. Det er efter administrationens opfattelse mere relevant fortsat at udbrede kendskabet til borgerrådgiveren blandt kommunens borgere gennem en løbende kommunikationsindsats.

 

Administrationen har fra Information fået oplyst, at Hvidovre Kommune ikke er blandt de 15 nævnte kommuner i artiklen.

 

Administrationen anser det i øvrigt for en ledelsesmæssig opgave at sikre, at svarfrister er kendte og overholdes af relevante medarbejdere.

 

Kommunalbestyrelsen skal herefter alene godkende, at oplysninger om borgerrådgiverfunktionen ikke gøres til en fast del af Hvidovre Kommunes afgørelsesbreve til borgerne.

Indstilling

Direktørerne indstiller til Teknik- og Miljøudvalget, Bygge- og Planudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget, Børne- og Uddannelsesudvalget, Ældre- og Sundhedsudvalget samt Social- og Arbejdsmarkedsudvalget at anbefale overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

  1. at godkende, at oplysninger om borgerrådgiverfunktionen ikke gøres til en fast del af Hvidovre Kommunes afgørelsesbreve til borgerne.

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 06-02-2019

For: Gruppe A

 

Imod: Gruppe V og Liste H. Med bemærkning om, at vi skal sikre, at vores mest sårbare borgere kender til borgerrådgiverens funktion med henblik på at få en fair sagsbehandling.

 

Undlader at stemme: Gruppe O

 

Grundet stemmeligheden foreligger der ikke nogen anbefaling fra Bygge- og Planudvalget overfor Økonomi- og Kommunalbestyrelsen i denne sag.

 

Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 06-02-2019

Gruppe A følger indstillingen.

Gruppe F er imod.

Gruppe O afventer stillingtagen i Kommunalbestyrelsen.

 

Sagsfremstilling

Center for Politik og Ledelse har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

 

I spørgetiden ved kommunalbestyrelsens møde den 27. november 2018 mødte en borger frem og stillede en række spørgsmål til kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen tilkendegav, at borgerens henvendelse ville blive udvalgshenvist, og dette er baggrunden for, at direktionen fremlægger denne sag for samtlige fagudvalg.

 

Borgerens motivation for at møde frem i spørgetiden og de deraf følgende spørgsmål til kommunalbestyrelsen fremgår af vedlagte bilag ”Forslag indleveret af borger i spørgetiden ved kommunalbestyrelsens møde den 27. november 2018” som blev indleveret til borgmesteren som afrunding på borgerens mundtlige indlæg.

 

Spørgsmålene lyder i en forkortet form:

 

  1. ”Vil kommunalbestyrelsens medlemmer stille sig positivt til at borgerrådgiverens kontaktoplysninger blev fast del af Hvidovre Kommunes afgørelsesbreve til borgerne?”

 

  1. ”Hvordan vil kommunalbestyrelsen sikre, at det undersøges, om Hvidovre Kommune er én af de 15 kommuner omtalt i artiklen fra information?”

 

  1. ”Hvordan vil kommunalbestyrelsesmedlemmerne sikre sig, at det undersøges, at lovbestemte svarfrister (inklusive dem bestemt af jer som kommunalbestyrelse) bliver informeret om til relevante medarbejdere med borgerkontakt, og overholdt og sagsbehandlingstider kommer væsentlig ned i forhold til hvad jeg selv har oplevet som græsrodsaktivist og hørt om i avisomtaler?”

 

Ad 1)

Det er administrationens vurdering, at det kan være i strid med forvaltningslovens regler om såvel vejledning som klagevejledning, hvis generel vejledning om borgerrådgiverfunktionen sammenblandes med konkret klagevejledning om rette klageinstans i afgørelsessager.

 

Udover disse juridiske betænkeligheder, så finder administrationen i øvrigt ikke, at det er relevant at oplyse om borgerrådgiverfunktionen, når kommunen giver klagevejledning i afgørelsessager.

 

Klagevejledningen i afgørelsessager har til formål at oplyse borgerne om, hvordan der kan klages over selve afgørelsen, hvor der typisk er en lovfæstet klageinstans.

 

At indskrive borgerrådgiveren i den sammenhæng er efter administrationens opfattelse meningsforstyrrende, da borgerrådgiveren ikke kan træffe afgørelser eller ændre afgørelser. 

 

Borgerrådgiverens kompetenceafgrænsning i denne henseende følger både af kommunestyrelseslovens regler og den lokalt fastsatte vedtægt for funktionen som kommunalbestyrelsen har vedtaget indenfor rammerne af kommunestyrelsesloven.

 

Det er efter administrationens opfattelse mere relevant fortsat at udbrede kendskabet til borgerrådgiveren blandt kommunens borgere gennem en løbende kommunikationsindsats.

 

Der kan med fordel tages stilling til behovet for en eventuelt forøget kommunikationsindsats, når fordelingsnøglen mellem Ishøj Kommune og Hvidovre Kommune skal evalueres på baggrund af to fulde beretningsår 2017 og 2018 i løbet af foråret 2019.

 

Det påhviler i øvrigt ledelsen at sikre, at relevante medarbejdere kender funktionen og kan henvise dertil, hvis borgere undervejs i et sagsforløb giver udtryk for, at de vil klage over kommunens sagsbehandling, personalets optræden eller betjeningen.

 

Henvisning vil typisk være aktuel, hvis borgeren oplever, at dialogen med administrationen er kørt af sporet, gået i stå eller endt i en hårdknude.

 

Administrationen har indhentet borgerrådgiverens bemærkninger til spørgsmålet vedrørende kontaktoplysninger til borgerrådgiveren som en fast del af afgørelsesbreve. Borgerrådgiverens bemærkninger fremgår nedenfor under afsnittet ”Høring”.

 

Det bemærkes, at administrationen ikke er bekendt med eksempler fra andre kommuner – ud over det eksempel fra Ishøj Kommune, som borgerrådgiveren nævner – på, at man fast indskriver borgerrådgiveren, når kommunerne giver klagevejledning i afgørelsessager.

 

Det kan ikke udelukkes, at en sådan ordning er indført helt eller delvist i enkelte kommuner.

 

Det er til gengæld almindeligt, at borgerrådgivere hjælper borgere med at forstå en afgørelse, giver vejledning i forbindelse med borgeres ønske om at klage over en afgørelse, og også kan tilbyde at hjælpe udsatte borgere med eventuelt at formulere klagen over en afgørelse.

 

Ad 2)

Information v/journalist Laura Friis Wang har på telefonisk forespørgsel fra administrationen den 28. november 2018 har oplyst, at Hvidovre Kommune ikke er blandt de 15 kommuner, som der er henvist til i den omtalte artikel.

 

Ad 3)

Administrationen anser det for en ledelsesmæssig opgave at sikre, dels at relevante medarbejdere med borgerkontakt er bekendt med de svarfrister, som gælder indenfor deres respektive sagsområder, dels at medarbejderne i praksis er i stand til at overholde disse.

 

Det er også en ledelsesmæssig opgave at sikre, at medarbejdere i fornødent omfang kan vejlede om, hvortil der kan rettes henvendelse, når det angår spørgsmål om svarfrister indenfor kommunens øvrige sagsområder - det vil sige, at medarbejderne i almindelighed skal være i stand til enten at henvise eller videresende sådanne henvendelser til relevante center.

 

Administrationen er meget optaget af, at svarfrister overholdes, og ledelsen følger løbende op.

Politiske beslutninger og aftaler

Borgerrådgiverfunktionens kompetenceafgrænsning er reguleret lokalt i ”Hvidovre Kommunes styrelsesvedtægt pr. 1. januar 2018” vedtaget af kommunalbestyrelsen den 28. november 2017 (punkt 23) og 19. december 2017 (punkt 3) og ”Vedtægt for Hvidovre Kommunes Borgerrådgiver” vedtaget af kommunalbestyrelsen den 28. oktober 2014 (punkt 3).

 

Kommunalbestyrelsen har på møde den 24. april 2018, punkt 7, taget status for den delte borgerrådgiverfunktion med Ishøj Kommune til efterretning og godkendt, at fordelingsnøglen evalueres på baggrund af to fulde beretningsår 2017 og 2018 i løbet af foråret 2019.

Økonomiske konsekvenser

Der er ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.

Retsgrundlag

Kommunestyrelseslovens § 65 e, stk. 4, jf. lovbekendtgørelse nr. 1031 af 6. juli 2018, hvorefter en borgerrådgiverfunktion kun kan varetage opgaver vedrørende rådgivning og vejledning af borgerne og vedrørende tilsyn med kommunens administration. Der er således ikke hjemmel til, at en borgerrådgiver kan træffe afgørelser eller ændre afgørelser. Samme kompetenceafgrænsning følger af § 19, stk. 2, i kommunens styrelsesvedtægt og § 5 i vedtægten for kommunens borgerrådgiver.

 

Desuden forvaltningslovens § 7 omhandlende vejledningspligten samt pligten til at videresende henvendelser til rette myndighed og samme lovs §§ 25-26 omhandlede klagevejledning (jf. lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014 med senere ændringer).

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag, men administrationen har indhentet borgerrådgiverens bemærkninger til det første spørgsmål vedrørende kontaktoplysninger til borgerrådgiveren som en fast del af afgørelsesbreve. Borgerrådgiveren har givet følgende bemærkninger:

 

”Det fremgår af vedtægten for borgerrådgiverfunktionen, at borgerrådgiverens opgaver bl.a. består i at hjælpe borgere med at forstå en afgørelse samt at give vejledning i forbindelse med klager og hjælpe med at formulere klagen hvis der er behov for det.

 

Det er derfor borgerrådgiverens opfattelse, at det kan være en god borgerservice, at orientere om borgerrådgiverfunktionen i klagevejledninger.

 

I forbindelse med orienteringen kan det tydeliggøres, at borgerrådgiveren kan bistå med at forstå afgørelsen og vejlede i klageprocessen, men at borgerrådgiveren ikke kan træffe afgørelse i sagen eller ændre afgørelser.

 

Borgerrådgiveren gør opmærksom på, at en orientering om borgerrådgiverfunktionen i afgørelsesbreve vil betyde en øget synlighed af funktionen. Den øgede synlighed kan medføre et øget ressourcetræk, hvis omfang ikke kan forudsiges. Funktionen er ikke pt gearet til et øget ressourcetræk.

 

Borgerrådgiveren er ansat i en delt borgerrådgiverfunktion med Ishøj Kommune. Borgerrådgiveren kan oplyse, at en afdeling indenfor velfærdsområdet i Ishøj Kommune af egen drift har valgt at orientere om borgerrådgiverfunktionen i deres klagevejledning. Dette har ikke medført et væsentligt ændret henvendelsesmønster.”

Bilag

  1. Forslag indleveret af borger i spørgetiden ved kommunalbestyrelsens møde den 27. november 2018.pdf (pdf)

4. Beslutning om dispensation til udstykning af Beringgårdsvej 35

Beslutningstema

Udvalget skal beslutte, om der skal meddeles principiel godkendelse af dispensation fra bestemmelse i byplanvedtægt nr. 1. Ejer ønsker at opføre et 1½ plan dobbelthus og søger om dispensation til at foretage en udstykning som medfører en mindre grundstørrelse og en mindre facadelængde end de i byplanvedtægten fastlagte minimumstørrelser. Herudover ønsker ejer en dispensation til en højere bebyggelsesgrad end fastsat i byplanvedtægten.

Indstilling

Direktøren indstiller til Bygge og Planudvalget

 

  1. at der meddeles afslag på at principgodkende en udstykning med en grundstørrelse på mindre end 600 m², idet at der efter en konkret vurdering af udstykningsforslaget, ikke vil kunne skabes tilfredsstillende friarealer og parkeringsforhold for del 2 i udstykningsforslaget. 

 

eller

 

  1. at der udarbejdes en ny lokalplan for ejendommen, som fastlægger en minimumsgrundstørrelse på 425 m² og ingen bestemmelse om facadelængde eller en facadelængde på minimum 4 m eller mindre

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 06-02-2019

Sagen udsat.

Sagsfremstilling

Center for Plan og Miljø har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

 

Ejeren af ejendommen har beboet ejendommen i ca. 25 år, og har af helbredsmæssige årsager et ønske om en bolig med en mindre have. Ejer oplyser, at han nødigt ønsker at fraflytte ejendommen, idet han er meget glad for at bo i kvarteret, og at han deltager aktivt i grundejerforeningens bestyrelse mv.

Ejer ønsker derfor at udstykke sin ejendom i to og bortsælge den del, hvor hans nuværende bolig er beliggende. Ejer ønsker at opføre et 1½ plans dobbelthus, og selv bebo del 2 af udstykningsforslaget. 

 

Ejer ønsker at blive boende i den eksisterende bolig imens dobbelthuset opføres, og er indforstået med, at så snart der er givet ibrugtagningstilladelse til dobbelthuset, har han ét år til at nedrive det eksisterende hus.

 

Grunden ønskes udstykket som en koteletejendom, og ejer anfører i ansøgningen, at der er flere fortilfælde for koteletudstykninger og ejendomme der har en størrelse svarende til minimumsgrundstørrelsen.

 

Der henvises til bilag 1 ansøgning om principgodkendelse og dispensation samt bilag 2 Udstykningsforslag.

 

Det ønskede byggeri kræver følgende dispensationer fra gældende byplanvedtægt:

  1. dispensation til udstykning med en mindre grundstørrelse end 600 m²
  2. dispensation til en mindre facadebredde end 10 m
  3. dispensation fra gældende bebyggelsesgrad på 1/6 til en bebyggelsesgrad på 1/5

 

Ejer ansøger om tilladelse til at udstykke med en grundstørrelse på respektive 680 m², heraf vej 148 m2 og 427 m².

 

Det er administrationens vurdering, at der med en grundstørrelse på 427 m2 for del 2 i forslaget, ikke vil kunne etableres tilfredsstillende parkeringspladser og friarealer. Administrationen skal videre bemærke, at der for del 1´s vedkommende tillige er tale om at der skal udlægges vej på ca. 148 m2. Dette efterlader del 1 med 532 m2 brugsareal.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser såfremt der meddeles afslag. Udarbejdelse af lokalplan vil have konsekvens i form af personaleressourcer mv. til udarbejdelse af lokalplansforslag, godkendelse mv.

Retsgrundlag

Lov om planlægning nr. 1529 af 23. november 2015.

 

Byplanvedtægt nr. 1 Et område af Hvidovre By og sogn omkring ”Beringgård”, § 17, Stk. 2 og § 20, Stk. 1 og Stk. 4 samt § 21 Stk. 1

 

§ 17, Stk. 2:

Paa dette Areal maa højst bebygges en Sjettedel af det samlede Nettoareal. Kommunalbestyrelsen kan dog i enkelte tilfælde meddele Dispensation indtil en Femtedel bebygget Areal af det samlede Nettoareal.

 

§ 20, Stk. 1:

Intet Areal maa udstykkes i mindre Størrelser end 600 m² Nettoareal, - medmindre Arealets Udstykning sker for at sammenlægges med anden, allerede bestaaende Ejendom eller samtidig udstykkede Arealer, i hvilket Fald Sammenlægnings-Andragendet skal følge med Udstyknings-Andragendet

 

§ 20, Stk. 4:

Intet Areal vil fremtidig kunne udstykkes med mindre end 10 m Facade mod Vej. Dog kan Kommunalbestyrelsen i ganske særlige tilfælde tillade udstykning med indtil 8 m Facade.

 

§ 21, Stk. 1:

Bebyggelse indrettet til Helårsbeboelse, Handels- eller Erhvervsvirksomheder kan fremtidig ikke foretages paa Arealer, der er mindre end 600 m² (Netto) eller for den i § 18, Stk. 1 nævnte Rækkehusbebyggelse med Minimumsareal 350 m² (Netto).

Høring

Ansøgningen har ikke været i høring, da der er tale om en principiel ansøgning. I fald der meddeles tilladelse til udstykning vurderes det, at ansøgningen skal i forudgående naboorientering, før der kan meddeles endelig afgørelse.

Bilag

  1. Ansøgning som principgodkendelse af udstykningsforslag 2.0 (pdf)
  2. Udstykningsforslag 2.0 (pdf)

5. Eventuelt

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 06-02-2019

Gruppe A ønsker status på henvendelse fra Kildegaarden. Sagen undersøges.

 

Gruppe O henstiller til administrationen og direktøren om dialog vedrørende studietur med Teknik- og Miljøudvalget i 2019. 

 


6. Orientering om status for lovliggørelse af kolonihavehus, Hovager 21

Lukket sag