Vi bruger cookies til statistik som en del af vores arbejde for at lave en god hjemmeside. Hvis du ikke siger "nej tak til cookies", antager vi, at du accepterer vores cookie politik. "Se vores cookiepolitik.".

Accepter cookies

 

Referat - Bygge- og Planudvalget den 21. august 2018

Mødefakta

Dato: Tirsdag den 21. august 2018
Mødetidspunkt: Kl. 16:00
Særlige forhold: Fællesmøde mellem Bygge- og Planudvalget og Teknik- og Miljøudvalget
Mødested: Hvidovre

Medlemmer

  • Benthe Viola Holm (A)
  • Finn Gerdes (A)
  • Kristina E. Young (H)
  • René Langhorn (O)

Fraværende med afbud

  • Charlotte Munch (V)

Indholdsfortegnelse


1. Godkendelse af dagsorden

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 21-08-2018

Dagsordenen godkendt.


2. Meddelelser

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 21-08-2018

Intet at bemærke.

Politiske beslutninger og aftaler

  • VEKS (ejerstrategi)
  • Energi på Tværs
  • Byggesager

3. Temamøde om kommunale selskaber og interesser i energiforsyningsområdet

Beslutningstema

Temamøde med orientering om kommunale selskaber på energiforsynsområdet.

Formålet med temamødet er at tilvejebringe et overblik over i hvilke selskaber, kommunale fora m.v. hvor Hvidovre Kommune har ejer- eller anden interesse på energiområdet.  

Indstilling

Direktøren indstiller til Bygge- og Planudvalget og Teknik- og Miljøudvalget

  • At tage orienteringen om Hvidovre Kommunes selskaber på energiforsyningsområdet til efterretning.

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 21-08-2018

Taget til efterretning.

Beslutning i Teknik- og Miljøudvalget den 21-08-2018

Taget til efterretning.

Sagsfremstilling

Center for Plan og Miljø har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

Hvidovre Kommune er medejer af, eller har interesse i, en række selskaber, der står for at producere, transmittere og/eller sælge el og varme til kommunens borgere, institutioner og virksomheder. Det drejer sig om:

  • ARC: I/S Amager RessourceCenter.
  • HOFOR: HOvedstadens FORsyningsselskab A/S m.fl.
  • BIOFOS: BIOFOS Holding m.fl.
  • VEKS: Vestegnens KraftVarmeSelskab I/S.

Herudover er Hvidovre Kommune repræsenteret i følgende selskabers bestyrelser:

  • HFS: Hvidovre FjernvarmeSelskab A.m.b.a.
  • FD Hvidovre Fjernvarme A.m.b.a.
  • Avedøre Fjernvarme A.m.b.a.
  • FAH: Foreningen Fjernvarmeselskabet Avedøre Holme.
  • Fjernvarmecentralen Avedøre Holme
  • Rebæk Søpark Fjernvarme A.m.b.a.

Hvidovre Kommune er således involveret i energiforsyningssektoren og dermed også i arbejdet med at bidrage til den nationale klima- og energipolitiske målsætning om et lavemissionssamfund uafhængigt af fossile brændsler i 2050. Hvidovre Kommune er endvidere partner i Gate21, hvor der er fokus på den nationale klima- og energidagsorden.

De enkelte selskabers konstruktion, ejerforhold, aktiviteter, strategier, økonomi formål og interesser er ikke ens, og for det enkelte selskab såvel som kommunen, er der betydelig økonomi i spil. Omgivelserne, fx lovgiver og aktører som VF (I/S Vestforbrænding), ARGO (I/S affaldsselskab der behandler affald for ni sjællandske kommuner) og CTR (Centralkommunernes Transmissionsselskab I/S), som Kommunen ikke har direkte indflydelse på, påvirker også kommunens selskaber.

I Hvidovre Kommune er vi således bundet sammen med kommuner i hele Storkøbenhavn gennem infrastrukturanlæg til el, naturgas, affald og fjernvarme. Derfor skal vi finde fælles løsninger i samarbejde med andre.

Formålet med temamødet er at give udvalgene en samlet orientering om de selskaber Hvidovre Kommune er medejer af og relationen mellem dem samt kommunens nuværende målsætninger på energi- og klimaområdet.

Dette gøres med henblik på en drøftelse af, hvilken rolle Hvidovre Kommune skal spille i opnåelsen af den nationale klima- og energipolitiske målsætning om et lavemissionssamfund uafhængigt af fossile brændsler i 2050.

Retsgrundlag

Intet retsgrundlag. Det står kommunen frit for at udarbejde en energistrategi som politisk styringsværktøj. Dog under hensyntagen til, at de selskabsretlige regler overholdes.

Politiske beslutninger og aftaler

Ingen bemærkninger.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag.

Bilag

  1. Energi - præsentation af selskaber (pdf)

4. Godkendelse af ejerstrategi for VEKS

Beslutningstema

Kommunalbestyrelsen skal godkende forslag til fælles ejerstrategi for VEKS.

Indstilling

Direktøren indstiller til Bygge- og Planudvalget og Teknik- og Miljøudvalget at anbefale over for Økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen

  1. at godkende fælles ejerstrategi for VEKS

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 21-08-2018

Anbefales godkendt.

Beslutning i Teknik- og Miljøudvalget den 21-08-2018

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Center for Plan og Miljø har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

 

VEKS’ formand tog initiativ til et fællesmøde med VEKS’ bestyrelse og ejere den 1. december 2017 med henblik på udarbejdelse af en ejerstrategi for VEKS. Fællesmødet dannede baggrund for en beslutning i VEKS’ bestyrelse den 15. december 2017 om nedsættelse af en arbejdsgruppe med deltagelse af repræsentanter fra ejerkommunernes administration samt VEKS’ direktion som sekretærfunktion. Fra Hvidovre Kommune har Center for Plan og Miljø deltaget i arbejdsgruppen.

 

En enig arbejdsgruppes oplæg til ejerstrategi for VEKS blev præsenteret for og godkendt af VEKS’ bestyrelse den 26. april 2018. Ved fremlæggelsen af oplægget for VEKS’ bestyrelse blev det fra VEKS’ administration understreget, at der nogle steder i oplægget var anvendt brede vendinger for at kunne dække alle 12 kommuners ønsker.

 

Ejerstrategien beskriver følgende elementer:

  • Formål med ejerstrategien
  • Mål for virksomheden
  • Samarbejdet mellem VEKS og selskabets ejerkommuner
  • Ejernes forventninger til VEKS
  • Bestyrelsen
  • Embedsmandsudvalget
  • Igangsætning af større strategiske tiltag eller ændringer
  • Borgmestermøder
  • Samarbejdet mellem VEKS og distributionsselskaberne
  • Grønne målsætninger

 

Den videre proces er, at forslaget til ejerstrategi forelægges til godkendelse i alle VEKS’ ejerkommuner. Vedlagt som bilag ”Ejerstrategi”.

 

Hvis alle VEKS’ ejerkommuner har mulighed for politisk at behandle oplægget til ejerstrategi inden den 31. august 2018, vil ejerstrategien kunne fremlægges for VEKS’ bestyrelse den 28. september 2018. Hvis dette ikke er muligt, vil præsentationen af ejerstrategien ske i forbindelse med VEKS’ bestyrelsesmøde den 14. december 2018.

 

Det er administrationens vurdering, at godkendes ejerstrategien i samtlige ejerkommuners kommunalbestyrelser, vil det bidrage til, at det bliver tydeligt, hvad det er for dispositioner, der træffes i VEKS.

Retsgrundlag

Kommunestyrelseslovens § 60, jf. lovbekendtgørelse nr. 2 af den 4. januar 2018.

Politiske beslutninger og aftaler

Ingen bemærkninger.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag.

Bilag

  1. Ejerstrategi (pdf)

5. Status på udviklingen i byggesagsbehandlingen

Beslutningstema

Kommunalbestyrelsen godkendte den 26. september 2017 at tilføre ressourcer til byggesagsområdet, samt at der halvårligt skulle ske afrapportering af udviklingen i byggesagsbehandlingen. Udvalget skal tage status om udviklingen i byggesagsbehandlingen i perioden 1. januar til 31. juli 2018 til efterretning.

Indstilling

Direktøren indstiller til Bygge- og Planudvalget og Teknik- og Miljøudvalget

  1. at tage orientering om status på udvikling i byggesagsbehandlingen til efterretning

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 21-08-2018

Taget til efterretning.

Beslutning i Teknik- og Miljøudvalget den 21-08-2018

Taget til efterretning.

Sagsfremstilling

Center for Plan og Miljø har udarbejdet dette dagsordenspunkt.

 

Kommunalbestyrelsen godkendte den 26. september 2017 at tilføre ressourcer til byggesagsområdet, samt at der halvårligt skulle ske afrapportering af udviklingen i byggesagsbehandlingen.

 

I perioden 1. januar – 31. juli 2018 er der sket følgende udvikling på byggesagsområdet.

 

Status på antal byggesager

I perioden 1. oktober 2017 – 31. juli 2018 er sagspuklen af igangværende byggesager blevet reduceret med i alt 1.639 sager.

 

Pr. 31. juli 2018 er sagspuklen 1.325 igangværende byggesager. 635 sager er sager (verserende efter afgørelse), der mangler en tilbagemelding fra borgere efter der er givet ibrugtagningstilladelse. De øvrige 690 byggesager er registreret som værende verserende inden afgørelse.

 

Verserende sager efter afgørelse er sager, hvor der er givet byggetilladelse, men hvor ansøger ikke har oplyst til Hvidovre Kommune, om de har gjort brug af byggetilladelsen og ej heller har færdigmeldt byggeriet. Når en ansøger modtager en byggetilladelse, har ansøger et år til at igangsætte byggeriet. Der er ikke en grænse for, hvor lang tid et byggeri må tage, før det færdigmeldes. Det betyder, at antallet af verserende sager aldrig vil være nul.

 

Servicemål og sagsbehandlingstider

Regeringen og KL har indgået en aftale om fælles servicemål. Aftalen sætter konkrete mål for kommunernes sagsbehandlingstid på blandt andet byggesager.

 

Servicemålene opgøres som nettosagsbehandlingstider i kalenderdage fra det tidspunkt, hvor ansøgningen kan visiteres til egentlig sagsbehandling, til der træffes afgørelse i sagen.

 

Ansøgninger, der måles på, er inddelt i 4 kategorier og har følgende servicemål:

 

Kategori 1: Småbygninger, 40 dage
Kategori 2: Enfamiliehuse, 40 dage
Kategori 3: Industri- og lagerbygninger, 50 dage
Kategori 4: Erhvervs- og etagebebyggelse, 55/60 dage

 

I Hvidovre Kommune udgør sager, som er omfattet af servicemålene 20% af den samlede sagsportefølje, som Byggesagsteamet varetager. De resterende ca. 80% omhandler bl.a. nedrivninger, lovliggørelsessager, udstykningssager, forespørgsler m.m.

 

I 1. halvår 2018 er de sager, der er omfattet af servicemålene, fordelt således:

 

Kategori 1: Småbygninger, 28%
Kategori 2: Enfamiliehuse, 50%
Kategori 3: Industri- og lagerbygninger, 6%
Kategori 4: Erhvervs- og etagebebyggelse, 16%

Ansøgninger om enfamiliehuse og småbygninger (garager, carporte og skure) udgør tilsammen ca. 80% af ansøgningerne.

 

Hvidovre Kommune har udført en statistisk beregning for sagsbehandlingstiderne for byggeansøgninger, der er omfattet af servicemålene.

 

De nedenstående tal viser den gennemsnitlige nettosagsbehandlingstid målt i dage.

 

Ved nettosagsbehandlingstider forstås perioden fra modtaget fyldestgørende projekt til udstedt byggetilladelse. En ansøgning kan godt være modtaget på et tidligere tidspunkt, men det er først, når borgeren har reageret på kommunens mangelskrivelse og fremsendt de fornødne fyldestgørende dokumenter til kommunen, at en egentlig byggesagsbehandling kan påbegyndes.

 

Nettosagsbehandlingstider 1. halvår 2018

Detailstatistik - Hvidovre Kommunes egne tal

 

Små-bygninger

Enfamilie-

huse

Industri mv.

Øvrigt erhverv og etage

Servicemål overholdt %

70

80

33

55

Gennemsnitlig sags-behandlingstid (dage)

32

29

53

84

50 % af sager løst indenfor antal dage

4

6

55

52

50 % af sager løst indenfor antal dage

64

58

79

173

 

Detailstatistikken viser at i:

 

Kategori 1: Småbygninger, er servicemålet overholdt i 70% af sagerne
Kategori 2: Enfamiliehuse, er servicemålet overholdt i 80% af sagerne
Kategori 3: Industri- og lagerbygninger, er servicemålet overholdt i 33% af sagerne
Kategori 4: Erhvervs - og etagebygninger, er servicemålet overholdt i 55% af sagerne

 

Status på tilførsel af ressourcer til byggesagsområdet

Pr. 1. juni 2018 er startet to nye medarbejdere, som skal arbejde med byggesagsbehandling – en byggesagsbehandler i Byggesagsteamet og en planmedarbejder i Planteamet, som bl.a. skal arbejde med lovliggørelse af kolonihaver.

 

Pr. 1. juni 2018 er endvidere ansat en ny teamleder for Byggesagsteamet. Den tidligere teamleder fortsætter som chefkonsulent i Byggesagsteamet.

 

En studentermedhjælper er ansat til 1. november 2018 og derudover er der pr. 1. maj 2018 blevet tilknyttet en administrativ medarbejder i en midlertidig stilling på seks måneder til Byggesagsteamet. Endvidere er der internt i Center for Plan og Miljø midlertidigt afsat administrativt bistand til byggesagsbehandlingen.

 

Konsulent fra Rambøll har bistået med byggesagsbehandling frem til 31. maj 2018. Aftale om yderligere konsulentbistand fra Rambøll er indgået, og der vil være konsulenter tilknyttet Byggesagsteamet fra medio august 2018 til ultimo december 2018. Konsulenterne skal udelukkende arbejde med servicemålssager.

 

I juli 2018 er status, at Byggesagsteamet er på fuld bemanding. Tilbage afventer nu sagsbehandling af de sagstyper, som kræver en byggesagsfaglig indsigt.

 

Tidsbestilling, forhåndsdialog og information

På baggrund af erfaringer fra de første tre måneder med tidsbestilling på hjemmesiden blev de to ugentlige fastsatte tidsbestillingsperioder reduceres til en ugedag, som nu er torsdag.

 

Møderne er forbeholdt til forhåndsdialog, hvor formålet er, at "skære projektet til" så ansøgningen, ved indsendelse til Byg og Miljø, er fyldestgørende. Derved vil ansøger undgå et returløb af projektet samtidig med at tidsspilde minimeres, inden den reelle sagsbehandling går i gang.

 

Information på hjemmesiden bliver løbende udbygget bl.a. med ’Oftest stillede spørgsmål i byggesagsprocessen’, så borgerne kan finde svar på en lang række af de gængse spørgsmål til en byggesag. Ligesom gennemsnitsagsbehandlingstiden nu også fremgår af hjemmesiden.

 

Afrapportering

Center for Plan og Miljø udarbejder en månedlig afrapportering om udviklingen på byggesagsområdet til direktøren. Direktionen får en afrapportering hvert kvartal. Byg- og Planudvalget og Økonomiudvalget får afrapportering halvårligt.

Retsgrundlag

Der er ikke noget retsgrundlag for beslutningen.

Politiske beslutninger og aftaler

Kommunalbestyrelsen godkendte den 26. september 2017:

  1. At der i årene 2017 og 2018 samlet bevilges 1 mio. kr. til køb af ekstern konsulentbistand til at bistå med sagsbehandling af nye ansøgninger om byggetilladelser.
  2. At der i 2017 bevilges 50.000 kr. til udbetaling af merarbejde i forbindelse med byggesagsarbejdet.
  3. At der i 2017 bevilges 100.000 kr. til midlertidig ansættelse af to studerende til afslutning og lukning af sager fra før 2010.
  4. At der fra 2018 permanent tilføres 2,5 årsværk til Byggesagsteamet til varetagelse af ekstra opgaver på byggesagsområdet, nedbringelse af sagspukkel samt sikre en tilfredsstillende sagsbehandlingstid for nye sager, så de nationale servicemål kan overholdes svarende til årlige udgifter på i alt 1,3 mio. kr.
  5. At tillægsbevilling på 1,15 mio. kr. i 2017 og tillægsbevillinger på 1,3 mio. kr. i 2018 og efterfølgende år finansieres af kassebeholdningen.
  6. At der indføres telefontid på byggesagsområdet, så der er telefontid mandag, tirsdag, kl. 10-14:30, torsdag kl. 13-17:30 samt fredag kl. 10-13:30. Onsdag er telefonerne lukket.
  7. At der afrapporteres på udviklingen i byggesagsbehandlingen hvert kvartal til direktionen og halvårligt til udvalget for Teknik- og Miljø (pr. 1.1.2018 Bygge- og Planudvalget) og Økonomiudvalget.
  8. At hele byggesagsområdet evalueres i forhold til de nationale servicemål og ressourceforbrug ved årsskiftet 2018-2019.

 

Status på udvikling i byggesagsbehandlingen er blevet taget til efterretning af Bygge- og Planudvalget den 20. februar 2018 som punkt 4.

 

Status på udvikling i byggesagsbehandlingen er blevet taget til efterretning af Økonomiudvalget den 12. marts 2018 som punkt 15 og den 6. juni 2018 som punkt 8.

Økonomiske konsekvenser

Ingen økonomiske konsekvenser for Hvidovre Kommune.

Høring

Der er ikke høringspligt i denne sag.

Bilag

  1. Præsentation af byggesagsbehandling (pdf)

6. Eventuelt

Beslutning i Bygge- og Planudvalget den 21-08-2018

Intet at bemærke.